HR Portál: 5. Osobní složka – zobrazení a kontrola Dokumentů

Modul Archív dokumentů umožní ukládat do karet zaměstnanců téměř jakékoliv množství dokumentů. Ať generovaných pomocí Dokumentů (vlastní šablony jako jsou např. pracovní smlouvy, mzdové výměry) až po generování E-Formulářů. 

Pro Archív dokumentů máme podrobně vypracované návody zde.

Postup zveřejnění dokumentu v Archívu dokumentů do Portálu:

1. Vyplňte číselník „TYPAD“ ve funkci Mzdy 2-4-3 Kmenové údaje nebo Pers 3-1 Číselník údajů.
   • Upozornění: V číselníku TYPAD musí zůstat nulová hodnota s popisem „obecný – nespecifikovaný dokument“. Po smazání tohoto řádku se nebudou korektně nahrávat dokumenty a vykáží chybu.

2. Pomocí tlačítka „Nový záznam“ zvolte název a označte check boxy pro: „Viditelnost v Portálu“, „Viditelné v Portálu nadřízeným“ a/nebo „Odsouhlasitelné v Portálu“. V případě, že chcete podobným způsobem upravit již stávající dokument, upravte ho pomocí tlačítka „Upravit“.

Po označení všech checkboxů se na Portálu u daného dokumentu zobrazí následující tlačítka:

V Nuggetu můžete vytvořit šablony dokumentů (např. pracovní smlouva, výměr, různé dohody atd.), ve kterých definujete klíčová slova pomocí znaku # a poté vygenerujete daný dokument na kartě zaměstnance. Pomocí zadaných # se v dokumentu zobrazí údaje přímo z karty zaměstnance. Dokument uložíte a v případě, že bude nastavena viditelnost v Portálu, zaměstnanec dokument v Portálu uvidí. Také můžete u již dříve vytvořených dokumentů zvolit viditelnost v Portálu a poté se zaměstnancům zobrazí v Portálu bez nutnosti znovu vytváření tohoto dokumentu.

Postup zveřejnění dokumentu v Archívu dokumentů do Portálu:

1. Ve funkci Mzdy 2-7-9 Dokumenty nebo Pers 3-2 Dokumenty vytvořte nový dokument pomocí tlačítka „Nový záznam“ nebo upravte dříve uložený dokument.

Nový typ dokumentu otevřete pomocí tlačítka „Nový záznam“, kde zvolíte:

• Typ: Zvolte krátké označení dokumentu. Nelze použít mezery.
• Název: Doplňující název dokumentu.
• Viditelnost a odsouhlasitelnost v Portálu: Zvolte, zdali má být dokument viditelný pro zaměstnance, nadřízené či odsouhlasitelný.
• Možnosti zobrazení v systému Mzdy: Pokud vytváříte dokument v Personalistice, určete, jestli má být viditelný také pro modul Mzdy (příp. obráceně, pokud byste vytvářeli dokument v modulu mzdy).

Pro aktualizaci již stávajících dokumentů, stačí v seznamu „Aktualizace typů dokumentů“ označit v přehledu dokumentů správné check boxy, kdy:

SC A = vidiletnost v Portálu
SC N = viditelnost pro nadřízeného v Portálu
SC W = odsouhlasitelné v Portálu

2. Vytvořte dokument na kartě zaměstnance a uložením se automaticky dokument propíše do Portálu podle nastavení výše.

Pro práci s dokumenty je vypracovaný návod zde.

Abyste mohli generovat e-Formuláře do Portálu, je nutné mít nejprve nastavené odesílání e-Formulářů.

Postup:

1. Funkce Další funkce – Nastavení – Nastavení E-Formulářů

2. Záložka „Povinné parametry“ a nastavte, jakým způsobem budete odesílat e-Formuláře. Buď vyberte „Import do Portálu“ nebo „Portál + SMTP“ (za pomoci vašeho IT vyplňte potřebné údaje):

Import do Portálu:

• Při odesílání formulářů z programu do Portálu se otevře aplikace MailSandler.
• Zkontrolujte označení zaměstnanců a pomocí tlačítka „Generovat vybrané a odeslat“ odešlete formuláře do Portálu.
  • Náhled formuláře před odesláním není k dispozici.
• Odesílání notifikací:
  • Pokud chcete odesílat notifikace na e-mail, je nutné tuto funkcionalitu aktivovat prostřednictvím konzultanta Nuggetu.
  • Po jejím zapnutí je možné odesílat notifikace na e-mailové adresy zaměstnanců.
  • Odesílání notifikací probíhá pomocí nastaveného SMTP v „Konfiguraci klienta“.

Portál + SMTP:

• Tato kombinace umožňuje odeslat formuláře z programu do Portálu a zároveň na e-mailové adresy zaměstnanců.
• V případě ukončení pracovního poměru se formuláře odesílají automaticky 30 dnů před datem ukončení (pokud má zaměstnanec vyplněnou e-mailovou adresu).
• Odesílání notifikací:
  • Pokud je odeslán e-formulář na emaily, samostatná notifikace se již neodesílá.

Vzorové naplnění parametrů:

3. Nastavte potřebné údaje pro správnou tvorbu a podepisování e-Formulářů (vložit razítko a podpis do pole „Cesta k obrázku s podpisem a razítkem“; nastavit zamykání heslem apod.). Bližší návod zde.

Vyberte vlastnost dokumentu: viditelné v Portálu či podle toho, zda jsou schválené/zamítnuté/otevřené. Tlačítkem OK se vygeneruje do tiskových zpráv sestava „PZ233P Přehled dokumentů„, kterou si můžete otevřít ve formátu PDF nebo CSV.

V sestavě jsou použity písmena, která znamenají:

0 = v otevřeném stavu, tzn. zaměstnanec daný dokument nezobrazil
S = schváleno dne
Z = zamítnuto dne

• Důvod zamítnutí v sestavě uveden není. Zašle se pouze do emailu zadaného v administraci jako „Email správce dokumentů“.

Příklad: Pro názorný příklad jsme určili všechny schvalované – tedy otevřené, zamítnuté i schválené.

Po potvrzení tlačítkem OK se v tiskových zprávách vygenerovala následující sestava, která ukazuje, kdo dokument viděl/neviděl, kdo ho zamítnul a kdo schválil:

Vyberte konkrétní druh dokumentu a tlačítkem OK se vygeneruje do tiskových zpráv sestava „PZ233P Přehled dokumentů„, kterou si můžete otevřít ve formátu PDF nebo CSV.

V sestavě jsou použity písmena, která znamenají:

0 = v otevřeném stavu, tzn. zaměstnanec daný dokument nezobrazil
S = schváleno dne
Z = zamítnuto dne

Příklad: Pro názorný příklad jsme vybrali jako druh dokumentu Mzdový výměr: