HR Portál: 4. Cestovní příkazy – Vyplnění a vyúčtování cestovního příkazu
Po návratu z pracovní cesty má zaměstnanec lhůtu do deseti pracovních dní (lhůtu nijak nehlídáme, už jen z důvodu, že si ji interně může zaměstnavatel domluvit jinak) na vyplnění cestovního příkazu, kde upřesní podrobnosti pracovní cesty vč. vyúčtování a doložení potřebných dokladů.
Po schválení žádosti dojde k samotné pracovní cestě. Po jeho návratu je zaměstnanec vyplnit vyúčtování.
Podřízený tedy ve svém Přehledu CP vidí stav svých žádostí cestovních příkazů. V momentě, kdy dojde ke stavu: Žádost schválena, může přes tlačítko Zobrazit a Vyplnit vyúčtování, otevřít cestovní příkaz a vyplnit ho detailněji.
Vyplnění vyúčtování
Jako první se podřízenému objeví Detail cestovního příkazu.
Pod detailem je možnost zadat cestu a další náležitosti k uskutečněné pracovní cestě. Zaměstnanec začne tím, že klikne na tlačítko Cesta
Po stisknutí tlačítka Cesta se objeví okno pro další zadávání:
a) vyplní cestu Praha – Znojmo
- Po uložení cesty se objeví na obrazovce právě zadané shrnutí a zaměstnanec má možnost přidat Pracovní výkon či přímo další Cestu
b) vyplní Pracovní výkon
- a opět se u objeví detail cesty s pracovním výkonem:
c) vyplní cestu Znojmo – Praha
Po uložení cesty zpět se opět objeví tato část v detailu:
- přidáme ještě pracovní výkon pro druhý den, kdy zadáme výkon od 8:00 – 14:30
- bude stále nabízena možnost další cesty, ale v našem případě není další zadávání cesty a výkonu třeba, přejdeme k dalšímu vyplňování a tím je počet jídel zdarma
d) vyplnění počtu jídel, které byly poskytnuty na služební cestě zdarma
e) vyplnění Přehledu výdajů a seznam účtenek
Pokud zaměstnanci vznikly nějaké výdaje, doloží je v této sekci pomocí částky a nahrané účtenky či faktury.
Pro ubytování zadá zaměstnanec částku, určí, že jde o ubytování a nahraje fakturu či doklad, který dostal v hotelu.
Kliknutím na Přidat výdej se v detailu objeví, že bylo přidáno:
A dále přidáme účtenku za pohonné hmoty:
f) kontrola jednotlivých výdajů
Pokud vše souhlasí a zaměstnanec neshledá nic, co by zapomněl, odešle celé vyúčtování cestovního příkazu ke kontrole účetnímu.
Odesláním CP se přepne okno do Přehledu CP a tam vidí stav svého právě zadaného vyúčtování CP: