E-Formuláře CZ: 1. nastavení, ukládání e-formulářů

Abyste mohli aktivně používat e-Formuláře, je potřeba si je nejdříve nastavit. Toto nastavení je uživatelské, proto je třeba, aby si Nastavení pro E-Formuláře nastavil každý uživatel, který bude E-Formuláře vytvářet a odesílat.

Nastavení E-Formulářů provedete ve funkci Další funkce – Nastavení – Nastavení E-Formulářů

Po otevření Nastavení e-Formulářů se vám objeví další okno se záložkami, kde zejména první záložka „Povinné parametry“ je důležitá pro správné vytváření a odesílání E-Formulářů (bližší vysvětlení níže v sekci Odesílání e-formulářů)

Odesílání e-Formulářů

• nastavte odesílání e-Formulářů pomocí níže uvedených možností
• toto nastavení je pak pro všechny e-Formuláře
• e-formuláře vygenerujete samostatně (viz návody u jednotlivých e-formulářů) – systém funguje podobně jako EVP (elektronické výplatní pásky)
• samotné odesílání funguje přes program MailSender a ten to odešle do Archivu dokumentů (což může být vidět na Portále), nebo se dle nastavení odešlou na emailové adresy

Povinné parametry

Posílat emailem přímo přes SMTP

• nastavte parametry SMTP pro odesílání
• doporučujeme vytvořit speciální adresu pro tyto účely a nepoužívat aktivní adresu např. mzdové účetní (z důvodu např. automatických odpovědí)

Posílat e-mailem pomocí MS Outlook

• nastavte parametry pro odesílání e-Formulářů přes MS Outlook – můžete nastavit, že chcete odesílat doručenky a ukládat emaily do odchozí pošty

Import do Portálu

• nastavte parametry pro Portál

Portál + SMPT (končící nebo ukončení SMTP, zbytek Portál)

• nastavte parametry pro SMTP a parametry pro Portál
• parametry pro SMTP se použijí u zaměstnance, který skončil pracovní poměr nebo do 30 dnů bude končit pracovní poměr, ostatním zaměstnancům se budou e-Formuláře zasílat do Portálu

Další povinné údaje, např. podpis s razítkem

Implicitní cesta k lokálním podkladovým datům: zadejte cestu ve vašem PC/NTB k aplikaci MailSender
Cesta pro ukládání PDF: defaultně je nastavena cesta k PDF ve složce Nugget
Cesta k obrázku s podpisem a razítkem: vložte obrázek s podpisem a razítkem (bez zbytečných bílých ploch) – tento obrázek se bude vkládat do formulářů do podpisové části za organizaci
Zamykání heslem: pro zamykání PDF souborů bude použito stejné heslo jako pro zasílání elektronických výplatních pásek (EVP)

Uložení odeslaných e-formulářů

Uložení, jak je popsáno výše provedete v nastavení a níže označené pole. V adresáři určeném v tomto poli najdete odeslané e-formuláře.

Volitelné parametry

Umělé zpožďování: používá se v případě, kdy nechcete, aby odcházelo najednou velké množství zpráv (možno spadnout na black list)
Zapnout Master Password: pokud chcete, aby vám zaměstnanci zasílali zpět např. podepsané ELDP a vy nechcete zjišťovat jejich heslo, každý uživatel si může zvolit hlavní heslo, kterým otevře tyto PDF

Používat šablony (pokud existují) s vloženým fontem pro písma: momentálně nepoužívejte, tato funkce se upravuje

Nápověda pro zaměstnance e-mailem

• pokud chcete použít námi připravený dokument jako nápovědu pro vaše zaměstnance, tak je nutno následující:
  • zakliknout na kartě Volitelné parametry: Posílat společně s dokumentem nápovědu k vyplnění
  • v adresáři: C:\NuggetSW\client\Templates pod názvem „E_ELDP_orig_napoveda.pdf“ najdete tuto nápovědu uloženou
  • aby ji bylo možno použít a odeslat e-mailem společně s vytvořeným ELDP, je nutno název souboru přejmenovat na E_ELDP_napoveda.pdf (pouze smažete část názvu _orig_ )
  • Pokud tuto změnu uděláte na klientské stanici, projeví se změna pouze na ní. Pokud byste chtěli tento formulář dostat ke všem uživatelům program NuggetSW, požádajte vaše IT oddělení, aby vámi upravený návod nahráli na server do adresáře ?:\NuggetSW\client\Templates.
    • Při dalším přihlášení si jej každá stanice stáhne ze serveru a nebudete je muset mezi ně manuálně rozkopírovávat.

Parametry emailu

• můžete změnit defaultní nastavení pro Předmět emailu či vlastní text emailu – stačí označit daný check box a bude vám umožněno text změnit
• toto uložení je však platné pro další následující odesílání, proto pokud potřebujete zaslat nějakou informaci jednorázově, nezapomeňte po odeslání e-formulářů tento text opět změnit