Kalendáře nahrávané souborem

V některých firmách či provozech se běžně stane, že zaměstnanci s jedním kalendářem v průběhu měsíce zaskakují za kolegu v jiném provozu, tím pádem na jiném kalendáři. V případě většího počtu zaměstnanců a ještě větších změnách každý měsíc, může být velmi časově náročné provádět ručně individuální změny v kalendářích. Pro takovéto firmy a provozy jsme připravili řešení v podobně nahrávání kalendářů přes uživatelský program. V tomto případě pak budete každý měsíc před zadáváním docházky nahrávat do programu soubor s kalendáři (souboru obsahuje předem dané sloupce pouze s plánovanými směnami) a tím pádem odpadne ruční úprava kalendářů.

V případě zájmu o tuto placenou uživatelskou změnu, kontaktuje hotline či svého konzultanta a domluvíte se na podrobnostech.

V tomto článku se dozvíte, jakým způsobem můžete kalendáře nahrávat a také se dozvíte, na co si dát pozor (např. v případě poměrů začínajících či končících v průběhu měsíce):

Nahrávání souboru s kalendáři

• Než začnete nahrávat soubor s kalendáři, je nutno:
  1. Zajistit si placenou programovou úpravu v systému Nugget (napište svému konzultantovi či napište na naší hotline)
  2. Nastavit Definice dnů a nastavit používané délky dnů (jak na nastavení najdete zde)
  3. U zaměstnanců, u kterých chcete používat nahrávání kalendářů nasadit nenulový kalendář (nevyplněný, pouze se správně určenou délkou dne a týdenním úvazkem), jak otevřít nový kalendář najdete zde
  4. Nechat správně nastavit nahrávací soubor s kalendáři u vašeho docházkového systému.

Co musí soubor obsahovat:

• Vytvořte tabulku (importní soubor) bez definovaných názvů sloupců.
• Co musí soubor obsahovat:
  • Bude obsahovat 3 nebo 4 sloupce bez nadpisů (bude domluveno v rámci konzultace):
    • a to konkrétně: Osobní číslo, (číslo pracovního poměru), datum ve formátu DDMMRR, délka směny
  • Pokud používáte v jiných importních souborech údaj L0004 = číslo pracovního poměru, je nutné při objednání této programové úpravy tuto informaci sdělit. Je nutné naprogramovat použití importního souboru se 3 nebo na 4 sloupci.
  • Souboru musí obsahovat pouze naplánované směny pro daný měsíc
    • Pozor: V souboru NESMÍ BÝT zohledňována nepřítomnost. Ta se nahraje pomocí docházky, proto v době, kdy zaměstnanec není přítomen z důvodu nepřítomnosti (např. dovolená, nemoc apod.) musí být v importním souboru kalendářů uvedena jako směna v určité délce.
    • Neuvádí se pouze dny volna. Datum, které nebude uvedeno v importním souboru bude automaticky označen v kalendáři jako V = Volno.

Jak bude soubor vypadat a jak má být uložen

Soubor se 3 sloupci

• Bude obsahovat tyto sloupce (bez nadpisů): |Osobní číslo, Datum (formát: DDMMRR např. 120121), Hodiny naplánovaných směn
• Formát souboru: Obecný
• Název souboru: KALMMRR.CSV (tnapř. KAL0921.CSV, KAL1021.CSV)
• Bude uložen jako: .CSV oddělený středníkem
• Vzor souboru:

103	130921	11
103	140921	8
103	160921	11
103	210921	8
105	150921	11
105	190921	11
105	200921	8
105	230921	8

Soubor se 4 sloupci

• Bude obsahovat tyto sloupce (bez nadpisů): Osobní číslo, Číslo pracovního poměru, Datum (formát DDMMRR, např. 120121), Hodiny naplánovaných směn
• formát souboru: obecný
• název souboru: KALMMRR.CSV (např. KAL0921.CSV, KAL1021.CSV)
• bude uložen jako: .CSV oddělený středníkem
• Vzor souboru:

103	0	130921	11
103	0	140921	8
103	0	160921	11
103	0	210921	8
105	1	150921	11
105	1	190921	11
105	1	200921	8
105	1	230921	8

Jakým způsobem soubor nahrát

Nahrání kalendáře provedete ve funkci Mzdy 12-5 „Uživatelský program“ – „Nahrání dočasné změny kalendáře“

Po nahrání kalendáře v Tisku (Zpráv) najdete zprávu o nahraných kalendářích – nutno mít zaškrtnuto: Zobrazit i znakové sestavy:

Opis dočasných změn kalendářů vypadá následovně:

V případě, že program najde chyby v nahrávacím souboru, tyto chyby vydefinuje v souboru uloženém v Tisku (Zprávy)

Možné chyby

1. Pokud jste si objednali programovou úpravu pro 4 sloupce, ale souboru obsahuje pouze 3 sloupce, Nugget soubor nevidí a nenahraje.
2. Pokud jste si objednali programovou úpravu pro 3 sloupce, ale soubor obsahuje 4 sloupce, Nugget soubor nevidí a nenahraje.
3. V souboru se vyskytují délky směn, které nejsou definované v Definice dnů ve funkci Mzdy 2-5, Nugget délku směn nezná a tudíž nenahraje.

Upozornění na správné naplnění kalendáře u nástupů/výstupů v průběhu měsíce

V případě, že zaměstnanec nastupuje nebo končí v průběhu měsíce, je nutné mu do souboru nahrát celý měsíční fond – tedy tak, jako kdyby během měsíce pracoval bez přerušení.

U zaměstnanců s měsíční mzdou může totiž nastat situace, že pokud by soubor obsahoval například pouze 3 odpracované dny a zbytek měsíce by byl vyplněn pouze volny, vznikl by zaměstnanci nárok na plnou měsíční mzdu za tyto tři dny.

Pokud však fond nastavíte správně – tedy celý měsíc (např. 20 pracovních dnů v odpovídající délce směny) – program automaticky vypočte poměrnou část mzdy podle skutečně odpracovaných dnů a podle data vzniku nebo skončení pracovního poměru.

Návaznost kalendářů na již zadané nepřítomnosti v časovém fondu

Pokud máte již zadanou nepřítomnost u zaměstnance v časovém fondu a nahrajete k tomuto zaměstnanci kalendář do dočasné změny kalendáře, je potřeba přegenerovat danou nepřítomnost.

Postup:

Krok 1: Importujete soubor dle výše uvedeného postupu.

Krok 2: Otevřete časový fond zamětnance.
Krok 3: Označte nepřítomnost v Okně datumů a otevřete podrobnosti tlačítkem „Upravit“.
Krok 4: Přegenerujte nepřítomnost, aby se již dříve vygenerovaná nepřítomnost aktualizovala na nověnahraný kalendář. K tomuto kroku použijte tlačítko „Generovat mzdové složky a povolit korekci“.
Krok 5: Uložte tlačítkem OK.
Krok 6: Pokračujte další nepřítomností a přegenerujte stejným způsobem všechny nepřítomnosti.
Krok 7: Uložte celý časový fond.