Okno datumů – nepřítomnosti zadávané s datumy (Mzdy 2-3-1)

Nepřítomnost můžete zadat:

Nepřítomnost do budoucího období zadáváte proto, že pro vygenerování NEMPRI musí být nepřítomnost v časovém fondu už evidovaná. V aktuálně otevřeném období se pro ni nevygenerují žádné mzdové složky a neobjeví se v běžných sestavách. Výjimkou je sestava „LZ999 Položky ČF zadané datumy“ (Mzdy 3-11). Mzdové složky se vygenerují až v měsíci skutečného čerpání.

Význam datumů

Upozorňujeme, že číslování řádků v „Okně datumů“ musí vždy navazovat. Pokud řádek zrušíte, uložte časový fond tlačítkem „OK“ (tím se zavře), znovu ho otevřete a teprve potom zadejte nový řádek. Nestačí použít tlačítko „Použít“.

Na obrázku je chybný postup: řádek č. 2 byl smazán, časový fond nebyl uložen a rovnou byl zadán nový řádek. Nepřítomnosti na sebe proto číselně nenavazují.

Pokud v průběhu otevřeného období změníte kalendář a nepřítomnost už je zadaná, je nutné ji v „Okně datumů“ přegenerovat:

1. Otevřete řádek s nepřítomností tlačítkem „Upravit“.
2. Vlevo dole stiskněte „Generovat mzdové složky a povolit korekci“.
3. Nepřítomnost se přegeneruje podle nového kalendáře.

Na případnou chybu vás upozorní i Mzdy 2-3-4 „Kontrola časového fondu“ při výběru první možnosti kontroly.

1. Otevřete časový fond zaměstnance.
2. V „Okně datumů“ stiskněte „Nový“.
3. V poli „Druh“ vyberte nebo napište druh nepřítomnosti.
4. Pokud je nepřítomnost ve funkci „Přehled e-neschopenek“ (Mzdy 2-3-11), zobrazí se tlačítko „E-neschopenky“. Klikněte na něj, označte poslední řádek a zvolte „Převzít“. Nepřítomnosti vložené do e-Dávek převezměte ve funkci Mzdy 2-3-12.
   
5. Doplňte datumy „Neschopen OD“, „Schopen OD“ a „Likv. DO“.
6. Pokud potřebujete upravit první nebo poslední den o odpracované hodiny, stiskněte „Generovat mzdové složky a povolit korekci“. Program zobrazí vygenerované mzdové složky a v prvním řádku buňku, ve které ponížíte počet hodin o skutečně odpracované hodiny.
7. Uložte tlačítkem „OK“.

Odpracoval část směny

1. Stiskněte „Generovat mzdové složky a povolit korekci“.
2. V prvním řádku vygenerovaných mzdových složek se zobrazí upravitelná buňka. Ponižte ji o odpracované hodiny.
3. Uložte tlačítkem „OK“.

Upozorňujeme, že tuto nepřítomnost už znovu nepřegenerovávejte, korekce hodin by se zrušila.

Odpracoval celou směnu

1. Zadejte nemoc jako obvykle, ale se začátkem až následující den.
2. Stiskněte „Generovat mzdové složky a povolit korekci“.
3. Označte údaj „Celá směna“. Díky tomu se směna správně propíše do přílohy k žádosti o dávku (NEMPRI).

CSV souborem nelze nahrávat všechny druhy nepřítomností. Například u nemocí, úrazů a OČR by se nepřenesla čísla neschopenek. Tento způsob je vhodný hlavně pro dovolenou, neplacené volno nebo neomluvenou absenci.

Soubor má přesně dané sloupce a hodnoty, které je nutné dodržet:

Nahrávací příznak L4907

Slouží k rozlišení jednotlivých dávek importu. Pokud nahráváte do časového fondu více tabulek, použijte pro každou jiný příznak.

• Stejný příznak jako u dříve nahraného souboru – data se přepíší (nahradí se původně nahraný soubor).
• Bez příznaku a opakované nahrání – data se zdvojí.
• Nepoužívejte znaky D, E, F, G, P, V, W, X, Z – jsou vyhrazené systémem.

Pokud jste soubor bez příznaku nahráli dvakrát a potřebujete mzdovou složku smazat, použijte funkci Mzdy 2-3-2 „Hromadné změny“, akce „Rušení“. Více k údaji L4907 najdete v FAQ k příznaku L4907.

Tyto nepřítomnosti se zadávají přes funkci Mzdy 2-3-11 „Přehled e-neschopenek“. Nepracovní úraz je z pohledu sociální pojišťovny nemoc. Do časového fondu je převezmete tlačítkem „Generovat složky“ (jednu nebo více neschopenek najednou).

Ručně: v „Okně datumů“ zvolte „Nový“, stiskněte „E-neschopenky“, přijměte záznamy (stačí označit poslední řádek) tlačítkem „OK“ a vše uložte opět tlačítkem „OK“.

Pokud zaměstnanec první den nemoci odpracoval část směny, stiskněte „Generovat mzdové složky a povolit korekci“ a v prvním žlutém (oranžovém) poli ponižte hodnotu o odpracované hodiny.

Upozorňujeme, že při aktualizaci nepřítomnosti se korekce hodin zruší. Po každé aktualizaci proto dříve provedené korekce zkontrolujte a případně zadejte znovu.

Pokud zaměstnanec odpracoval celou směnu a PN mu byla vystavena až večer, zadejte PN od následujícího dne a v pravé dolní části okna označte „Celá směna“. Správná informace se pak propíše i do přílohy k žádosti o dávku.

U pracovního úrazu je potřeba se zaměstnancem vyplnit „Záznam o úrazu“. Slouží pro potřeby firmy i pro příslušné úřady v případě pracovní neschopnosti.

Více v návodech Přehled e-neschopenek a Nastavení stahování e-neschopenek.

Od ledna 2025 se otcovská poporodní péče (OPP), ošetřovné (OŠE), dlouhodobé ošetřovné (DLO), peněžitá pomoc v mateřství (PPM) a vyrovnávací příspěvek v mateřství (VPTM) přebírají pouze přes funkci Mzdy 2-3-12 „Přehled žádostí o dávku“. Více v návodu Přehled žádostí o dávku.

Pokud je OČR přerušované (např. opakovaná péče o nemocné dítě, školní nebo dlouhodobé OČR), zadává se každé nové období jako nové OČR.

Příklad: OČR je vystavené od 1. 12. do 10. 12., zaměstnanec ale pracoval 3. 12. a 6. 12. V „Okně datumů“ ho zapíšete takto:

Od ledna 2025 se OPP, OŠE, DLO, PPM a VPTM přebírají pouze přes funkci Mzdy 2-3-12 „Přehled žádostí o dávku“. Více v návodu Přehled žádostí o dávku.

• Narozené dítě je nutné doplnit do „Rodinných příslušníků“ na kartě zaměstnance (Mzdy 2-1-1 nebo Pers 1-1 → vlevo dole „Funkce“ → „Rodinní příslušníci“). Doplnění dítěte u matek na MD/RD má vliv na správné vyplnění ELDP.

Vynětí z evidenčního stavu se po uložení časového fondu s touto nepřítomností automaticky propíše na kartu zaměstnance do údajů:

• L3214 „Druh vynětí z evid. počtu“,
• L3220 „Datum vynětí z evid. stavu“,
• L3226 „Datum návratu do evid. stavu“.

Tyto údaje na kartě zaměstnance zásadně nevyplňujte ručně. Ručně můžete aktualizovat pouze proplácení rodičovského příspěvku – údaje L3250 „Začátek proplácení rodič. příspěvku“ a L3256 „Konec proplácení rodič. příspěvku“.

Poznámka: Výjimkou je návrat do evidenčního stavu v dřívějším termínu – v tom případě se údaj L3214 upravuje ručně. Postup popisuje návod Mateřská dovolená (PPvM) a rodičovská dovolená (RD).

Rodičovskou dovolenou zadáváte v „Okně datumů“ jako nepřítomnost č. 9. Program v měsíci ukončení mateřské dovolené automaticky naváže rodičovskou dovolenou. Navázání zkontrolujete v sestavě Mzdy 3-11 „LZ999 Položky ČF zadané datumy“ (viz „Kontrola v sestavě LZ999“ výše). Seznam zaměstnanců na rodičovské dovolené v daném měsíci vypíše sestava Mzdy 8-12-2 „LZ576 Zaměstnanci na rodičovské dovolené“.

Pokud si zaměstnankyně požádá o čerpání dovolené, smažte v měsíci začátku vygenerovanou rodičovskou dovolenou. Doporučujeme pak časový fond uložit tlačítkem „OK“, znovu ho otevřít a zadat čerpání dovolené. Po skončení dovolené zadejte opět nástup na rodičovskou dovolenou (nepřítomnost č. 9).

Vyplněné děti v „Rodinných příslušnících“ mají vliv na správné vyplnění ELDP.

Vynětí z evidenčního stavu se po uložení časového fondu s touto nepřítomností automaticky propíše na kartu zaměstnance do údajů:

• L3214 „Druh vynětí z evid. počtu“,
• L3220 „Datum vynětí z evid. stavu“,
• L3226 „Datum návratu do evid. stavu“.

Tyto údaje na kartě zaměstnance zásadně nevyplňujte ručně. Ručně můžete aktualizovat pouze proplácení rodičovského příspěvku – údaje L3250 „Začátek proplácení rodič. příspěvku“ a L3256 „Konec proplácení rodič. příspěvku“.

Poznámka: Výjimkou je návrat do evidenčního stavu v dřívějším termínu – v tom případě se údaj L3214 upravuje ručně. Postup popisuje návod Mateřská dovolená (PPvM) a rodičovská dovolená (RD).

Pro neplacené volno použijte nepřítomnost C. Nepřítomnosti A (studijní volno) a B (veřejné funkce) se pro neplacené volno nepoužívají.

Neplacené volno není pro účely důchodového pojištění vyloučenou dobou.

Krácení dovolené nastavíte ve funkci Mzdy 2-7-1 „Základní parametrický soubor“, záložka „Dovolená“, parametr „Počet dnů pro neomluvenou absenci“:

• hodnota 0 – dovolená se nekrátí,
• jiná hodnota než 0 – dovolená se krátí podle zákona, tj. 1 den za 1 směnu neomluvené absence.

Dovolená se krátí v celých směnách. Od roku 2021 se části dnů sčítají. Příklad: zaměstnanec zamešká tři půlky směny z důvodu neomluvené absence → odečte se mu 1 den dovolené. Den dovolené se přepočítá na hodiny podle aktuálního úvazku.

Pokud je zaměstnanec zaměstnán po celý kalendářní rok, dovolená se krátí tak, aby mu zůstaly minimálně dva týdny. Jeden týden dovolené se určí podle průměrného týdenního úvazku: (počet kalendářních dnů × úvazek) / 365.

H – vojenské cvičení zadáte zaměstnancům v aktivní záloze, kteří dostali povolávací rozkaz. Je to vyloučená doba z pohledu nemocenského pojištění. Po zadání do časového fondu je potřeba na kartě zaměstnance ručně zadat vynětí z evidenčního stavu v údajích L3214 „Druh vynětí z evidenčního stavu“, L3220 „Datum vynětí z evidenčního stavu“ a L3226 „Datum návratu do evidenčního stavu“.

V – vojenská služba je historický údaj (zaměstnanci ve vojně či v civilní službě). Je také vyloučenou dobou z pohledu nemocenského pojištění. Vynětí i návrat do evidenčního stavu se do údajů L3214, L3220 a L3226 propíší automaticky.

Způsob zadávání dovolené určuje parametr „Zadávání dovolené oknem datumů“ ve funkci Mzdy 2-7-1 „Základní parametrický soubor“, záložka „Dovolená“.

Pokud používáte kalendáře kvůli nepravidelné pracovní době, doporučujeme zadávat dovolenou „Oknem datumů“. Evidenci dovolené v hodinách popisuje návod Dovolená: Dovolená v hodinách.

Pro osobní překážky zaměstnance podle § 199 zákoníku práce. Lze je zadat s datumy do „Okna datumů“, nebo bez datumů jen mzdovou složkou 551.

Pokud potřebujete zrušit nepřítomnost zadanou v předchozích, už uzavřených měsících, použijte druh Z a zadejte stejné datumy, jaké byly uvedeny v posledním měsíci rušené nepřítomnosti. Původní datumy zjistíte tlačítkem „Historie“.

Příklad: v historii je zadaná nepřítomnost č. 9, která neměla být evidovaná. Zadejte druh Z se stejnými datumy jako u nepřítomnosti č. 9 a výsledek vždy zkontrolujte v „Simulaci II.“ v časovém fondu.

V aktuálním měsíci

Opravte datumy podle skutečnosti. Vždy zkontrolujte „Simulaci výpočtu“ a zaměstnance přepočítejte.

Do minulosti (už uzavřený měsíc)

Ke každé opravě je nutné přistupovat individuálně, opravy nelze paušalizovat. Opravy nepřítomností mají vliv např. na vyloučené doby a ELDP, proto je potřeba je provádět správně. Pokud opravu děláte poprvé nebo si nejste jistí, zavolejte na naši hotline, rádi vám pomůžeme.

Vždy zkontrolujte „Simulaci výpočtu“. Pokud opravu provedete v časovém fondu, časový fond už negenerujte, mohlo by to ovlivnit vygenerované hodiny.

Původní PN: nemoc od 15. 10., dosud neukončená. Ukončení PN přišlo až po přechodu do listopadu – nemoc je ukončena zpětně k 31. 10.

Otevřete nepřítomnost tlačítkem „Upravit“ a doplňte „LIKV. DO“ a „SCHOPEN OD“ podle skutečnosti. Pokud byla nemoc v říjnu už proplacena do 31. 10., nechte „LIKV. DO“ prázdné, protože k proplacení už došlo. Zkontrolujte „Simulaci výpočtu“.

PN z října, otevřený je listopad. Původní PN: karanténa od 15. 10. do 20. 10. Přišla oprava: nemoc od 15. 10. do 20. 10.

Původní karanténu (druh 6) ukončete a nemoc (druh 1) zadejte tlačítkem „Nový“. Do nového záznamu přepište stejné datumy i stejné číslo PN a změňte jen druh nepřítomnosti. Program původní druh automaticky změní na nový. Zkontrolujte „Simulaci výpočtu“.

PN z října, otevřený je listopad. Původní PN: nemoc od 15. 10., trvání 10. 11., dosud neukončená. Přišla oprava: karanténa od 15. 10., dosud neukončená. Později přišlo ukončení: 15. 10. – 15. 11.

Původní nemoc ukončete a opravte novým řádkem se stejným číslem neschopenky. První zadání bude s neukončenou PN. Po doručení ukončení upravte datumy podle skutečnosti (řádek „Zadání ukončení“). Program původní druh automaticky změní na nový. Zkontrolujte „Simulaci výpočtu“.

Nemoc z října, otevřený je listopad. Původní PN: nemoc od 15. 10., dosud neukončená, likvidovaná (proplacená) do 31. 10. Přišla oprava: nemoc od 15. 10., ukončena 28. 10.

1. Původní nemoc ukončete následující den po likvidaci a uložte. Pokud byla likvidace k 31. 10., nechte v listopadu „LIKV. DO“ prázdné.
2. Stiskněte „Nový“ a původní nemoc zrušte druhem nepřítomnosti Z.
3. Uložte tlačítkem „OK“, aby se časový fond zavřel a změna se správně zapsala.
4. Znovu otevřete časový fond a zadejte nový řádek s datumy podle skutečného průběhu PN (třetí řádek s druhem 1).
5. Zkontrolujte „Simulaci výpočtu“.

Vyloučené doby pro nemoc, tedy pro NEMPRI, zkontrolujete a případně opravíte ve funkci Mzdy 2-8-1 „Nástup, výstup, průměr pro nemoc“. Vyhledejte zaměstnance, otevře se tabulka:

Označte měsíc a tlačítkem „Oprava“ přejděte na další kartu, kde jsou „Kalendářní dny“ a „Vyloučené doby“.

Upozorňujeme, že jde o ruční zásahy uživatele a program je sám do původních hodnot nevrátí. S opravou buďte opatrní.

Tato funkce neřeší vyloučené doby pro ELDP. Ty se opravují přímo ve vytvořeném ELDP, jako podklad slouží sestava LZ349Y z funkce Mzdy 10-3 „Příjmy pro důchod“ a Mzdy 10-2 „Mzdový list“.

Více v návodu Opravy: Vyloučené doby pro nemoc (NEMPRI).