Do osobní složky zaměstnanců můžete odesílat různé dokumenty, a to jak dokumenty uložené u zaměstnanců (např. přes funkci Dokumenty) jako je pracovní smlouva, různé interní dokumenty, tak e-Formuláře.

V tomto článku se dozvíte:

1. Nastavení v Portále
2. Dokumenty v Nuggetu
3. Dokumenty – zobrazení, schválení, zamítnutí zaměstnancem

V osobní složce najde zaměstnanec záložku Dokumenty. Do Dokumentů můžete vložit jakýkoliv dokument z Nuggetu či Archivu dokumentů.

V nastavení v Portále můžete označit údaj, aby se zobrazoval Název dokumentu jako samostatný sloupec v tabulce.

1. Nastavení v Portále

Výsledek nastavení v Portále:

2. Dokumenty v Nuggetu

• dokumenty rozdělíme na skupiny:
  1. archiv dokumentů
  2. vytvářené dokumenty v Nuggetu
  3. e-Formuláře
  4. Nastavení odeslání dokumentu z Nuggetu do Portálu

1. Archiv dokumentů

• nejprve nastavte číselník
• v číselníku kmenových údajů ve funkci Mzdy 2-4-3 Kmenové údaje nebo Pers 3-1 Číselník údajů si najdete číselník TYPAD, kde vytvoříte typy archivního dokumentu, např. viz obrázek

• při tvorbě nového typu archivního dokumentu zakliknete check box pro Viditelné či Odsouhlasitelné na Portále:

• a poté tento typ dokumentu uvidíte na stránkách HR Portálu a zaměstnanec bude mít k dispozici tlačítka

2. Dokumenty generované v Nuggetu

• nejprve ve funkci Mzdy 2-7-9 Dokumenty nebo Pers 3-2 Dokumenty si nastavte nový typ dokumentu
• dříve uložené typy dokumentů se vám otevřou vyvoláním jedné z výše uvedené funkce:

• Nový typ dokumentu otevřete pomocí tlačítka Nový záznam ve výše uvedené tabulce a můžete určit kromě viditelnosti v Personalistice (pokud otevřete funkci přes Personalistiku, budete určovat naopak viditelnost ve Mzdách), také viditelnost či odsouhlasitelnost v Portálu

• pokud se v budoucnu rozhodnete, že chcete pro již existující dokument změnit viditelnost či odsouhlasitelnost, stačí změnit označení check boxu v okně Aktualizace typů dokumentů, kterou vyvoláte právě funkcí Mzdy 2-7-9 Dokumenty nebo Pers 3-2 Dokumenty, kde jsou sloupečky

SC A = vidiletnost v Portálu
SC W = odsouhlasitelné v Portálu

• vytvořením daného dokumentu na kartě zaměstnance (návod na práci s dokumenty zde) a uložením se vám dokument automaticky propíše na stránky HR Portálu

3. e-Formuláře distribuované v Portálu

• abyste mohli zasílat e-Formuláře na Portál, musíte mít zakoupený modul e-Formuláře
• pokud nemáte ještě zakoupený tento modul, kontaktuje naše obchodní oddělení zde
• kompletní návod pro e-Formuláře a odeslání do Portálu najdete zde

• nejprve musíte nastavit e-Formuláře:

4. Nastavení odeslání dokumentu z Nuggetu do Portálu

• Funkce Další funkce – Nastavení – Nastavení E-Formulářů

• v Povinných parametrech označte check box Import do Portálu nebo Portál + SMTP a vyplníte údaje v označeném čtverci v následujícím obrázku (nejlépe za pomocí vašeho IT oddělení)
  • Import do Portálu: pro odesílání formuláře do Portálu se vám otevře prográmek MailSandler a pomocí tlačítka Generovat vybrané a odeslat odešlete formuláře do Portálu a na uvedený e-mail dostane zaměstnanec notifikaci
  • Portál + SMTP: umožní odeslat formuláře do Portálu, ale těm zaměstnancům, kteří mají uvedeno ukončení pracovního poměru, tak 30 dní před jeho ukončením se bude odesílat formuláře na jeho email
• ostatní nastavení pro formuláře nastavíte, jak jste zvyklí, příp. blíže k e-Formulářům najdete zde (důležité je přidat Cestu k obrázku s podpisem a razítkem)

• po tomto nastavení můžete vygenerovat potřebný e-Formulář a odeslat na HR Portál

3. Dokumenty – zobrazení, schválení, zamítnutí zaměstnancem

• pokud se jako nadřízený chcete podívat, který zaměstnanec si zobrazil daný dokument, příp. ho schválil či zamítnul, vygenerujte si tuto sestavu v Nuggetu ve funkci Mzdy 3-13 Přehled dokumentů
• v otevřené tabulce si pak můžete vybrat, který typ dokumentu chcete
  1. Dokumenty z archivu dokumentů (tedy nahrávané dokumenty – např. naskenované)
  2. Dokumenty generované z archetypů ve Wordu (tedy vytvářené v Nuggetu na kartách zaměstnanců)

• dále si můžete vybrat datum od – do, ale můžete ponechat i prázdné
• a určíte filtrování Vlastnosti dokumentu:
  1. filtrovat podle vlastnosti
  2. filtrovat podle druhu dokumentu

1. filtrování podle vlastnosti

• vyberete si vlastnost dokumentu, kterou chcete vygenerovat
• pro názorný příklad jsme určili všechny schvalované – tedy otevřené, zamítnuté i schválené

• do Zpráv se vám vygeneruje sestava PZ233P Přehled dokumentů, kterou si můžete otevřít ve formátu PDF nebo CSV
• a podle výše uvedených kritérií se vygeneruje např. tato sestava, kde:

0 = v otevřeném stavu, tzn. zaměstnanec daný dokument nezobrazil
S = schváleno dne
Z = zamítnuto dne

2. filtrování podle druhu dokumentu

• vyfiltrujete si konkrétní dokument
• pro názorný příklad jsme vyjeli dokument určen pro výměr a níže ve vygenerovaném souboru vidíte, že daná zaměstnankyně dokument zamítla a který den