Zavedení zaměstnance (nový zaměstnanec, nový PP)
Zavedení zaměstnance do programu má jasně daná pravidla, která je nutné dodržovat pro správné zpracování mezd, návaznost údajů a bezproblémové výstupy pro úřady (např. JMHZ).
Tento článek vás provede celým procesem – od založení nového zaměstnance, přes práci s pracovními poměry až po opětovné zařazení zaměstnance z archivu. Součástí jsou také doporučení z praxe, která vám pomohou předejít častým chybám (např. střídání pracovních poměrů na stejném čísle PP).
V článku najdete:
- Základní informace pro zavedení zaměstnance
- Střídání pracovních poměrů
- Co program neumožní
- Povinné a důležité údaje pro založení karty zaměstnance
- Doplnění informací k údajům
- Převzetí zaměstnance z personalistiky do mezd
- Zavedení nového zaměstnance – nové osobní číslo
- Zavedení nového pracovního poměru – stejné osobní číslo, nový pracovní poměr
- Zavedení nového pracovního poměru – stejné osobní číslo, znovu otevření pracovního poměru
- Znovuzařazení již vyřazeného zaměstnance
Základní informace pro zavedení zaměstnance
Pravidlo: jeden zaměstnanec = jedno osobní číslo.
Nové zaměstnance a nové pracovní poměry zadáváme vždy v modulu PERSONALISTIKA. Mzdová účetní si následně tyto zaměstnance či nové pracovní poměry převezme v modulu Mzdy v měsíci nástupu, a to jedním z následujících způsobů:
- v aktuálním měsíci po kliknutí na tlačítko modulu „Mzdy“ se automaticky otevře tabulka s názvem „Převzetí nových nástupů do mezd“,
- pomocí tlačítka „Převzetí do mezd“ na panelu nástrojů,
- nebo ve funkci „Další funkce“ – „Převzetí nových nástupů do mezd“.
Povinné údaje při založení zaměstnance
Při zavedení nového zaměstnance je nutné vyplnit vždy údaje uvedené v tabulce. Tyto údaje jsou vidět na kartě zaměstnance ve mzdách i personalistice v horní části okna jako pevně dané údaje.
| údaj | název údaje | poznámka |
|---|---|---|
| L0001 | Osobní číslo | Předvyplňuje se automaticky jako pokračování číselné řady. Po uložení zaměstnance nelze osobní číslo volně měnit. Ke změně osobního čísla je nutný přístup do servisního programu. |
| L0004 | Pořadí pracovního poměru | Při založení pracovního poměru (PP) respektujte číslování: – první pracovní poměr = vždy 0, – další pracovní poměry na sebe musí navazovat a nesmí se přeskakovat. Pořadí slouží k odlišení jednotlivých pracovních poměrů. |
| L0002 | Středisko | Lze zadat pouze existující středisko z číselníku ve funkci Mzdy 2-6 „Střediska“. Návod Střediska |
Zobrazení výše uvedených údajů na kartě zaměstnance
- Jeden pracovní poměr:
- Více pracovních poměrů
Střídání pracovních poměrů u jednoho zaměstnance
Pokud zaměstnanec ukončí pracovní poměr a ve stejném měsíci znovu nastoupí, zůstává mu stejné osobní číslo. Je však nutné použít nové číslo pracovního poměru. Není možné v jednom měsíci ukončit pracovní poměr a otevřít nový pod stejným číslem pracovního poměru.
Příklad:
Zaměstnanec ukončí HPP (PP = 0) k 15. 3. a 20. 3. nastoupí na DPP.
- chybně: oba pracovní poměry evidovat pod PP = 0
- správně: ukončit PP = 0 a založit nový PP = 1
Doporučení
- Nedoporučujeme střídat různé druhy pracovního poměru na stejném čísle pracovního poměru (např. HPP a DPP).
- Tento postup komplikuje zejména:
- přehlednost mzdového listu,
- opravy do minulosti (nelze je provést u již ukončeného typu pracovního poměru).
Příklad z praxe
- 30.4. ukončíte HPP na PP = 0.
- a 1.5. otevřete na stejném PP = 0 DPP.
- V květnu potřebujete opravit mzdu za duben pro HPP. Opravu však nelze provést, protože na PP = 0 je již zaevidovaný jiný typ pracovního poměru.
- Správné řešení: ukončit PP = 0 (HPP) a od 1. 5. založit nový PP = 1 (DPP).
Příklad střídání poměrů v rámci roku
Případ, kdy zaměstnanec na DPP či DPČ pod stejnou činností a na stejném středisku:
- L0004 = 0 pro HPP
- L0004 = 1 pro DPP (po vyčerpání 300 hodin se uzavře a otevře L0004 = 2)
- L0004 = 2 pro DPČ (do konce roku; od nového roku se uzavře a znovu otevře L0004 = 1)
- a tak stále dokola
Kdy je možné použít stejné číslo pracovního poměru
Použití stejného čísla pracovního poměru pro jiný typ pracovního poměru je možné:
- v jiném kalendářním roce než byl pracovní poměr ukončen,
- po dostatečném časovém odstupu, kdy již nehrozí opravy (např. doplatky odměn, nemoci apod.).
Příklad:
Zaměstnanec ukončil pracovní poměr v roce 2023 a znovu nastupuje v roce 2025. V takovém případě lze použít stejné číslo pracovního poměru (bez ohledu na typ pracovního poměru, který měl uzavřený jako první).
Co program neumožní
- Zadat zaměstnance na již použité osobní číslo:
- Zadat zaměstnance na neexistující středisko:
- Upozorní na duplicitu zaměstnance podle rodného čísla.
Časová logika modulů Mzdy a Personalistika
Modul PERSONALISTIKA funguje v otevřeném kalendářním měsíci.
Modul MZDY funguje v otevřeném účetním (mzdovém) měsíci.
Příklad:
Kalendářní datum: 3.6.
Zpracovávané mzdy: květen
- modul PERSONALISTIKA: pracuje již v měsíci červen – změny se zapisují do června,
- modul MZDY: pracuje stále v měsíci květen.
Důležité:
Pokud je potřeba provést změny, které se mají promítnout do zpracovávaných mezd, je nutné je zadat v modulu MZDY.
Povinné a důležité údaje pro založení karty zaměstnance
Doplnění základní skupiny údajů u zaměstnance program automaticky kontroluje. Bez jejich vyplnění není možné kartu zaměstnance uložit. Tyto údaje jsou zároveň klíčové pro samotné založení karty zaměstnance.
Další skupinu tvoří údaje, které mají vliv na zpracování mezd nebo vstupují do sestav a formulářů pro úřady, banky apod.
Pro interní potřeby můžete jako povinný označit také uživatelský číselníkový údaj (např. L5210 „Job Code“ L4000 „Hay Group“), a to tak, že v číselníku nezadáte nulovou nebo prázdnou hodnotu. Pokud nebude tento údaj vyplněn, program neumožní kartu zaměstnance uložit.
Povinné údaje
Níže uvedené údaje je nutné vyplnit pro založení karty zaměstnance. A bez aktualizace údaje karta nebude uložena.
| Údaj | Název údaje | Záložka na kartě zaměstnance | Poznámka |
|---|---|---|---|
| L3004 | Rodné číslo | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | U cizinců je nutné zadat prvních 6 čísel – tedy datum narození ve tvaru rodného čísla a číslo za lomítkem ponechat prázdné. Např. datum narození 15.3.1975 – u muže uvedete: 750315, u ženy uvedete: 755315 |
| L3009 | Adresa bydliště v ČR | Pers: Základní údaje Mzdy: Základní údaje | Vyberte při zápisu ulici ze zobrazeného seznamu a přiřaďte město. PSČ a ostatní údaje se doplní automaticky. Doplňte povinné číslo popisné (numerický údaj) a nepovinné orientační číslo (alfanumerický údaj). |
| L3012 | Místo narození | Pers: Základní údaje Mzdy: Základní údaje | Doplňte město narození |
| L3201 | Datum vzniku pracovního poměru | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | L3201 = Datum vzniku PP, L3200 = Datum začátku PP (není povinný údaj, ale vstupuje do přihlášky pro SP) |
| L3204 | Kategorie | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | Vyberte z číselníku (pevně daný údaj). |
| L3206 | Skupina pracujících | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | Vyberte z číselníku (pevně daný údaj). |
| L3207 | Druh pracovního poměru | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | Vyberte z číselníku (pevně daný údaj). |
Další důležité údaje
Následující údaje nejsou vždy povinné, ale jsou důležité či nezbytné pro správné zpracování mezd a tvorbu výstupů pro úřady, banky a další instituce (např. JMHZ). Seřazeno podle záložky na kartě zaměstnance v Personalistice.
| Údaj | Název údaje | Záložka na kartě zaměstnance | poznámka |
|---|---|---|---|
| L3017 | Státní příslušnost | Pers: Základní údaje Mzdy: – | Uživatelský číselník kódů zemí. Aktualizace číselníku je automaticky kontrolována na platný číselník zemí |
| L4138 | Stát narození | Pers: Základní údaje Mzdy: Základní údaje | Uveďte stát narození (v případě zaniklého státu se uvádí nástupnický stát) |
| L6001 | Číslo zdravotní pojišťovny | Pers: Základní údaje Mzdy: Základní údaje | Povinný číselník jen pokud není v číselníku hodnota 0. U znovu nástupů doporučujeme kontrolu pojišťovny. |
| L3011 | Sídlo trvalého pracoviště | Pers: Základní údaje II Mzdy: – | Údaj primárně vstupuje do Registrace zaměstnance. Do hlášení vstupuje název místa výkonu práce (z pole Adresát, pokud adresát není vyplněn, vezme se hodnota z významu číselníku), kód obce (z detailu číselníku), název obce (z adresy pracoviště). |
| L3013 | Místo výkonu práce | Pers: Základní údaje II Mzdy: – | Vstupuje do měsíčního hlášení. Do hlášení vstupuje název obec, kód obce, stát. |
| L3200 | Datum začátku výkonu pracovního poměru | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | Vyplňte pouze tehdy, pokud je datum odlišné od L3201. Pokud jsou data stejná, pole ponechte prázdné. |
| L3203 | Klasifikace zaměstnání | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | Uvádí se číselný kód zaměstnání, které zaměstnanec v organizaci skutečně vykonává podle číselníku CZ-ISCO (dříve KZAM-R). V případě, kdy organizace používá aktivně subsystém Lidské zdroje, lze přiřadit jednotlivým pracovním místům (údaj L3210) v aktualizaci pracovních míst ve funkci ŘLZ 2-1-1 údaj L3203 Klasifikaci zaměstnání (CZ-ISCO). |
| L4022 | Zákonný týdenní úvazek | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | Program doplní automaticky podle nastavení ve funkci Mzdy 2-7-1. Pokud je potřeba, můžete úvazek přepsat – zákonné hodnoty jsou: 37,5 / 38,75 / 40 hodin. |
| L4023 | Jiný týdenní úvazek | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | Vyplňuje se pouze při kratším než zákonném úvazku. L4022 se nepřepisuje. U dohod (L3207 = 7 nebo 8) bez uvedeného úvazku označte checkbox L4023V. |
| L4257 | Primární PP pro JMHZ | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | Určuje, zda jde o primární pracovní vztah (pro daně a ZP se vykazuje za osobu). Parametr bude označen u prvního aktivního hlavního pracovního poměru. Příklad: HPP na PP(0) + DPP na PP(1) → označeno u HPP DPP na PP(0) + HPP na PP(1) → označeno u HPP |
| L3102 | Dosažený stupeň vzdělání | Pers: Vzdělání a školení Mzdy: – | U neakreditovaného (soukromého/zahraničního) vzdělání uveďte odpovídající stupeň v ČR. U DPP/DPČ (občan ČR) lze při neznalosti uvést „A“ (bez vzdělání). |
| L4109 | Uplatnění slevy na daň | Pers: Mzdové údaje II Mzdy: Danění | Program nastaví 1 = uplatnit od prvního měsíce. Pokud má být sleva uplatněna až od dalšího měsíce, zadejte 2 – údaj se v následujícím měsíci změní automaticky na 1. |
| L4110 | Podepsal prohlášení k dani | Pers: Mzdové údaje II Mzdy: Danění | Program doplní 1 = podepsal prohlášení. Pokud zaměstnanec nepodepsal prohlášení, upravte ručně na hodnotu 0 (a zároveň v případě potřeby změňte i údaj L4019). |
| L6014 | Číslo kalendáře | Pers: Mzdové údaje II Mzdy: Základní údaje | Program automaticky doplní hodnotu 0, což je základní kalendář pro pravidelný režim od pondělí do pátku bez ohledu na úvazek. U nepravidelných režimů je nutno nastavit nenulový kalendář. Návod Kalendáře |
| L4461 | Postavení v zaměstnání | Pers: Doplňující údaje Mzdy: Doplňující údaje | Kód postavení v zaměstnání pro určení typu pracovněprávního vztahu mezi zaměstnancem (jeho pracovním poměrem) a ekonomickým subjektem. Uvádí se čtyřmístný kód Národní klasifikace postavení v zaměstnání (NKPZ). |
| L4462 | Pracovní režim | Pers: Doplňující údaje Mzdy: Doplňující údaje | Uveďte typ provozu dle vyhlášky 518/2004 Sb. (jednosměnný, dvousměnný či vícesměnný provozu). U dohod: „Běžný provoz – Neuvedeno“. Nepřetržitý provoz vyžaduje výkon 24/7. |
| L4113 | Generování časového fondu | Pers: – Mzdy: Mzdové údaje – ostatní | Program automaticky označí u L3207 = 1, 2, 3, 4, 5, 6 Program automaticky neoznačí u L3207 = 7, 8, 9, 19 |
| L4117 | Dopočet ZP do min. vyměřovací základny | Pers: – Mzdy: Mzdové údaje – ostatní | Označení údaje: provede se dopočet do zdr.minima Neoznačení údaje: neprovede se dopočet (státní pojištěnci, doložená úhrada do minima u jiného zaměstnavatele) Návod Doplatky do zdravotního minima |
| L4301 | Zápis o nástupu pracovníka do organizace | Pers: – Mzdy: Průměry a úhrny | Program nastaví 1 – Nový nástup, pokud jsou splněny tyto podmínky: – Vyplněn L3200 nebo L3201 (datum nástupu). – Datum nástupu je ve stejném měsíci a roce jako zpracování. – Vyplněn údaj L4013 nebo L4016 (základní mzda). Tento údaj je důležitý pro správný výpočet průměrného výdělku i denního vyměřovacího základu pro nemocenské dávky. |
Unikátní identifikační čísla
Unikátní identifikační čísla zaměstnance a pracovněprávního vztahu, které přiděluje ČSSZ.
| Údaj | Název údaje | Záložka na kartě zaměstnance | poznámka |
|---|---|---|---|
| L3034 | OIČ/IKMPSV | Pers: Základní údaje Mzdy: Základní údaje | Unikátní osobní identifikační číslo zaměstnance. OIČ/IKMPSV je zaměstnanci přiděleno jednou a zůstává neměnné po celý život. |
| L3035 | IDPPV | Pers: Základní údaje II Mzdy: Základní údaje | Unikátní identifikační číslo pracovněprávního vztahu. |
Doplnění informací k údajům
L3207 Druh pracovního poměru a jeho dopady na další nastavení
Zadaná hodnota údaje L3207 (Druh pracovního poměru) ovlivňuje další nastavení v programu.
Automatické nastavení
Pokud zadáte L3207 = 1 nebo 2, program automaticky nastaví:
- L4109 „Uplatnění slevy“ = 1
- L4110 „Podepsané prohlášení“ = 1
Pokud zadáte L3207 = 7, 8 nebo 19
(DPČ, DPP, statutární zástupce mimo pracovní poměr), program automaticky nastaví:
- L4113 „Generovat časový fond“ = 1 (tj. časový fond se negeneruje)
Ruční úpravy nastavení
V obou případech je nutné hodnoty ručně upravit, pokud:
- zaměstnanec nemá podepsané prohlášení,
- požadujete generování časového fondu u dohod nebo statutárního zástupce,
- měníte druh pracovního poměru na stejném čísle pracovního poměru (např. po delší době).
Příklad:
Původní ukončený PP = 0 (HPP) a nově otevřený PP = 0 (DPČ) → je nutné ručně upravit údaj L4113.
Pozor na učně: pole L4113 „Generovat časový fond“ je nutné vypnout ručně.
L3207 = 7 – Dohoda o pracovní činnosti (DPČ)
- Pro sociální pojištění se nastavuje:
- první DPČ: L0010 = A
- druhá až desátá DPČ u téhož zaměstnavatele: L0010 = B, C, D, E, F, G, H, I, J
- Pokud se jedná o práci malého rozsahu, označte pole L3229 „Práce malého rozsahu“.
- Pokud není pole L3229 označeno, bude zaměstnanec přihlašován na sociální pojištění i bez údajů v časovém fondu, což může vést k chybám.
L3207 = 8 – Dohoda o provedení práce (DPP)
- Pro sociální pojištění se nastavuje:
- první DPP: L0010 = T
- druhá až sedmá DPP u téhož zaměstnavatele: L0010 = U, V, W, X, Y, Z
L3207 = 9 – Krátkodobé zaměstnání
- Jedná se o zaměstnání, které netrvalo ani nemělo trvat déle než 14 kalendářních dnů.
- Rozhodující je délka sjednaného pracovního poměru, nikoliv jeho skutečné trvání.
- Zaměstnanec měl sjednaný pracovní poměr na jeden měsíc, ale po 10 dnech ho ukončil. Nejedná se o krátkodobé zaměstnání, protože pracovní poměr byl sjednán na dobu delší než 14 dnů. Zaměstnanec bude nemocensky pojištěn.
Převzetí zaměstnance z personalistiky do mezd
Při převzetí karty zaměstnance z modulu Personalistika do modulu Mzdy je nutné projít níže uvedené záložky. Bez potvrzení všech uvedených záložek nelze kartu zaměstnance uložit.
Jedná se o kontrolní mechanismus, který zajišťuje správnost a úplnost údajů pro zpracování mezd.
- „Základní údaje“
- „Vzdělání a praxe“
- „Dovolená“
- „Základní plat / tarif“
- „Odměny a příplatky“
- „Odměny a příplatky II“
- „Danění“
Zavedení zaměstnance
1. Zavedení nového zaměstnance – nové osobní číslo
Funkce: Pers 1-1, tlačítko „+“ a zvolte „Nové os.č.“
Po spuštění funkce „Nové os.č. zadejte:
- „Osobní číslo“: číselnou řadu lze upravit,
- „Znak pracovního poměru“: ponechte nabízené číslo PP (první pracovní poměr je vždy PP = 0, další musí navazovat),
- „Středisko“: vyberte z číselníku středisek.
Po potvrzení tlačítkem „OK“ se otevře karta zaměstnance. Tu aktualizujte dle dodaných údajů a potřeb evidence.
2. Zavedení nového pracovního poměru – stejné osobní číslo, nový pracovní poměr
Funkce: Pers 1-1, tlačítko „+“ a zvolte „Nový PP“
Pro každou uzavřenou pracovní smlouvu je nutné založit samostatnou vedlejší větu.
Po spuštění funkce „Nový PP“ zadejte:
- „Středisko“ (vyberte z číselníku středisek),
- „Osobní číslo“ není u nového pracovního poměru editovatelné,
- „Číslo pracovního poměru“ ponechte dle nabídky programu.
Po potvrzení tlačítkem „OK“ se otevře karta zaměstnance. Údaje zaměstnance budou již předvyplněny, upravujte pouze údaje vztahující se k danému pracovnímu poměru.
3. Zavedení nového pracovního poměru – stejné osobní číslo, znovu otevření pracovního poměru
Tato funkce se používá v případě, že byl pracovní poměr v minulosti ukončen a znovu se otevírá pod stejným číslem pracovního poměru.
Postup:
Funkce: Pers 1-1 → otevřete kartu zaměstnance → záložka „Základní údaje II“ → „Otevřít okno nástupů/výstupů“ → tlačítko „Nový nástup“
Po kliknutí na tlačítko „Nový nástup“ se otevře část „Nástup a výstup do pracovního poměru“, kde vyplňte požadované údaje. Uložte tlačítkem „OK“.
Kdy použít znovu otevření pracovního poměru
Použijte v případě, že byl pracovní poměr v minulosti ukončen a zaměstnanec se po určité době (týdnech, měsících, letech) vrací.
Před dalším postupem doporučujeme vrátit se k části „Střídání pracovních poměrů u jednoho zaměstnance“ a posoudit, zda je zvolený postup v daném případě vhodný.
4. Znovuzařazení již vyřazeného zaměstnance
Pokud se k vám vrací zaměstnanec, který u vás pracoval v minulosti, není potřeba zakládat jeho kartu znovu. Využijte funkci Pers 1-2 „Znovuzavedení vyřazených zaměstnanců“, která umožňuje obnovit původní kartu zaměstnance.
Tato funkce je určena pro případy, kdy byl zaměstnanec zrušen v jednom z následujících subsystémů:
- Personalistika – zrušení ve funkci 1-1 „Aktualizace personálních údajů“ pomocí tlačítka „Funkce“ – „Zrušení věty“,
- Mzdy – zrušení ve funkci 2-1-2 „Zrušení základní věty“.
Zaměstnance lze znovu zařadit pouze do toho subsystému, ve kterém byl zrušen.
Po obnovení karty je nutné:
- upravit datum nástupu ve funkci „Nástupy a výstupy“,
- zkontrolovat základní údaje zaměstnance.
Upozornění:
Pokud byl zaměstnanec zrušen současně v modulech Mzdy i Personalistika, nelze jej tímto způsobem znovu zařadit.
Funkci lze využít také v případě, kdy byl zaměstnanec automaticky převeden do archivu (např. po několika letech od výstupu při přechodu do nového účetního období).
Pozor z praxe:
Zaměstnanci si často neuvědomí, že v průběhu let změnili zdravotní pojišťovnu. Doporučujeme tuto skutečnost při návratu zaměstnance vždy ověřit.