Importy do programu Nugget

Tvorba souboru:

• Použijte MS Excel. Sloupce musí odpovídat typu importního souboru a musí mít přesné názvy (s výjimkou kalendářů, které názvy sloupců nejsou potřeba).

Obecné požadavky:

• Formát souboru: Obecný
• Název souboru: Libovolný (kromě kalendářů)
• Typ souboru: CSV, oddělený středníkem

Jak uložit soubor:

• Formátování tabulky: Nastavte sloupce na formát „Obecný“. Odstraňte oddělovače tisíců (např. 10 000 bude jinak importováno jako 100000 – sto tisíc).

• Uložení souboru: Uložte jako CSV oddělený středníkem

• Řešení problémů s diakritikou: Pokud textová pole obsahují chyby v diakritice, otevřete uložený CSV soubor v poznámkovém bloku, nastavte kódování na ANSI a znovu uložte jako CSV.

Jak nahrát soubor:

Postup:

• V příslušné funkci klikněte na tři tečky, vyberte uložený soubor a potvrďte tlačítkem OK.

Do karty zaměstnance můžete nahrávat data pomocí importního souboru.

Možnosti importu:

• Do karty zaměstnance můžete nahrát většinu údajů (např. základní mzdu, datum přiznání platu).

Postup:

• Vytvořte tabulku (importní soubor) s jasně definovanými sloupci a povinnou hlavičkou.
• Nahrání tabulky proveďte ve funkci:
  • Mzdy: 2-1-5 Dohrání z externího souboru, nebo
  • Personalistika: 1-5 Dohrání z externího souboru (pozor na časové období mezi moduly Mzdy a Personalistika).

Struktura souboru:

Vysvětlení pojmů:

• L0001: Osobní číslo zaměstnance (povinné).
• L0004: Číslo pracovního poměru (povinné, např. 0, 1, 2).
• JMENO/L3001: Nepovinný údaj, může být vynechán.
• Lxxx: Údaj z kmenové karty (např. L4013 pro základní mzdu). Každý údaj zadejte do samostatného sloupce. Formát datumu ve tvaru: DDMMRR.

Vzorový importní soubor:

Do časového fondu aktuálního měsíce můžete nahrávat data pomocí importního souboru.

Postup:

• Vytvořte tabulku (importní soubor) s jasně definovanými sloupci a povinnou hlavičkou.
• Nahrání tabulky proveďte ve funkci Mzdy 2-3-3 Přihrání nových položek ze souboru.

Struktura souboru:

Vysvětlení pojmů:

• POD = Číslo knihovny: Nepovinné, pokud používáte pouze jednu knihovnu. Povinné při výběru z několika knihoven.
• L0001  = Osobní číslo zaměstnance: Povinný údaj.
• L0004  = Číslo pracovního poměru: Nepovinné, pokud se importuje k aktivnímu pracovnímu poměru. Povinné u zaměstnanců s více aktivními poměry.
• JMENO/L3001 = Jméno zaměstnance: Nepovinný údaj, usnadňuje orientaci.
• OBD = Období: Ve tvaru MMRRRR.
• L4901  = Mzdová složka: Číslo mzdové složky.
• L4902  = Hodnota mzdové složky: Koruny či hodiny dle typu složky.
• L4903  = Dny: Hodnota ve dnech.
• L4713  = Datum OD: Datum začátku nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR.
• L4714  = Datum DO: Datum konce nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR.
• L4907  = Nahrávací příznak:
  • Tento údaj je nepovinný a slouží k rozlišení jednotlivých dávek.
  • Pokud použijete stejný příznak jako u dříve nahraného souboru, data se nahradí.
  • Pokud příznak nevyplníte, při opětovném nahrání stejného souboru dojde ke zdvojení dat.
  • Nepoužívejte znaky: D, E, F, G, P, V, W, X, Z (jsou vyhrazeny systémem).
  • Mazání složek:
    • Pokud tedy nahrávací příznak L4907 v importním souboru nepoužijete a soubor nahrajete znovu, hodnoty se do časového fondu zduplikují. Pro zrušení celé mzdové složky pak opět využijete funkci Hromadné změny – rušení.
    • V případě potřeby mazání konkrétní mzdové složky, využijte funkci „Hromadné změny“ (funkce Mzdy 2-3-2) – akce „Rušení“.
    • Více informací k použití údaje L4907 v importním souboru najdete zde.

Vzorový importní soubor:

Do časového fondu s časovou platností můžete nahrávat pomocí importního souboru.

Tento import umožňuje zadání časové platnosti. Používá se například pro nápravu opomenutých mzdových složek z minulého období (např. příplatek za noční práci) a potřeby proplatit správným průměrem z minulého období.

Postup:

1. Vytvořte tabulku (importní soubor) s jasně definovanými sloupci a povinnou hlavičkou.
2. Nahrání tabulky proveďte ve funkci Mzdy 2-3-3 Přihrání nových položek ze souboru.

Struktura souboru:

Vysvětlení pojmů:

• POD = Číslo knihovny: Nepovinné, pokud používáte pouze jednu knihovnu. Povinné při výběru z několika knihoven.
• L0001   = Osobní číslo zaměstnance: Povinný údaj.
• L0004   = Číslo pracovního poměru: Nepovinné, pokud se importuje k aktivnímu pracovnímu poměru. Povinné u zaměstnanců s více aktivními poměry.
• JMENO = Jméno zaměstnance: Nepovinný údaj, usnadňuje orientaci.
• OBD = Období: Ve tvaru MMRRRR.
• L4901 = Mzdová složka: Číslo mzdové složky.
• L4902 = Hodnota mzdové složky: Koruny či hodiny dle typu složky.
• OBDPL = Období v minulosti: Ve tvaru MMRRRR, zadává se období, za které chcete mzdovou složku proplatit.
• L4907 = Nahrávací příznak: Nepovinný, slouží k rozlišení jednotlivých dávek.

• POD = Číslo knihovny: Nepovinné, pokud používáte pouze jednu knihovnu. Povinné při výběru z několika knihoven.
• L0001  = Osobní číslo zaměstnance: Povinný údaj.
• L0004  = Číslo pracovního poměru: Nepovinné, pokud se importuje k aktivnímu pracovnímu poměru. Povinné u zaměstnanců s více aktivními poměry.
• JMENO/L3001 = Jméno zaměstnance: Nepovinný údaj, usnadňuje orientaci.
• OBD = Období: Ve tvaru MMRRRR.
• L4901  = Mzdová složka: Číslo mzdové složky.
• L4902  = Hodnota mzdové složky: Koruny či hodiny dle typu složky.
• L4903  = Dny: Hodnota ve dnech.
• L4713  = Datum OD: Datum začátku nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR.
• L4714  = Datum DO: Datum konce nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR.
• L4907  = Nahrávací příznak:
  • Tento údaj je nepovinný a slouží k rozlišení jednotlivých dávek.
  • Pokud použijete stejný příznak jako u dříve nahraného souboru, data se nahradí.
  • Pokud příznak nevyplníte, při opětovném nahrání stejného souboru dojde ke zdvojení dat.
  • Nepoužívejte znaky: D, E, F, G, P, V, W, X, Z (jsou vyhrazeny systémem).
  • Mazání složek:
    • Pokud tedy nahrávací příznak L4907 v importním souboru nepoužijete a soubor nahrajete znovu, hodnoty se do časového fondu zduplikují. Pro zrušení celé mzdové složky pak opět využijete funkci Hromadné změny – rušení.
    • V případě potřeby mazání konkrétní mzdové složky, využijte funkci „Hromadné změny“ (funkce Mzdy 2-3-2) – akce „Rušení„.
    • Více informací k použití údaje L4907 v importním souboru najdete zde.

Vzorový importní soubor

Do karty zaměstnance s budoucí platností můžete nahrávat data pomocí importního souboru.

Tento import umožňuje nahrát údaje s budoucí platností, proto je možné nahrávat pouze v modulu Personalistika.

Postup:

• Vytvořte tabulku (importní soubor) s jasně definovanými sloupci a povinnou hlavičkou.
• Importní soubor nahrajete standardním způsobem, a to pomocí funkce PERS 1-5 Dohrání z externího souboru.

Struktura souboru:

Vysvětlení údajů:

• L0001 = Osobní číslo: Osobní číslo zaměstnance, údaj povinný
• L0004 = Číslo pracovního poměru: Údaj povinný
• L0006 = Rok platnosti: Údaj povinný pro import v PERS pro budoucí hodnotu (formát RRR, např. 2025)
• L0005 = Měsíc platnosti: Údaj povinný pro import v PERS pro budoucí hodnotu (formát MM, např. 02)
• Lxxx = Údaj z kmenové karty zaměstnance: Údaj z kmenové karty zaměstnance: Např. základní mzda (L4013), hodinová mzda (L4016).

Postup:

1. Rozšiřte standardní soubor o údaje časové platnosti (L0005 a L0006). Jejich uvedením se omezuje možnost importu pouze na údaje s možností zadání s časovou platností.
   • L0005 – Měsíc platnosti (formát MM, např, 2)
   • L0006 – Rok platnosti (formát RRRR, např. 2023)
2. Nahrajte soubor pomocí funkce PERS 1-5 Dohrání z externího souboru.

Poznámky:

Veškeré údaje jedné řádky jsou vztažené k ní zadaní platnosti. Hodnota se naimportuje ke každému uvedenému údaji, a to i v případě prázdných hodnot. V jednom souboru lze uvést řádky s různými obdobími platnosti. Importovat lze však maximálně do budoucího roku tzn. nejvyšší dostupná platnost je vždy prosinec následujícího kalendářního roku. Maximálně tedy 23 a minimálně 12 měsíců.

Tímto způsobem (s uvedením údajů L0005 a L0006) nelze importovat do aktuálního období, ani období dřívějších, to program vykáže jako chybu. Pokud chcete nahrávat hodnoty aktuální, je nutno použít formát bez uvedení údajů L0005 a L0006.

Pozor, import vždy upravuje nebo doplňuje pouze hodnotu uvedeného období, nijak neoperuje se souvztažností již uložených hodnot pro daný údaj. Přidání nové hodnoty do posloupnosti již uložených hodnot tedy žádné jiné hodnoty nezmění.

Importovat lze jen některé údaje, jejichž seznam najdete v samostatném návodu Zadávání a import údajů s budoucí platností

Vzorový importní soubor

Importovat pomocí importního souboru můžete také lékařské či zdravotní prohlídky a školení.

Import umožní nahrát typy školení a zdravotních prohlídek do karty zaměstnanců.

Postup:

• Vytvořte tabulku (importní soubor) s jasně definovanými sloupci a povinnou hlavičkou.
• Nahrání tabulky proveďte ve funkci PERS 1-6 Import školení.

Pravidla pro vytvoření importního souboru:

• Při pořizování dat pro import je třeba dodržet následující pravidla:
  1. První řádek sešitu musí vždy obsahovat identifikaci použitých údajů, v dalších řádcích jsou pak samotná data.
  2. Datumy se uvádí vždy ve tvaru DDMMRR bez lomítek, teček apod. (např. 290417 je datum 29.4.2017).
• povinné údaje jsou vždy:
  • L0001 – osobní číslo
  • L8011 – identifikace školení (LP)
  • L8022 – stupeň školení (LP)
  • datum začátku platnosti přezkoušení:
  • L7704 povinné pouze pro periodická školení (PER), periodické LP (ZPE) a vždy s údajem L7712, což je datum začátku školení!
  • datum začátku školení:
  • údaj L7712 povinné pouze pro neperiodické skupiny profesních školení (PRF), jazykových kurzů (JAZ), ostatních kurzů a stáží (STZ), neperiodických LP (ZPR)

• Přehled všech přípustných údajů v importním souboru – formát:
  • 9 – numerický
  • X – alfanumerický
  • datumy – 9(6) ve formátu DDMMRR

• Kompletní návod najdete zde

Vzorový importní soubor

Importovat lze naplánované směny do dočasné změny kalendářů do časového fondu.

Import kalendářů umožní nahrávat souborem naplánované směny do dočasné změn kalendářů každý měsíc. Bližší informace najdete v samostatném návodu zde.

Pro nahrávání kalendářů do programu je nutná placená programová úprava; v případě, že byste měli o toto nahrávání zájem, prosím, kontaktujte naše obchodní oddělení.

Postup:

• Vytvořte tabulku (importní soubor) bez definovaných názvů sloupců.
• Co musí soubor obsahovat:
  • Bude obsahovat 3 nebo 4 sloupce bez nadpisů (bude domluveno v rámci konzultace):
    • a to konkrétně: Osobní číslo, (číslo pracovního poměru), datum ve formátu DDMMRR, délka směny
  • Pokud používáte v jiných importních souborech údaj L0004 = číslo pracovního poměru, je nutné při objednání této programové úpravy tuto informaci sdělit. Je nutné naprogramovat použití importního souboru se 3 nebo na 4 sloupci.
  • Souboru musí obsahovat pouze naplánované směny pro daný měsíc
    • Pozor: V souboru NESMÍ BÝT zohledňována nepřítomnost. Ta se nahraje pomocí docházky, proto v době, kdy zaměstnanec není přítomen z důvodu nepřítomnosti (např. dovolená, nemoc apod.) musí být v importním souboru kalendářů uvedena jako směna v určité délce.
    • Neuvádí se pouze dny volna. Datum, které nebude uvedeno v importním souboru bude automaticky označen v kalendáři jako V = Volno.

Jak bude soubor vypadat a jak má být uložen

• Bude obsahovat 3 nebo 4 sloupce (bez nadpisů) dle dohody: Osobní číslo, (Číslo pracovního poměru), Datum ve tvaru DDMMRR, Hodiny naplánovaných směn
• Formát souboru: Obecný
• Název souboru: KALMMRR.CSV (např. KAL0921.CSV, KAL1021.CSV)
• Bude uložen jako: .CSV oddělený středníkem
• Vzor souboru:

Vzorové importní soubory

Placený modul. Import pro založení nového zaměstnance zakládá kartu zaměstnance pouze v personalistice.

Import nezakládá druhý či jiný pracovní poměr. Slouží pouze k založení nového zaměstnance či zaměstnanců do programu. Kompletní návod najdete zde.

V případě, že byste měli o tuto funkcionalitu zájem, prosím, kontaktujte naše obchodní oddělení

Postup:

1. Vyplňte importní tabulku dle vzoru. Nového zaměstnance začněte vypisovat do řádku č. 6 (neměňte a nepřepisujte vzorový řádek č. 5) a poté pokračujte v dalších řádcích dle potřeby. Prvních pět řádků tabulky nemažte.
   • Je potřeba mít v Nuggetu vytvořená střediska a číselníky, která používáte.
   • V tabulce pak musíte použít shodné označení střediska či údaje v číselníku, aby Nugget položku rozpoznal. Proto doporučujeme si váš číselník dopsat také do poznámky k buňce v tabulce, např. doplníte číselník pro Státní příslušnost (obrázek níže). Dále položky, které nejsou povinné pro založení zaměstnance (např. hodinová mzda, osobní ohodnocení, adresa cizince, atd.) a nechcete použít, ponechte prázdné.

Povinné údaje pro založení zaměstnance:

L0001 Osobní číslo
L0003 Středisko
L3001 Příjmení a jméno (údaje o jméně: L30011, L30012)
L3004 Rodné číslo
L3009 Adresa bydliště v ČR (údaje o adrese: L3053, L3054, příp. L3055, příp. L3056, L3057, L3058)
L3012 Místo narození
L3201 Datum vzniku pracovního poměru
L3204 Kategorie
L3206 Skupina pracujících
L3207 Druh pracovního poměru

2. Vyplněnou importní tabulku dle vzorového řádku si uložte na svůj PC/NTB. Uložit můžete kamkoliv, název souboru je volitelný, formát ponechte v xlsx.
3. V Modulu PERS, ve funkci 4-4 Uživatelský program zvolte Import nových nástupů.
4. Po rozkliknutí funkce se objeví tabulka Import nových nástupů, kde přes tři tečky najdete uložený soubor a klikněte na tlačítko OK.

5. Po stisknutí tlačítka OK vám program dá informaci o nahrání souboru, příp. o chybách, které najdete ve Zprávách. Doporučujeme se VŽDY podívat do Zpráv a zkontrolovat průběh nahrání. Pokud ponecháte v tabulce zaměstnance, kterého jste již do Nuggetu nahráli v minulosti, program vám v protokolu řekne, že tato osoba nemohla být nahrána, protože již existuje – program kontroluje osobní čísla a rodná čísla (doporučujeme tyto zaměstnance z tabulky mazat, nikoliv „nabalovat“)
6. Nové zaměstnance po nahrání tabulky najdete ve funkci Převzetí do mezd (v tom účetním období, ve kterém tito zaměstnanci mají nastoupit): buď přes tlačítko Převzetí do mezd na Panelu nástrojů nebo přes Další funkce – Převzetí nových nástupů do mezd nebo se tabulka pro převzetí objeví při prvním klinutí na tlačítko Mzdy

7. Tyto zaměstnance si do Mezd převezmete standardním postupem. Projdete jednotlivé záložky až na kartu Danění, zkontrolujete údaje a uložíte do Mezd tlačítkem OK.

Pozor: Od zapojení programu pro import nových nástupů je nutné pro všechny ostatní importní soubory do kmenové karty zaměstnance přidat do souboru sloupec s označením TYPE, kde zadáte písmena C nebo A, kdy C = change, A = add

Vzorové importní soubory

Např. import do karty zaměstnance

dfs

Funkce hromadné nahrání umožňuje nahrát jeden dokument k více zaměstnancům najednou. Dá se využít například při nahrávání vnitropodnikové směrnice nebo pokynům k eformulářům zveřejněných na HR Portál.

Nahrání probíhá přes Pracovní seznam – záložka Personalistika – Aktualizace – Import do archivu dokumentů

V nově otevřeném okně se vyberete soubor na vašem počítači, který se má nahrát. Může být ve formátu .pdf, .jpg, atd. A v dalším okně nastavíte atributy souboru, jako Typ dokumentu, Číslo dokumentů, Dostupnost – tzn. jestli má být vidět v modulu Mzdy

Typ dokumentu:

• Předem nastavený typ dokumentu určuje, jak se nahrávaný dokument má chovat. Zda má být na HR Portálu pouze zobrazený a nebo ho má zaměstnanec i schválit.
• Typ dokumentu je číselník a nastavíte si ho ve funkci Pers 3-1 Číselníky údajů, najdete si TYPAD.
• Ve zvoleném číselník určíte, zdali dokument má být viditelný a odsouhlasený na HR Portále.

• Pro nový typ archivního dokumentu zvolte Nový záznam, pro aktualizaci již uloženého údaje zvolte upravit.