Aktualizace časového fondu (Mzdy 2-3-1, 2-3-2, 2-3-3, 2-3-10)

Aktualizace časového fondu slouží k doplnění a úpravě údajů v časovém fondu zaměstnanců – odpracované doby, nepřítomností, mzdových složek a dalších údajů potřebných pro správné zpracování mezd. Údaje můžete zapsat několika způsoby podle rozsahu a způsobu zpracování:

Způsob	Funkce	Kdy se hodí
1. Po jednotlivých zaměstnancích	Mzdy 2-3-1 „Doplnění nebo oprava věty“	zápis a kontrola u konkrétního zaměstnance
2. Hromadné změny jedné mzdové složky	Mzdy 2-3-2 „Hromadné změny“	doplnění, oprava nebo smazání jedné mzdové složky u více zaměstnanců
3. Nahrání z externího souboru	Mzdy 2-3-3 „Přihrání nových položek ze souboru“	hromadný import mzdových složek ze souboru CSV (např. docházka)
4. Mzdové složky s časovou platností	Mzdy 2-3-10 „Mzdové složky s časovou platností“	opakující se mzdové složky na určité období
5. Pracovní seznam	„Pracovní seznam“ → „Aktualizace“ → „Časový fond“	aktualizace více zaměstnanců v jednom okně

Základní nastavení

Před samotnou aktualizací časového fondu je vhodné zkontrolovat tato nastavení:

Nastavení mzdových složek (Mzdy 2-4-1 a 2-4-2). (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Funkce	Co nastavit
Mzdy 2-4-1	Otevřete a případně přejmenujte používané mzdové složky.
Mzdy 2-4-2	Nastavte parametry mzdových složek, např. dolní a horní mez, započitatelnost nebo kontaci MD/D pro účetnictví.

Horní a dolní mez slouží ke kontrole zadávaných hodnot. Pokud má mzdová složka nastavenou horní mez 5 000 Kč a do časového fondu zadáte 6 000 Kč, program zobrazí upozornění na překročení meze. Jde jen o upozornění, zadání neblokuje.

Zadávání dovolené s datumy nebo bez datumů (Mzdy 2-7-1). (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Ve funkci Mzdy 2-7-1, záložka „Dovolená“, nastavte parametr „Zadávání dovolené oknem datumů“ podle požadovaného způsobu evidence:

Parametr	Jak se dovolená eviduje
označený	V časovém fondu s datem od – do. Datum se zobrazí i na výplatní pásce. Doporučujeme zejména při směnném režimu.
neoznačený	Jen počtem hodin nebo dnů, bez konkrétního období.

Parametr ovlivňuje také dodatkovou a bonusovou dovolenou zadávanou v údaji L3335 „Nárok na dodatkovou dovolenou“. Více v návodu Okno datumů – nepřítomnosti zadávané s datumy.

Generování odpracované doby a svátků pro THZ (Mzdy 2-7-1). (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Ve funkci Mzdy 2-7-1, záložka „Časový fond“, nastavte dva parametry:

„Dogenerování zbývajícího časového fondu“

Parametr	Kdy použít
označený	Importujete docházkový soubor s kompletní docházkou včetně odpracované doby.
neoznačený	Importujete docházkový soubor jen s negativní docházkou a dalšími složkami ovlivňujícími odpracovanou dobu. Odpracovaný fond pak můžete hromadně vygenerovat ve funkci Mzdy 2-3-4 – viz návod Kontrola časového fondu.

„Generování svátků pro THZ“ – výběrem nastavíte, jak se u zaměstnanců s měsíční mzdou nebo platem generuje náhrada za svátek:

Volba	Výsledek
„Společně s měsíční mzdou/platem“	Svátek se považuje za odpracovaný den. Mzda nebo plat se kvůli svátku nerozděluje na mzdu a náhradu.
„Odděleně poměrnou částí měsíční mzdy/platu“	Náhrada za svátek se vypočítá poměrnou částí měsíční mzdy nebo platu a ve výplatě je oddělená od základní mzdy.
„Odděleně ve výši průměrného výdělku“	Náhrada za svátek se vypočítá průměrným výdělkem pro pracovněprávní účely a ve výplatě je oddělená od základní mzdy.

1. Aktualizace po jednotlivých zaměstnancích

Funkce Mzdy 2-3-1 „Doplnění nebo oprava věty“ otevře časový fond vybraného zaměstnance.

Vzor otevřeného časového fondu. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Pole a tlačítka v časovém fondu. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Pole / tlačítko	Význam
„Středisko“	Ve výchozím stavu středisko, na kterém je zaměstnanec zařazen. Číslo můžete změnit, např. když zaměstnanec část období odpracoval na jiném středisku. Po zadání jiného střediska se automaticky otevře pracovní věta zaměstnance.
„Údaj“	Ruční zadání mzdové složky. Pokud číslo neznáte, použijte tlačítko „Číselník“.
„Hod / Kč“	Hodnota mzdové složky v korunách nebo hodinách podle typu složky (např. 3111 měsíční odměna v Kč, 8111 v hodinách).
„Dny“	Hodnota mzdové složky ve dnech. Např. u složky 551 „Překážky na straně zaměstnance“ zadáte počet hodin i dnů.
„Číselník“	Otevře seznam mzdových složek.
„Maska údajů“	Nastaví aktivní pole v tabulce. Pokud např. nepoužíváte zakázky nebo neměníte kategorie, můžete tato pole vypnout.
„Zruš. řádku“	Smaže označený řádek zadaný omylem nebo už neplatný. Stejně funguje klávesa Delete.
„Čas. platnost“	Určí období u údajů počítaných z průměru – po zadání a potvrzení údaje vyberte měsíc a rok, ze kterého se má průměr použít. Slouží také pro opravy JMHZ do minulých období: určíte měsíc, pro který se vygeneruje opravný formulář JMHZ.

„Okno datumů“ – nepřítomnosti s datumy. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Spodní tabulka slouží k evidenci nepřítomností zadávaných datumem od – do. Klikněte na tlačítko „Nový“, vyberte druh nepřítomnosti a doplňte datumy:

Datum	Co zadat
NESCHOPEN OD	datum začátku nepřítomnosti
LIKV. OD	vyplní program automaticky, mění se jen při opravách
LIKV. DO	datum ukončení nepřítomnosti
SCHOPEN OD	datum po ukončení nepřítomnosti

Do „Okna datumů“ se generují také nepřítomnosti z funkcí Mzdy 2-3-11 „Přehled e-neschopenek“ a Mzdy 2-3-12 „Přehled žádostí o dávku“. Podrobně popisuje „Okno datumů“ návod Okno datumů – nepřítomnosti zadávané s datumy.

2. Hromadné změny jedné mzdové složky

Funkce Mzdy 2-3-2 „Hromadné změny“ slouží k hromadnému doplnění, opravě nebo smazání konkrétní mzdové složky – např. doplníte vybranou složku zaměstnancům podle jmenného seznamu, opravíte už zadanou hodnotu nebo odstraníte chybně zadané položky.

Pokud máte např. seznam prémií ručně vyplněný, vytištěný nebo v jiném formátu než Excel, nemusíte otevírat časový fond jednotlivých zaměstnanců – prémie zadáte přímo do jmenného seznamu.

Okno „Hromadné změny v časovém fondu“. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Pole	Význam
„Uživatelské číslo“	Mzdová složka – zadejte ji ručně nebo vyberte z nabídky.
„Druh třídění“	Způsob setřídění následující tabulky. Třídit lze i přímo v tabulce, volbu proto není nutné vyplňovat.
„Druh změny“	Způsob práce se zadanou mzdovou složkou (viz další tabulka).

Druh změny	Co udělá
Přírůstek	Zadaná hodnota (Kč nebo hodiny) se přičte k už existující hodnotě.
Rušení	Smaže celou mzdovou složku. V dalším okně vyberte záznamy a potvrďte tlačítkem „OK“.
Oprava	Otevře jen zaměstnance, kteří už danou mzdovou složku mají zadanou – ke kontrole a úpravě.
Oprava s přihráním	Otevře seznam zaměstnanců a umožní doplnit hodnoty vybrané mzdové složky.

Okno „Hromadné změny mzdové složky XXXX“. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Tlačítko	Co udělá
„Opis“	Vytvoří kopii zadaných údajů – sestavu LZ0241P „Opis mzdové složky“ v Tiskových zprávách.
„Kontrola“	Zkontroluje zadané hodnoty vůči horním a dolním mezím z číselníku mzdových složek.
„Maska“	Aktivuje nebo deaktivuje vybraná pole pro zadávání (např. „Dny“).

Tip: Do sloupce „Hod / Kč“ zadejte hodnotu a potvrďte klávesou Enter – kurzor se přesune na další řádek. Klávesou TAB přecházíte mezi poli; pokud je sloupec „Dny“ vypnutý, přesune TAB kurzor rovnou na další řádek. Stejnou hodnotu do více řádků zkopírujete zkratkami CTRL + C a CTRL + V.

3. Nahrání z externího souboru

Funkce Mzdy 2-3-3 „Přihrání nových položek ze souboru“ slouží k hromadnému nahrání mzdových složek do časového fondu aktuálního měsíce. Soubor musí být ve formátu CSV oddělený středníkem a musí obsahovat povinnou hlavičku s přesnými názvy sloupců.

Upozornění: Pokud budete stejný soubor nahrávat opakovaně, použijte nahrávací příznak L4907. Bez něj se data při opětovném nahrání zdvojí.

Vytvoření, uložení a nahrání souboru. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Krok	Co udělat
Tvorba souboru	Použijte MS Excel. Sloupce musí odpovídat typu importu a mít přesné názvy. Název souboru je libovolný.
Formát buněk	Nastavte sloupce na formát „Obecný“ a odstraňte oddělovače tisíců – jinak se např. 10 000 naimportuje jako 100000 (sto tisíc).
Uložení	Uložte jako CSV oddělený středníkem.
Chyby v diakritice	Otevřete uložený CSV soubor v Poznámkovém bloku, nastavte kódování ANSI a znovu uložte jako CSV.
Nahrání	Ve funkci Mzdy 2-3-3 klikněte na tři tečky, vyberte uložený soubor a potvrďte tlačítkem „OK“.

Struktura souboru. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Sloupec	Význam	Povinnost
POD	číslo knihovny	jen při výběru z více knihoven
L0001	osobní číslo zaměstnance	povinný
L0004	číslo pracovního poměru	jen u zaměstnanců s více aktivními poměry
JMENO (nebo L3001)	jméno zaměstnance – usnadňuje orientaci	nepovinný
OBD	období ve tvaru MMRRRR	povinný
L4901	číslo mzdové složky	povinný
L4902	hodnota mzdové složky v Kč nebo hodinách podle typu složky	povinný
L4903	počet dnů	podle typu mzdové složky
L4713	datum začátku nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR	podle typu mzdové složky
L4714	datum konce nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR	podle typu mzdové složky
L4907	nahrávací příznak (viz níže)	nepovinný
L0002	pracovní středisko – neuvedeno nebo 0 = kmenové středisko	nepovinný
L3204	kategorie – neuvedeno = 0	nepovinný
L3210	profese (funkce) – neuvedeno = 0	nepovinný
L4905	zakázka – neuvedeno = mezery	nepovinný

Příklad souboru:

POD	L0001	L0004	JMENO	OBD	L4901	L4902	L4903	L4713	L4714	L4907	L0002	L3204	L3210	L4905
5	100	0	Novák	082026	131	64	8			A	150	41	102600	ZAK26365
5	100	0	Novák	082026	131	80	10			A	220	41	102600	ZAK26871
5	100	0	Novák	082026	511	16	2	060826	080826	A	150	41	102600	ZAK26365
5	100	0	Novák	082026	551	140				A	150	41	102600	ZAK26365
5	100	1	Novák	082026	371	25	5				180	8	102600	ZAK26914
5	100	0	Novák	082026	3111	1000					220	41	102600	ZAK26871

Vzorový importní soubor: Vzor importu do časového fondu (XLSX)

Nahrávací příznak L4907 a mazání nahraných složek. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Nepovinný údaj L4907 slouží k rozlišení jednotlivých nahrávaných dávek.

Situace	Výsledek
použijete stejný příznak jako u dříve nahraného souboru	data se nahradí
příznak nevyplníte a soubor nahrajete znovu	data se v časovém fondu zdvojí

Nepoužívejte znaky D, E, F, G, P, V, W, X, Z – jsou vyhrazené systémem.

Pokud potřebujete smazat celou mzdovou složku (např. po zdvojení), použijte funkci Mzdy 2-3-2 „Hromadné změny“, druh změny „Rušení“. Více o použití L4907 najdete zde.

Více nepřítomností v jednom dni. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Pokud importní soubor obsahuje u jednoho zaměstnance dvě nepřítomnosti ve stejný den, program při importu zkontroluje jejich souběh. Kontrola brání tomu, aby se do časového fondu nahrála neodpracovaná doba delší, než odpovídá délce pracovního dne.

Program proto nahraje jen jednu nepřítomnost. U druhé zobrazí v protokolu o importu informaci o překryvu neodpracovaných dob a do časového fondu ji nepropíše. Záznam zkontrolujte a nepřítomnost doplňte ručně.

Import s časovou platností (OBDPL). (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Stejnou funkcí Mzdy 2-3-3 můžete nahrát mzdové složky i s časovou platností. Používá se např. k nápravě opomenutých mzdových složek z minulého období (třeba příplatku za noční práci), které je potřeba proplatit správným průměrem z minulého období.

Sloupec	Význam	Povinnost
POD	číslo knihovny	jen při výběru z více knihoven
L0001	osobní číslo zaměstnance	povinný
L0004	číslo pracovního poměru	jen u zaměstnanců s více aktivními poměry
JMENO	jméno zaměstnance	nepovinný
OBD	období ve tvaru MMRRRR	povinný
L4901	číslo mzdové složky	povinný
L4902	hodnota mzdové složky v Kč nebo hodinách	povinný
OBDPL	období v minulosti ve tvaru MMRRRR, za které chcete mzdovou složku proplatit	povinný
L4907	nahrávací příznak	nepovinný

Příklad souboru:

POD	L0001	L0004	JMENO	OBD	L4901	L4902	OBDPL	L4907
5	100	0	Novák	012024	8111	10	102023	A
5	100	0	Novák	012024	8121	5	102023	A
5	100	0	Novák	012024	8211	4	102023	A
5	100	0	Novák	012024	8611	6	102023	A

Vzorový importní soubor: Přihrání do časového fondu s časovou platností (CSV)

Přehled všech importů do programu najdete v návodu Importy do programu Nugget.

4. Mzdové složky s časovou platností

Funkce Mzdy 2-3-10 „Mzdové složky s časovou platností“ automaticky generuje mzdové složky v určeném období v budoucnu, takže opakující se složky nemusíte zadávat každý měsíc ručně. Hodí se např. pro osobní ohodnocení, příplatky, pravidelné srážky nebo jiné dočasné nároky, které nechcete zadávat jako stálou složku na kartě zaměstnance.

Upozornění: Složky se začnou do časového fondu generovat až po přechodu do následujícího období. Pokud časovou platnost nastavíte v březnu, generování proběhne až po přechodu do dubna – časovou platnost proto zadávejte vždy o měsíc dříve.

Časovou platnost lze nastavit pro jednoho zaměstnance, skupinu zaměstnanců nebo všechny zaměstnance. U nové položky vyberte mzdovou složku, zadejte hodnotu a určete období platnosti. Volitelně můžete nastavit i konkrétní měsíce, ve kterých se má složka použít, nebo povolit generování i po ukončení pracovního poměru.

Vzor zadaných složek a tlačítka. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Tlačítko / volba	Co udělá
„Zobrazit též historii“	Zobrazí i položky, jejichž platnost už skončila.
„Upravit“	Změní už uloženou položku.
„Nový záznam“	Zadá novou položku.
„Smazat záznam“	Smaže označený řádek.
„Vybrat vše“	Označí všechny řádky – můžete je pak kopírovat (CTRL + C, CTRL + V) nebo dál zpracovat.
„CSV“	Exportuje seznam všech zadaných položek do souboru CSV v pracovním adresáři.

Podrobně popisuje funkci návod Zadání mzdové složky s časovou platností.

5. Aktualizace přes pracovní seznam

V pracovním seznamu můžete aktualizovat jednoho nebo více zaměstnanců současně. Tlačítkem „Aktualizace“ → „Časový fond“ otevřete do jednoho okna více karet zaměstnanců.

Vzor otevřeného pracovního seznamu. (Pro zobrazení podrobností rozklikněte.)

Více v návodu Pracovní seznam.