Okno datumů

Okno datumů slouží pro zadávání nepřítomností zaměstnance s datumy. Okno datumů najdete v časovém fondu zaměstnance v dolní části. Časový fond najdete ve funkci Mzdy 2-3-1 Aktualizace nebo oprava věty

Datumy pro zadávání nepřítomností

• do okna datumů můžete zadávat následující datumy:
  1. datumy v aktuálně otevřeném období
     • např. OČR začínající a končící v aktuálně otevřeném měsíci
  2. datumy přesahující do následujícího období
     • např. nemoc začínající v aktuálně otevřeném červnu a konec na začátku července – v otevřeném červnu mohu zadat i konec v červenci
  3. datumy do budoucího období
     • tzn. dnes v aktuálně otevřeném červnu vím, že si vyberu dovolenou v měsíci červenec, tak si ji již nyní mohu do okna datumů zadat (pokud je nastaveno, že dovolenou zadávám oknem datumů, nikoliv pouze mzdovou složkou)
     • v tomto případě v aktuálním období nebudou vygenerované žádné mzdové složky pro tuto nepřítomnost do budoucna
     • tuto nepřítomnost neuvidíte v žádné sestavě s výjimkou LZ999 Položky ČF zadané datumy
     • až přejdete do období, kdy je dříve zadaná nepřítomnost aktuální, vygenerují se dané mzdové složky a příp. dojde k vyplacení

Vysvětlení pojmů v Okně datumů:

• NESCHOPEN OD – datum, kdy začíná nepřítomnost
• LIKV.OD – neměníme, program zadá sám (měníme pouze v případě oprav nepřítomností, pokud si nejste jisti s opravou, kontaktuje prosím naší hotline, rádi vám pomůžeme)
• SCHOPEN OD – datum nástupu do zaměstnání (i teoretického), vždy se zadává následující datu uvedeném v LIKV.DO
• LIKV. DO – datum, kdy byla ukončena nepřítomnost

Aktualizace okna datumů

1. ruční zadání

Vysvětlení tlačítek v okně datumů:
UPRAVIT – dříve zadanou nepřítomnost můžete v aktuálním měsíci upravovat
NOVÝ – pro zadání nové nepřítomnosti
ZRUŠIT – dříve zadanou nepřítomnost, která patří datumově OD-DO do aktuálního měsíce, můžete smazat

Upozornění:

Čísla řádek v okně datumů musí navazovat. Pokud se nějaký řádek (zápis) zruší, před přidáním dalšího nového řádku je nutno program uložit a zavřít a opět otevřít. Poté je možné zadat další řádek (nepřítomnost) a zachová se pořadí řádek tak, aby nebyl žádný vynechaný.

 Jak zadat nepřítomnost do okna datumů

• pokud není uvedeno jinak, všeobecně platí:
  • otevřete v časovém fondu v okně datumů tlačítko Nový – vyberete v poli Druh danou nepřítomnost – zadáte datumy (Neschopen OD, Schopen OD, Likv.DO – vysvětleno níže v tomto článku) a buď:
    • zmáčknete tlačítko OK a program vše uloží; nebo
    • kliknete na „Generovat mzdové složky a povolit korekci“, kde můžete upravit hodiny (např. první den zaměstnanec odpracoval dvě hodiny, snížíme tedy počet hodin o 2 hodiny) nebo si touto funkcí zkontrolujete mzdové složky a hodiny

• v případě existující e-neschopenky se vám po kliknutí na tlačítko Nový objeví tlačítko E-neschopenky a v takovém případě stačí, když na toto tlačítko kliknete a převezmete začátek, pokračování, případně ukončení PN (v případě, že máte již kompletní neschopenku, stačí přijmout pouze tento konec a začátek se vám doplní sám)

2. nahráním csv souborem

 Vytvoření nahrávacího souboru:

• tabulka pro nahrání do programu má jasně definované sloupce a hodnoty v ní
• soubor bude obsahovat tyto sloupce:

POD	L0001	L0004	JMENO	OBD	L4901	L4902	L4903	L4713	L4714
číslo knihovny	os. č.	druh prac. pom.	jméno zam-ce, nepovinný údaj	období ve tvaru MMRRRR	mzdová složka	hod. / Kč	dny	datum od DDMMRR	datum do DDMMRR

POD – číslo knihovny: v případě, že používáte pouze jednu knihovnu, údaj není povinný; kdo má výběr z několika knihoven, údaj je povinný
L0001 – osobní číslo zaměstnance
L0004 – druh pracovního poměru: pokud máte několik pracovních poměrů u jednoho osobního čísla, je údaj povinný (při nezadání údaje L0004 při existenci několika aktivních pracovních poměrů, program automaticky nahraje na první pracovní aktivní poměr) a je povinné zadat tento druh PP do každého řádku
JMENO – je možné místo názvu JMENO zadat název L3001: údaj není povinný (ale mzdové účetní si tento sloupec ponechávají pro lepší orientaci, co se komu nahrává)
OBD – období: ve tvaru MMRRRR (pozor, jiný tvar datumu se používá v údajích L4713 a L4714)
L4901 – mzdová složka: pro zadání čísla mzdové složky – v případě nepřítomností je třeba zadat konkrétní mzdovou složku pro danou nepřítomnost, viz níže Druhy nepřítomností; pro e-neschopenky použijte vždy přenesení z přehledu E-neschopenek – viz výše nebo Přehled e-neschopenek)
L4902 – hodnota mzdové složky: v případě nepřítomností se zadávají hodiny
L4903 – dny: hodnota ve dnech dané mzdové složky
L4713 – datum OD: datum začátku nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR
L4714 – datum DO: datum konce nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR

Druhy nepřítomností

• všechny níže uvedené nepřítomnosti můžete zadávat – jak bylo řečeno výše – jak pouze pro aktuální období, tak přesahující do dalšího měsíce a také celou do období budoucího
• veškeré výstupy, do kterých se propisují tyto datumy z okna datumů, se vám vygenerují vždy pro aktuální otevřený měsíc
• jediná výjimka, kde můžete vidět zadanou nepřítomnost úplně celou (tedy konec v budoucnosti), je sestava ve funkci Mzdy 3-11 LZ999 položky ČF zadané datumy
• následující vzor LZ3999 Položky ČF zadané datumy, je z aktuálně otevřeného měsíce ČERVEN, kde názorně vidíte konce do následujícího měsíce a také hned u prvních dvou zaměstnanců vidíte začátek nepřítomnosti v budoucnosti (v měsíci červenec):

1 – nemoc

• nemoci se automaticky mohou stahovat do Přehledu e-neschopenek, které najdete ve funkci 2-3-11 Přehled e-neschopenek (jak na stahování e-neschopenek najdete popis zde a pokud potřebujete pomoc s nastavením automatického stahování e-neschopenek, kontaktujte naše IT oddělení – kontakty zde)
• v časovém fondu (ČF) kliknete v okně datumů na Nový – kliknete dole na tlačítko E-neschopenky a přijmete postupně řádek po řádku tlačítkem OK – uložíte tlačítkem OK
• pokud zaměstnanec odpracoval první den nemoci nějaké hodiny, kliknete na „Generovat mzdové složky a povolit korekci“ a ponížíte počet hodin v prvním žlutém okně
• pokud zaměstnanec odpracoval celou směnu a lékař mu večer vystavil PN, je nutno zadat PN až od následujícího dne a zaškrtnete „Celá směna“ vpravo dole; a díky zaškrtnutí parametru „celá směna“ se propíše do přílohy k žádosti o dávku
• mzdové složky:

610 Nemoc bez výplaty dávek (kalendářní dny)
601 Nemoc – celkem
619 Dávky při nemoci (pracovní dny)
99 Zameškané pracovní dny

• popis funkce 2-3-1 Přehled e-neschopenek najdete zde

2 – ošetřování člena rodiny (OČR)

• pro zadání krátkodobého OČR od lékaře, dlouhodobého OČR či školního OČR
• v časové fondu v okně datumů kliknete na Nový – zadáte druh 2, vyplníte datumy dle podkladů a dopíšete do čísla neschopenky číslo OČR, v případě školního OČR pak bez čísla OČR
• v případě, že je přerušovaná jedna OČR (nemocné dítě, školní, dlouhodobá), vždy se zadá OČR jako by byla nová
• příklad:

Máme vystavenou OČR od 1.12.-10.12., ale zaměstnanec pracoval 3.12. a 6.12., OČR v okně datumů zapíšeme takto:

NESCHOPEN OD	LIKV.OD	SCHOPEN OD	LIKV. DO	č. nesch.
1.12.	1.12.	3.12.	2.12.	PB102030
4.12.	4.12.	5.12.	6.12.	PB102030
7.12.	11.12.	10.12.	7.12.	PB102030

• mzdové složky:

602 Ošetřování člena rodiny – celkem
710 Ošetřování člena rodiny bez výplaty dávek (kalendářní dny)
99 Zameškané pracovní dny

3 – nepracovní úraz = zadává se jako nemoc (pomocí Přehledu e-neschopenek)

• pro sociální pojišťovnu je nepracovní úraz jako nemoc, tzn. lékař nepošle v e-neschopence označení nepracovní úraz – zaměstnanec sám musí dodat zaměstnavateli potřebné podklady
• mzdové složky:

603 Nepracovní úrazy – celkem
630 Nepracovní úrazy – bez výplaty dávek (kalendářní dny)
639 Nepracovní úrazy – placeno (pracovní dny)
99 Zameškané pracovní dny

4 – pracovní úraz = zadává se jako nemoc (pomocí Přehledu e-neschopenek)

• je nutné sepsat se zaměstnancem a příslušným zaměstnancem firmy Záznam o úrazu, který bude sloužit nejen pro potřeby firmy, ale také pro příslušné úřady v případě delší pracovní neschopnosti
• mzdové složky:

604 Pracovní úraz – celkem
670 Pracovní úraz – bez výplaty dávek (kalendářní dny)
679 Pracovní úraz – placeno (pracovní dny)

5 – nemoc z povolání

• mzdové složky:

605 Nemoci z povolání – celkem
650 Nemoci z povolání bez výplaty dávek (kalendářní dny)
659 Nemoci z povolání – placeno (pracovní dny)

6 – karanténa = zadává se jako nemoc (e-neschopenky)

• mzdové složky:

606 Karanténa – celkem
690 Karanténa bez výplaty dávek (kalendářní dny)
699 Karanténa – proplaceno (pracovní dny)

7 – mateřská/otcovská dovolená

• otcovská dovolená: program automaticky dopočítá 7 kalendářních dní, tudíž je potřeba zadat pouze Neschopen OD: a program po kliknutí na „Generovat mzdové složky a povolit korekci“ (či rovnou OK) doplní automaticky zbylé datumy
• mateřská dovolená (MD): zadáme pouze Neschopen OD a program po kliknutí na „Generovat mzdové složky a povolit korekci“ (či rovnou OK) doplní automaticky zbylé datumy (program předpokládá porod pouze 1 dítěte, tedy 28 týdnů; v případě dvojčat je nutno datum Schopen OD změnit ručně – tzn. zadá se pouze Neschopen OD a Schopen OD a zbylé datumy program doplní sám)
• upozornění! vynětí z evidenčního stavu zadává se pouze v okně datumů, do kmenové karty zaměstnance se propíše samo právě zadáním do časového fondu
• mzdové složky:

730 Mateřská/otcovská dovolená (kalendářní dny)

9 – další mateřská dovolená (rodičovská – RD)

• program automaticky po skončení mateřské dovolené pokračuje s rodičovskou dovolenou
• v případě, že před nástupem z MD na RD budete mít již zadané dítě v programu (v Rodinných příslušnících), program automaticky doplní do kolonky SCHOPEN OD jako 3 roky a 1 den od narození dítěte
• v případě, že nástupem z MD na RD nebude zadané dítě do programu, program SCHOPEN OD doplní nesmyslným datem, např. 30.12.2049 – je nutno doplnit dítě a ručně opravit kolonku SCHOPEN OD
• upozornění! vynětí z evidenčního stavu zadává se pouze v okně datumů, do kmenové karty zaměstnance se propíše samo právě zadáním do časového fondu
• mzdové složky:

750 Rodičovský příspěvek bez výplaty dávek (kalendářní dny)
99 Zameškané pracovní dny (zobrazí se, pokud není vyčerpaná dovolená)

Poznámka k MD/RD: je nutno doplnit narození dítěte do rodinných příslušníků v kartě zaměstnance – Mzdy 2-1-1 Doplnění a aktualizace věty nebo PERS 1-1 Aktualizace personálních údajů – vlevo dole Funkce – Rodinní příslušníci – doplnění rodinného příslušníka u matek na MD/RD má vliv na správné vyplnění ELDP

A – neplacené hodiny – studijní volno

• mzdové složky:

811 Neplacené hodiny – studijní volno (pracovní dny)
99 Zameškané pracovní dny

B – neplacené hodiny – veřejné funkce

• mzdové složky:

812 Neplacené hodiny – veřejné funkce (pracovní dny)
99 Zameškané pracovní dny

C – neplacené hodiny – ostatní

• mzdové složky:

819 Neplacené hodiny – ostatní (pracovní dny)
99 Zameškané pracovní dny

D – neomluvená nepřítomnost v práci

• mzdové složky:

821 Neomluvená nepřítomnost v práci (pracovní dny)

E – vyšetřovací vazba

• mzdové složky:

831 Vyšetřovací vazba (kalendářní dny)

F – výkon trestu

• mzdové složky:

841 Výkon trestu (kalendářní dny)

G – omluvené chybějící hodiny

• mzdové složky:

881 Omluvené chybějící hodiny (pracovní dny)

H – vojenské cvičení

• pro zaměstnance, kteří jsou v aktivní záloze a přišel povolávací rozkaz
• mzdové složky:

545 Vojenské cvičení

I – dovolená

• pro zadávání dovolené oknem datumů je nejprve nutné toto zaškrtnout ve funkci MZDY 2-7-1 Základní parametrický soubor – karta Dovolená – údaj Zadávání dovolené oknem datumů

• v případě, že nechcete zadávat dovolenou oknem datumů, odškrtněte check box ve funkci 2-7-1 a zadávejte dovolenou pouze mzdovou složkou 
• dovolenou do budoucna můžete zadávat pouze v případě, kdy máte možnost zadávat dovolenou s datumy
• POZNÁMKA:
  • v případě, že používáte kalendáře kvůli nepravidelné době, doporučujeme zadávat dovolenou oknem datumů
• mzdové složky:

510 Dovolená minulého roku
511 Řádná dovolená
513 Nevybraná dovolená k proplacení

K – placené studijní volno

• mzdové složky:

534 Náhrady mzdy za školení (pracovní dny)

L – školící činnost

• mzdové složky:

533 Náhrady mzdy za sportovní reprezentaci (pracovní dny)

M – důležité osobní překážky

• mzdové složky:

551 Důležité osobní překážky (pracovní dny)

O – neplacené – volno vyloučené doby

• mzdové složky:

810 Neplacené volno – vyloučená doba (pracovní dny)
99 Zameškané pracovní dny

T – vyrovnávací příspěvek v mateřství

• mzdové složky:

721 Vyrovnávací příspěvek (kalendářní dny)

V – vojenská služba

• historický údaj: zaměstnanci na vojně či v civilní službě
• mzdové složky:

851 Vojenská služba (kalendářní dny)
99 Zameškané pracovní dny

W – nemoc od předchozího zaměstnavatele

• mzdové složky:

960 Nemoc z předchozího zaměstnání

Z – rušení

• pokud je potřeba zrušit již dříve zadanou nepřítomnost, použijeme Z (rušení) a je potřeba uvést stejné datumy, jaké byly v posledním měsíci dané rušené nepřítomnosti (otevřeme si tlačítko historie)
• např. v historii jsme zadali nepřítomnost č. 9 a neměla být zadána: zruším tuto nepřítomnost pomocí zadání Druh č. Z – opíšu datumy, které byly vyplněné u druhu nepřítomnosti č. 9 a vždy kontroluji Simulaci II. v časovém fondu

 

OPRAVY NEPŘÍTOMNOSTÍ

OPRAVA V AKTUÁLNÍM MĚSÍCI

• opravíme datumy dle skutečnosti, nezapomeňte přepočítat daného zaměstnance a VŽDY kontrolujte SIMULACI VÝPOČTU 

OPRAVA DO MINULOSTI (tedy již zavřeného měsíce)

• POZOR! VŽDY je nutno posuzovat každý případ SAMOSTATNĚ a opravy NELZE PAUŠALIZOVAT na všechny opravy
• pokud se chystáte opravovat nepřítomnost poprvé či si nejste jistí nebo si chcete jen ověřit správnost opravy, napište či zavolejte nám na hotline a rádi vám s opravou pomůžeme
• opravy nepřítomností mají vliv např. na vyloučené doby, ELDP apod., proto je potřeba opravy provádět korektně a netestovat, zdali se oprava povede či nikoliv
• vždy je nutné zkontrolovat SIMULACI výpočtu a pokud provedete opravu v časovém fondu, již časový fond negenerujte

Příklady nejběžnějších oprav

Zjistíme, že PN byla ukončena k poslednímu dni předchozího měsíce, už jsme v měsíci novém.
Původní PN: nemoc od 15.10., dosud neukončená (jsme v listopadu)
Přišlo ukončení PN, ale až po přechodu do listopadu: nemoc ukončena tedy zpětně k 31.10.

• zadání do ČF: otevřete zadanou nepřítomnost přes tlačítko Upravit a dopište LIKV. DO a SCHOPEN OD dle reality, v případě ale, že byla nemoc v říjnu proplacena do 31.10., zůstane LIKV.DO prázdné (k proplacení již došlo)

Druh	NESCHOPEN OD	LIKV. OD	SCHOPEN OD	LIKV. DO
1	15.10.	15.10.	1.11.	(31.10.)

•  vždy zkontrolujte v Simulaci

Došlo ke změně druhu nepřítomnosti již zavřené nemoci.  PN z října, jsme v otevřeném listopadu.
Původní PN: karanténa od 15.10. do 20.10.
Přišla oprava původní PN: nemoc od 15.10. do 20.10.

• zadání do ČF: původní nemoc přepíšete karanténou a to tím způsobem, že nemoc ukončíte a karanténu zadáte přes Nový – opíšete do nového zadání stejné datumy, stejné číslo PN, ale pouze opravíte druh

Zadání	Nepřítomnost	NESCHOPEN OD	LIKV. OD	SCHOPEN OD	LIKV. DO
Původní	6	15.10.	15.10.	21.10.	20.10.
Nový	1	15.10.	15.10.	21.10.	20.10.

•  vždy zkontrolujte v Simulaci
• program automaticky změní původní druh na nový

Došlo ke změně druhu nepřítomnosti a nepřítomnost ještě nebyla ukončena. PN z října, jsme v otevřeném listopadu.
Původní PN: nemoc od 15.10., trvání 10.11., dosud neukončena
Přišla oprava původní PN: karanténa od 15.10. a dosud neukončená
Přišlo ukončení původní PN: 15.10.-15.11.

• zadání do ČF: původní nemoc ukončete a opravte novým řádkem, nutno zapsat i stejné číslo neschopenky; první zadání bude s neukončenou PN, až dojde ukončení, opraví se datumy dle reality –  jak ukazuje řádek 3 nazvaný Zadání ukončení

Zadání	Nepřítomnost	NESCHOPEN OD	LIKV. OD	SCHOPEN OD	LIKV. DO
Původní	1	15.10.	15.10.	11.11.	10.11.
Nový	6	15.10.	15.10.		10.11.
Zadání ukončení	6	15.10.	15.10.	16.11.	15.11.

•  vždy zkontrolujte v Simulaci
• program automaticky změní původní druh na nový

Došlo ke změně ukončení PN o 2 dny dříve, PN ještě nebyla ukončena. Nemoc z října, jsme v otevřeném listopadu
Původní PN: nemoc od 15.10., dosud neukončeno, likvidováno (proplaceno) do 31.10.
Přišla oprava původní PN: nemoc od 15.10., ukončena 28.10.

• zadání do ČF: původní nemoc ukončíte – následující den po likvidaci (je to nejjednodušší) a uložíte. Pokud jste v říjnu likvidovali, jako že likvidovalo se k 31.10., v listopadu necháte LIKV.DO prázdné. Otevřete Nový a zrušíte původní nemoc zadáním Druh písmenem Z. Uložíte, odejdete z programu. Tím to celé řádně zapíšete do programu. Otevřete znovu zaměstnancův časový fond a zadáte nový řádek s daty dle toho, jak má PN vypadat – jak ukazuje třetí řádek s Druhem 1

Zadání	Nepřítomnost	NESCHOPEN OD	LIKV. OD	SCHOPEN OD	LIKV. DO
Původní v říjnu, už jsme v listopadu	1	15.10.	15.10.	1.11.
Nový	Z	15.10.	15.10.	1.11.	31.10.
Nový	1	15.10.	15.10.	29.10.	28.10.

• vždy zkontrolujte v Simulaci