Nastavení, zaměstnanec: Kalendáře nahrávané souborem

V některých firmách či provozech se běžně stane, že zaměstnanci s jedním kalendářem v průběhu měsíce zaskakují za kolegu v jiném provozu, tím pádem na jiném kalendáři. V případě většího počtu zaměstnanců a ještě větších změnách každý měsíc, může být velmi časově náročné provádět ručně individuální změny v kalendářích. Pro takovéto firmy a provozy jsme připravili řešení v podobně nahrávání kalendářů přes uživatelský program. V tomto případě pak budete každý měsíc před zadáváním docházky nahrávat do programu soubor s kalendáři (souboru obsahuje předem dané sloupce pouze s plánovanými směnami) a tím pádem odpadne ruční úprava kalendářů.

V případě zájmu o tuto placenou uživatelskou změnu, kontaktuje hotline či svého konzultanta a domluvíte se na podrobnostech.

V tomto článku se dozvíte, jakým způsobem můžete kalendáře nahrávat a také se dozvíte, na co si dát pozor (např. v případě poměrů začínajících či končících v průběhu měsíce):

Nahrávání souboru s kalendáři

• než začnete nahrávat soubor s kalendáři, je nutno:
  1. zajistit si placenou programovou úpravu v systému Nugget (napište svému konzultantovi či napište na naší hotline)
  2. nastavit Definice dnů a nastavit používané délky dnů (jak na nastavení najdete zde)
  3. u zaměstnanců, u kterých chcete používat nahrávání kalendářů nasadit nenulový kalendář (nevyplněný, pouze se správně určenou délkou dne a týdenním úvazkem), jak otevřít nový kalendář najdete zde
  4. nechat správně nastavit nahrávací soubor s kalendáři u vašeho docházkového systému
     • co musí soubor obsahovat:
       • bude obsahovat 3 nebo 4 sloupce bez nadpisů
         • osobní číslo, (pořadí pracovního poměru), datum ve formátu DDMMRR, délka směny
         • dle toho, jestli používáte v nahrávacích souborech s docházkou údaj L0004 Pořadí pracovního poměru – zdali používáte údaj L0004 musíte sdělit při objednání programové úpravy a pak musíte takový soubor používat
         • bude obsahovat pouze naplánované směny pro daný měsíc; pozor: v souboru NESMÍ BÝT zohledňována nepřítomnost, ta se nahraje pomocí docházky, proto v době, kdy zaměstnanec není přítomen z důvodu nepřítomnosti (např. dovolená, nemoc apod.) musí být v souboru s kalendáři uvedena jako směna v určité délce; pouze dny volna se neuvádí do souboru
         • dny volna se v souboru neuvádí, program automaticky u dnů, které nejsou uvedeny, zapíše V tedy volno
     • formát souboru: obecný
     • název souboru: KALMMRR.CSV (tedy pro měsíc září se soubor bude jmenovat: KAL0921.CSV, pro měsíc říjen: KAL1021.CSV)
     • soubor bude uložen jako: .CSV oddělený středníkem

Jak bude soubor vypadat a jak má být uložen

Soubor se 3 sloupci

• bude obsahovat tyto sloupce (bez nadpisů): osobní číslo, datum ve tvaru DDMMRR, hodiny naplánovaných směn
• formát souboru: obecný
• název souboru: KALMMRR.CSV (tedy pro měsíc září se soubor bude jmenovat: KAL0921.CSV, pro měsíc říjen: KAL1021.CSV)
• bude uložen jako: .CSV oddělený středníkem
• vzor souboru:

Soubor se 4 sloupci

• bude obsahovat tyto sloupce (bez nadpisů): osobní číslo, pořadí pracovního poměru, datum ve tvaru DDMMRR, hodiny naplánovaných směn
• formát souboru: obecný
• název souboru: KALMMRR.CSV (tedy pro měsíc září se soubor bude jmenovat: KAL0921.CSV, pro měsíc říjen: KAL1021.CSV)
• bude uložen jako: .CSV oddělený středníkem
• vzor souboru:

Jakým způsobem soubor nahrát

• nahrání kalendáře provedete ve funkci Mzdy 12-5 Uživatelský program – Dočasná změna kalendáře

• • po nahrání kalendáře v Tisku (Zpráv) najdete zprávu o nahraných kalendářích – nutno mít zaškrtnuto: Zobrazit i znakové sestavy

Opis dočasných změn kalendářů vypadá následovně:

• • v případě, že program najde chyby v nahrávacím souboru, tyto chyby vydefinuje v souboru uloženém v Tisku (Zprávy)

Možné chyby

1. pokud jste si objednali programovou úpravu pro 4 sloupce, ale souboru obsahuje pouze 3 sloupce, Nugget soubor nevidí a nenahraje
2. pokud jste si objednali programovou úpravu pro 3 sloupce, ale soubor obsahuje 4 sloupce, Nugget soubor nevidí a nenahraje
3. v souboru se vyskytují délky směn, které nejsou definované v Definice dnů ve funkci Mzdy 2-5, Nugget délku směn nezná a tudíž nenahraje

Upozornění na správné naplnění kalendáře u nástupů/výstupů v průběhu měsíce

• v případě, že vám zaměstnanec končí či začíná během měsíce, je nutné mu nahrát pro tento měsíc celý měsíční fond přesně tak, jako kdyby pracoval, kdyby nenastupoval/nekončil během měsíce
• může se totiž stát (u zaměstnanců s měsíční základní mzdou), že v případě, když by soubor obsahoval pouze např. 3 odpracované dny a po zbytek měsíce by soubor vykázal volna, zaměstnanec by měl nárok na celou svou měsíční mzdu za tyto tři dny. Pokud ale naplníte souborem celý měsíc (tedy např. 20 pracovních dní v potřebné délce směny), program vám automaticky pokrátí mzdu dle odpracovaných dnů (dle zadaného data ukončení pracovního poměru)