HR Portál: 1. Nepřítomnosti – pohled podřízeného
Modul Nepřítomnost slouží pro zadávání nepřítomností zaměstnance a následnému přenesení do Nuggetu. Buď ihned nebo po schválení nadřízeným.
Zaměstnanec vždy vidí DISPONIBILNÍ zůstatek dovolené, příp. sick days, protože si v HR Portálu může naplánovat dovolenou dopředu. Proto je důležité, aby věděl, kolik dovolené mu zůstane, když si ji takto zadává dopředu. Zůstatek se sníží hned po odeslání nepřítomnosti, ještě před jejím schválením.
Zaměstnanec při plánování dovolené na část roku či na celý rok uvidí jiný zůstatek dovolené v HR Portálu a jiný na výplatní pásce. Na výplatní pásce je viditelný vždy aktuální stav k prvnímu dni daného měsíce.
Zadání nepřítomnosti. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)
Postup při zadávání nepřítomnosti, kdy zaměstnanec:
| Krok | Co zaměstnanec udělá | Podrobnosti |
|---|---|---|
| 1 | Vybere „Druh nepřítomnosti“ | Vyberte ze seznamu nepřítomností (např. dovolená, sick day, neplacené volno apod.). |
| 2 | Zadá datumy do „Nepřítomen od“ a „Nepřítomen do“ | Klikněte v kalendáři na první den nepřítomnosti, datum se automaticky propíše do pole „Nepřítomen od“. Druhým kliknutím určete poslední den, ten se propíše do pole „Nepřítomen do“. Klikněte do pole „Nepřítomen od“ a zapište datum ručně. Stejně postupujte v poli „Nepřítomen do“. Kalendář se otevírá v měsíci aktuálního mzdového období. |
| 3 | Zkontroluje „Počet hodin“ | Po zadání datumů se počet hodin vyplní automaticky. Pokud si zaměstnanec vybírá např. 1/2 dne dovolené nebo pár hodin lékaře, počet hodin upraví. |
| 4 | Uvede poznámku | Pole pro poznámku se zobrazí po zaškrtnutí „Přidat poznámku“. Poznámka není povinná. Je to informace pro zaměstnance i nadřízeného. |
| 5 | Odešle nepřítomnost ke schválení | Nepřítomnost ke schválení odešle tlačítkem „Odeslat“. V „Přehledu mojí nepřítomnosti“ se objeví ve stavu „Zadáno“ a nadřízenému přijde e-mail se žádostí o schválení. |
Přehled mojí nepřítomnosti. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)
Abyste viděli i dříve zadané nepřítomnosti, je třeba si toto nastavit. Nastavení najdete ve svém uživatelském profilu v Portálu. Klikněte na tlačítko „Nastavení“ a pak v části „Vypisování vlastních nepřítomnosti“ zvolte volbu, která vám bude vyhovovat.
Zrušení nepřítomnosti. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)
Zaměstnanec vidí zadané nepřítomnosti v části „Přehled mojí nepřítomnosti“. Kromě zadaných nepřítomností zde uvidí také stav, ve kterém se daná nepřítomnost nachází:
| Stav | Význam |
|---|---|
| „Zadáno“ | Nepřítomnost je odeslaná a čeká na schválení nadřízeným. |
| „Schváleno“ | Nadřízený (případně HR administrátor) nepřítomnost schválil. |
| „Zamítnuto“ | Nadřízený (případně HR administrátor) nepřítomnost zamítl. |
| „Převzato“ | Mzdová účetní nepřítomnost převzala do programu Nugget (Mzdy 2-3-9 „Přihrání z Portálu“). |
Pokud nepřítomnost ještě neproběhla (tzn. ještě nenastalo datum začátku), může zaměstnanec kdykoliv nepřítomnost zrušit, a to i schválenou dovolenou, pomocí tlačítka 
, ale jen za předpokladu, že dochází ke schvalování nadřízeným v HR Portálu.
Jak zrušení proběhne, záleží na stavu nepřítomnosti:
| Stav nepřítomnosti | Co se stane po kliknutí na zrušení |
|---|---|
| „Zadáno“ | Nepřítomnost se zruší hned a zmizí z přehledu. Nadřízenému přijde e-mail o zrušení žádosti. |
| „Schváleno“ | Nadřízenému odejde žádost o zrušení nepřítomnosti. Jakmile ji nadřízený schválí nebo zamítne, přijde zaměstnanci e-mail. |
Smazat nelze již proběhlou nepřítomnost.
Kdy přijde e-mail. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)
O každé změně žádosti o nepřítomnost odchází e-mail. Přehled níže ukazuje, kdo jej dostane:
| Co se stane | Kdo dostane e-mail |
|---|---|
| Zaměstnanec odešle nepřítomnost ke schválení | Nadřízený Alternativní nadřízený (pouze pro informaci) |
| Zaměstnanec zruší nepřítomnost, která ještě nebyla schválena | Nadřízený Alternativní nadřízený (pouze pro informaci) |
| Zaměstnanec požádá o zrušení schválené nepřítomnosti | Nadřízený Alternativní nadřízený (pouze pro informaci) |
| Nadřízený schválí nebo zamítne nepřítomnost | Zaměstnanec |
| Nadřízený schválí nebo zamítne žádost o zrušení | Zaměstnanec |
| HR administrátor schválí nebo zamítne nepřítomnost nebo žádost o zrušení | Zaměstnanec Jeho nadřízený |
| Zaměstnanec zadá nebo zruší nepřítomnost, která se neschvaluje | Nadřízený (pouze informační e-mail) |
Stav své žádosti zaměstnanec vždy uvidí v „Přehledu mojí nepřítomnosti“. Zvoneček v HR Portálu ukazuje jen požadavky ke schválení, proto ho využívají především nadřízení.
E-maily se odesílají jen tehdy, pokud je má vaše společnost zapnuté v administrační konzoli (záložka „Email“). Více v návodu HR Portál: 4. Nepřítomnosti – administrační konzole.