HR Portál: 4. Nepřítomnosti – administrační konzole
Při implementaci Portálu nám sdělíte, které nepřítomnosti chcete zobrazovat na Portálu. Máte však možnost tyto nepřítomnosti v průběhu používání skrýt nebo nastavit pro každou vaši společnost zvlášť.
Administrace – druhy nepřítomností. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)
Pokud máte několik firem, které používají HR Portál, můžete pro každou firmu individuálně nastavit typy nepřítomností, které se budou zobrazovat v modulu Nepřítomnosti.
Postup:
| Krok | Postup |
|---|---|
| 1 | V levé části obrazovky si vyberete firmu podle ID (a názvu) firmy |
| 2 | V pravé části obrazovky označíte ty údaje, které chcete skrýt v Portálu. |
Administrace – různé (schvalování, přehled, týmový plán, přílohy). (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)
Pod záložkou „Různé“ najdete k nepřítomnostem tato nastavení:
| Nastavení | Popis |
|---|---|
| Schvalovací proces | Volba „Vždy schvalovat všechny žádosti o nepřítomnost“ umožní schválit všechny zadané nepřítomnosti najednou. Hodí se např. tehdy, když si zaměstnanci zadají nepřítomnosti na daný měsíc a vy je pak schválíte všem jedním tlačítkem. |
| Implicitní nastavení vypisování vlastní nepřítomnosti | Nastavte pro všechny zaměstnance, zda se jim v přehledu zobrazí „pouze současné a budoucí nepřítomnosti“, nebo „vše, včetně minulých nepřítomností“. Zaměstnanec si to pak může změnit ve svém nastavení. |
| Týmový plán nepřítomností | Po zaškrtnutí „Povolit týmový plán nepřítomností“ se nadřízenému zobrazí kalendářová tabulka, kde uvidí po řádcích své podřízené a kdy mají zadanou nepřítomnost. |
| Přílohy u nepřítomností | Pokud chcete umožnit zaměstnancům vkládat přílohy (např. žádost o volno), můžete jim tuto možnost povolit. Také můžete povolit zobrazování existujících příloh (samostatně zpoplatněná funkce, pokud máte o tuto funkci zájem, kontaktujte svého konzultanta). |
Administrace – e-maily a kalendář (ICS). (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)
Pod záložkou „Email“ nastavíte, zda a jaké e-maily HR Portál k nepřítomnostem odesílá:
| Část | Co v ní nastavíte |
|---|---|
| Obecná nastavení | „Posílat emaily“ – hlavní vypínač všech e-mailů z Portálu. „Povolit uživatelům nastavování vlastních textů emailů“ |
| ICS | Zda se s nepřítomnostmi posílají i schůzky do kalendáře (ICS): neposílat posílat v rámci e-mailu o nepřítomnosti posílat jako zvláštní e-mail |
| Nastavení SMTP | Poštovní server, ze kterého se e-maily odesílají (server, port, SSL, odesílatel, přihlašovací údaje). |
| Text odesílaných emailů | Výběr typu e-mailu, zapnutí/vypnutí „Posílat tento typ emailu“, předmět a text e-mailu. |
| Testovací email | Odeslání zkušebního e-mailu na zadanou adresu. |
V textu e-mailu můžete použít zástupná slova, která Portál nahradí skutečnými údaji, např. *JMENO*, *OSCIS*, *OD*, *DO*, *DRUH*, *POZN*. Slova *NEPRSCHVAL* a *NEPRZAMIT* vloží do e-mailu odkaz, kterým nadřízený nepřítomnost schválí nebo zamítne přímo z e-mailu.
Přehled e-mailů k nepřítomnostem:
| Typ e-mailu | Kdy odchází | Komu |
|---|---|---|
| Žádost o nepřítomnost | Zaměstnanec odešle nepřítomnost ke schválení | Nadřízený Alternativní nadřízený (informační kopie) |
| Zrušení žádosti | Zaměstnanec zruší nepřítomnost, která ještě nebyla schválena | Nadřízený Alternativní nadřízený (informační kopie) |
| Žádost o zrušení žádosti | Zaměstnanec požádá o zrušení již schválené nepřítomnosti | Nadřízený Alternativní nadřízený (informační kopie) |
| Schválení / zamítnutí žádosti o nepřítomnost | Nadřízený rozhodne o nepřítomnosti | Zaměstnanec |
| Schválení / zamítnutí žádosti o zrušení | Nadřízený rozhodne o žádosti o zrušení | Zaměstnanec |
| Alt. nadřízený schválil / zamítl | Rozhodne alternativní nadřízený | Přímý nadřízený |
| HR admin schválil / zamítl | Rozhodne HR administrátor (nepřítomnost i žádost o zrušení) | Zaměstnanec Jeho nadřízený |
| Informace o nepřítomnosti / o zrušení nepřítomnosti | Zaměstnanec zadá nebo zruší nepřítomnost, která se neschvaluje | Nadřízený Alternativní nadřízený |
| Heslo změněno | Uživatel si změní heslo do Portálu | Uživatel |
Požadavky na zobrazení v HR Portálu. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)
Na základě požadavků a nastavení v administraci je zvoleno nastavení pro celý modul nepřítomnosti (některé údaje nastavuje Nugget) jedná se o:
| Co se nastavuje |
|---|
| Druhy dlaždic v sekci Moje nepřítomnost (dlaždice dovolená, sick days) – je možné např. dlaždici pro sick day skrýt. |
| Výběr druhu nepřítomností (Dovolená, Sick day, Školení, Zákonné překážky, Neplacené volno, atd.) |
| Schvalování nepřítomností |
