Zaměstnanec: Aktualizace kmenového souboru zaměstnance
Funkce Aktualizace kmenového souboru zaměstnance (nebo také Aktualizace základní věty zaměstnance) slouží k zadání či editaci personálních či mzdových údajů zaměstnanců.
Aktualizaci lze provést několika způsoby:
- po jednotlivých zaměstnancích (funkce Mzdy 2-1-1 nebo Pers 1-1),
- pomocí pracovního seznamu (záložka Mzdy nebo Personalistika → „Aktualizace“ → „Základní soubor“),
- pomocí jmenného seznamu v hromadných změnách (funkce Mzdy 2-1-4 „Hromadné změny v souboru“),
- nahráním souboru (funkce Mzdy 2-1-5 nebo Pers 1-5 „Dohrání z externího souboru„).
Na kartě zaměstnance lze aktualizovat:
- personální a mzdové údaje uvedené na jednotlivých záložkách (údaje označené jako Lxxx, případně POLEXX),
- údaje dostupné pod tlačítkem „Funkce“ ve Mzdách:
- rodinné příslušníky,
- srážky na účet,
- srážky (interní, stálé srážky zaměstnance, dluh organizaci),
- daně (podklady pro roční zúčtování daně),
(Srážky na účet jsou v Personalistice dostupné pouze pod záložkou Mzdové údaje.)
- údaje dostupné pod tlačítkem „Funkce“ v Personalistice:
- rodinné příslušníky,
- předchozí zaměstnání,
- případné vazby na ŘLZ.
Hledání zaměstnanců
V seznamech zaměstnanců je možné vyhledávat podle jména, osobního čísla či rodného čísla.
V modulu Mzdy (funkce 2-1-1) či Personalistika (funkce 1-1) je možné vyhledávat kromě výše zmíněného také pomocí alternativního PID, OIČ / IK MPSV nebo IDPPV, a to pomocí speciálních znaků .
Pro hledání podle údaje L3034 „OIČ / IK MPSV“ zadejte před hledanou hodnotu znak # (CTRL + ALT + X nebo ALT GR (pravý alt) + X). Pro vzorový obrázek rozklikněte.
Pro hledání podle údaje L3035 „IDPPV“ zadejte před hledanou hodnotu znak $ (CTRL + ALT + ů nebo ALT GR (pravý alt) + ů). Pro vzorový obrázek rozklikněte.
Pro hledání podle údaje L5153 „Alternativní PID“ zadejte před hledanou hodnotou znak @ (CTRL + ALT + V nebo ALT GR (pravý alt) + V). Pro vzorový obrázek rozklikněte.
Aktualizace po jednotlivých zaměstnancích
Kartu zaměstnance otevřete jedním z následujících funkcí:
- Mzdy 2-1-1, Pers 1-1
- Pracovní seznam: záložka Mzdy nebo záložka Personalistika – „Aktualizace“ – „základní soubor“,
- Tlačítka na Panelu nástrojů (uživatelské nastavení)
Po otevření karty zaměstnance můžete aktualizovat personální a mzdové údaje uvedené na jednotlivých záložkách (údaje označené jako Lxxx, případně POLEXX) nebo údaje dostupné pod tlačítkem „Funkce“, například rodinné příslušníky, srážky, srážky na účet, podklady pro daň či další navazující evidence.
Vzor karty zaměstnance, záložka Základní údaje
Aktualizace pomocí pracovního seznamu
Pomocí pracovního seznamu můžete aktualizovat jednoho nebo více zaměstnanců současně. Aktualizaci lze provést pomocí tlačítka „Aktualizace“, kde si můžete do jednoho okna otevřít více karet zaměstnanců.
Tímto způsobem lze aktualizovat:
- základní soubor (kartu zaměstnance),
- srážky,
- srážky na účet,
- rodinné příslušníky,
- podklady pro daň,
- přestup na jiné pracoviště.
Kromě výše uvedeného lze pomocí pracovního seznamu také zadávat složky mezd do časového fondu, spočítat pouze vybrané zaměstnance nebo vygenerovat jednu konkrétní sestavu pro více označených zaměstnanců do jednoho PDF souboru.
Klikněte pro bližší popis pro práci s Pracovním seznamem.
Vzor otevřeného pracovního seznamu
Aktualizace údajů pomocí jmenného seznamu zaměstnanců
Ve funkci Mzdy 2-1-4 „Hromadné změny v souboru“ nebo Pers 1-4 „Hromadné změny“ lze pro aktualizaci údajů využít jmenný seznam zaměstnanců.
Ve výchozím stavu se zobrazí všichni aktivní zaměstnanci v daném období, případně lze seznam omezit pomocí výběrového kritéria.
V rámci jedné aktualizace lze zadat až 5 údajů, které lze editovat. Po uložení se zadané / aktualizované hodnoty údajů promítnou k jednotlivým zaměstnancům do jejich karet.
Tuto funkci lze proto využít pro kontrolu a doplnění údajů.
Pro hromadné změny máme zpracovaný návod.
Vzor otevřených údajů v hromadných změnách
Aktualizace importním souborem
Aktualizaci lze provést také nahráním externího souboru prostřednictvím funkcí Mzdy 2-1-5 nebo Pers 1-5 „Dohrání z externího souboru“. Tento způsob je vhodný zejména při potřebě hromadně doplnit nebo upravit větší množství personálních a mzdových údajů.
Import probíhá na základě připraveného souboru s definovanou strukturou, ve kterém jsou uvedeni zaměstnanci a údaje určené k aktualizaci. Soubor může obsahovat údaje typu Lxxx, případně další podporované položky. Před spuštěním doporučujeme provést kontrolu struktury a obsahu importovaných dat.
Struktura souboru:
| označení sloupce | L0001 | L0004 | JMENO (L3001) | Lxxx | Lxxx |
| význam | osobní číslo (povinný údaj) | číslo pracovního poměru (povinný údaj) | jméno zam-ce (nepovinný údaj) | údaj z karty zam-ce, např. L4013 základní mzda | údaj z karty zam-ce, např. L4012 datum přiznání platu/mzdy (tvar DDMMRR) |
| Příklad | |||||
| L0001 | L0004 | JMENO | L4013 | L4012 | |
| 101 | 0 | Karásek | 25600 | 010221 | |
| 102 | 0 | Novák | 26520 | 010221 | |
| 103 | 1 | Nerad | 28600 | 010221 |
Vysvětlení pojmů:
- L0001: Osobní číslo zaměstnance (povinné).
- L0004: Číslo pracovního poměru (povinné, např. 0, 1, 2).
- JMENO/L3001: Nepovinný údaj, může být vynechán.
- Lxxx: Údaj z kmenové karty (např. L4013 pro základní mzdu). Každý údaj zadejte do samostatného sloupce. Formát datumu ve tvaru: DDMMRR.
Klikněte pro rozsáhlý návod, co lze importovat do programu.