Aktualizaci časového fondu zaměstnance můžete provést několika způsoby.
Aktualizovat časový fond můžete:
Po jednotlivých zaměstnancích, funkce mzdy 2-3-1
Hromadným zadáním jedné mzdové složky, funkce mzdy 2-3-2
Nahráním údajů externím souborem, funkce mzdy 2-3-3
Zadáním mzdových složek s časovou platností, funkce mzdy 2-3-10
Aktualizace časového fondu za pomocí pracovního seznamu
a také se dozvíte, jak si pomoci při aktualizaci časového fondu Pracovním adresářem
Pro zadávání odpracované doby zaměstnanců můžete vybrat způsob, který bude pro vaši firmu ideální; možnosti:
Zadejte absenci, přesčasové hodiny a další mzdové složky, které neovlivňují hodiny ve fondu. Poté pro všechny zaměstnance hromadně vygenerujte odpracovaný fond pomocí funkce Mzdy 2-3-4 „Kontrola časového fondu„. Vyberte druhou možnost z obrázku („Kontrola časového fondu a generování kódů“).
Různé způsoby zadávání podle typu zaměstnanců:
Pro THP zaměstnance zadejte absenci a případné přesčasové hodiny a další mzdové složky. Poté pro ně hromadně generujte kódy pomocí třetí funkce z obrázku („Kontrola časového fondu a generování kódů pro zaměstnance s měsíční mzdou/platem“).
Pro dělníky nahrávejte kompletní docházku včetně odpracované doby pomocí externího souboru. Pro ně tedy nic generovat nebudete.
Individuální zadávání pro jednotlivé zaměstnance: Zadejte absenci, přesčasové hodiny a další mzdové složky individuálně pro jednoho zaměstnance. Poté v časovém fondu klikněte na tlačítko pro aktualizaci.
Kompletní docházka bez generování: Nahrajte kompletní docházku včetně odpracované doby. Generování nebude potřebné ani žádoucí. Vypněte generování časového fondu ve funkci Mzdy 2-7-1 „Základní parametrický soubor“. Pokud je zaškrtnutý check box u údaje „Dogenerování zbývajícího časového fondu“, odškrtněte ho.
Nyní se podíváme blíže, jak aktualizovat časový fond:
1. Aktualizace časového fondu po jednotlivých zaměstnancích
Pokud potřebujete upravit/doplnit/změnit/smazat nějakou mzdovou složku do výplaty konkrétního zaměstnance, aktualizaci časového fondu provedete ve funkci Mzdy 2-3-1 Doplnění a oprava věty
Vysvětlení tlačítek v časovém fondu:
STŘEDISKO
defaultně je zadáno středisko, na kterém je zaměstnanec přijat, ale je možnost číslo střediska změnit (např. na jiném středisku zaměstnanec odpracoval 2 dny, potřebujete tuto změnu evidovat, zadáte tedy řádek s jiným než defaultním číslem střediska)
v případě zapsání jiného střediska do časového fondu, se automaticky otevře pracovní věta zaměstnance (pro zobrazení pracovních vět v pracovním seznamu si upravte záložku Podokna v Nastavení, které najdete v Dalších funkcích, bližší článek k nastavení najdete zde)
ÚDAJ
pro zadání mzdové složky ručním zápisem
pokud nevíte číslo mzdové složky, klikněte na tlačítko ČÍSELNÍK a vyberte potřebnou mzdovou složku
HOD / KČ
pro zadání hodnoty mzdové složky: koruny či hodiny dle typu mzdové složky
např. pro zadání MS 3111 – měsíční odměna zadáte Kč a pro zadání MS 8111 zadáte hodiny
DNY
pro zadání hodnoty mzdové složky ve dnech
např. 511 dovolená, která nebude zadávána oknem datum (výběr proveden ve funkci 2-7-1) zadáte 1 den (a program dopočítá dle úvazku zaměstnance počet hodin) nebo zadáte jak počet hodin, tak i počet dní
ČÍSELNÍK
pro zobrazení seznamu mzdových složek
MASKA ÚDAJŮ
pro výběr aktivních polí v tabulce
např. pokud nezadáváte Zakázky či neměníte kategorie, tyto údaje v masce údajů zaškrtnete a nebudete mít údaje v tabulce aktivní pro zadávání
ZRUŠ. ŘÁDKU
zadali jste něco, co jste nechtěli/neměli či už není pravda, protože se něco změnilo? Označte řádek a klikněte na zrušení řádku a tím ho smažete
můžete použít také tlačítko na vaší klávesnici Delete
ČASOVÁ PLATNOST
pokud zadáváte údaj počítaný z průměru a potřebujete určit, ze kterého měsíce se průměr má vzít, zadejte údaj (potvrďte zadaný údaj), klikněte na tlačítko Čas. platnost a určete správný měsíc a rok
OKNO DATUMŮ
spodní tabulka
pro zadávání do okna datumů klikněte vpravo vedle spodní tabulky na tlačítko Nový
vyberete Druh nepřítomnosti v otevíracím menu a zadejte datumy:
Neschopen OD – datum, kdy začíná nepřítomnost LIKV.OD – v aktuálním měsíci neměníte, program zadá sám (měníte pouze v případě oprav) SCHOPEN OD – zadává se datum ihned po ukončení LIKV.DO LIKV. DO – datum, kdy byla ukončena nepřítomnost
pro zadávání do okna datumů jsme pro vás připravili samostatný návod zde.
Pro kontrolu časového fondu použijte funkci Mzdy 2-3-4 Kontrola časového fondu a bližší informace najdete zde.
2. Aktualizace časového fondu zadáním hromadně jedné mzdové složky
Pokud máte např. dokument s prémiemi, který je ručně vyplněný, vytištěný nebo v jiném formátu než Excelu, můžete si zadávání těchto prémií usnadnit. Nemusíte otevírat záznamy jednotlivých zaměstnanců, ale můžete zadat prémie přímo v jmenném seznamu zaměstnanců.
Výhody hromadného zadávání:
Můžete si tabulku seřadit podle potřeby.
Ihned vidíte součtový řádek, což zjednodušuje kontrolu.
hromadné zadávání provedete ve funkci Mzdy 2-3-2 Hromadné změny
Vysvětlení tlačítek v hromadných změnách:
UŽIVATELSKÉ ČÍSLO
zadejte mzdovou složku, či ho vyberte v otevíracím menu
DRUH TŘÍDĚNÍ
podle výběru se vám setřídí následující tabulka, můžete však třídit i v samotné tabulce, proto když zde nic nezadáte, nic se nestane
DRUH ZMĚNY
Přírůstek – Zadaná hodnota (Kč či hodiny) se přidá k již existujícím hodnotám. Rušení – Pokud potřebujete smazat celou mzdovou složku, označte „Rušení“. V dalším okně vyberte vše a klikněte na tlačítko OK, čímž se údaje smažou. Příklad: Nahrajete mzdovou složku, ale nadřízený vám poskytne upravenou verzi. Nejjednodušší je smazat původní hodnoty a zadat/nahrát je znovu, než opravovat každou položku zvlášť. Oprava – Pokud chcete zkontrolovat a případně upravit dříve zadané údaje, vyberte tuto možnost. Otevřou se vám pouze záznamy zaměstnanců, kteří mají danou mzdovou složku zadanou. Oprava s přihráním – Zvolte tuto možnost, pokud chcete otevřít jmenný seznam zaměstnanců a zadat hodnoty vybrané mzdové složky.
Vysvětlení tlačítek:
Opis – Zadejte potřebné údaje a klikněte na tlačítko „Opis“ pro vytvoření kopie zadaných údajů. V sekci Tisk (Zprávy) najdete sestavu s názvem LZ0241P Opis mzdové složky. Kontrola – Kliknutím na tlačítko „Kontrola“ se provede ověření, zda zadané hodnoty odpovídají horním a dolním mezím uvedeným v číselníku mzdových složek. Maska – Pokud chcete aktivovat nebo deaktivovat konkrétní pole pro zadávání (např. pole Dny), klikněte na tlačítko „Maska“ a zaškrtněte příslušné pole, aby se zneaktivnilo.
Poznámka:
Do sloupce „Hod/Kč“ můžete zapsat hodnotu a stisknout Enter, čímž se dostanete na další řádek. Stejně tak můžete použít klávesu TAB pro přesun do dalšího okna. Pokud je sloupec „Dny“ deaktivovaný, klávesa TAB vás automaticky přesune na další řádek.
Pokud potřebujete zadat stejnou hodnotu do všech řádků, můžete první hodnotu zkopírovat, označit ostatní řádky a vložit hodnotu do všech označených řádků (fungují klávesové zkratky CTRL + C a CTRL + V).
Pro kontrolu časového fondu použijte funkci Mzdy 2-3-4 Kontrola časového fondu a bližší informace najdete zde.
3. Aktualizace časového fondu nahráním z externího souboru
Máte několik tabulek se mzdovými složkami, které potřebujete zadat k zaměstnancům? Nechcete to dělat ručně pro každého zaměstnance ani přes jmenný seznam v hromadných změnách? Žádný problém. Stačí tabulku upravit podle níže uvedených pokynů a nahrát ji pomocí funkce Mzdy 2-3-3 „Přihrání nových položek ze souboru“.
Vytvoření nahrávacího souboru:
Tabulka pro nahrání do programu musí mít jasně definované sloupce a hodnoty.
Soubor bude obsahovat následující sloupce:
POD
L0001
L0004
JMENO
OBD
L4901
L4902
L4903
L4713
L4714
L4907
číslo knihovny
os. č.
druh prac. pom.
jméno zam-ce, nepovinný údaj
období ve tvaru MMRRRR
mzdová složka
hod. / Kč
dny
datum od DDMMRR
datum do DDMMRR
nahrávací příznak
POD – Číslo knihovny:
Pokud používáte pouze jednu knihovnu, tento údaj není povinný.
Pokud vybíráte z několika knihoven, je tento údaj povinný.
L0001 – Osobní číslo zaměstnance.
L0004 – Druh pracovního poměru:
Povinné, pokud má zaměstnanec několik pracovních poměrů pod jedním osobním číslem.
Pokud není zadán údaj L0004 a existuje několik aktivních pracovních poměrů, program automaticky nahraje údaje na první pracovní poměr (tj. 0). Tento údaj musí být vyplněn v každém řádku.
JMENO – Nebo název L3001:
Tento údaj není povinný, ale mzdové účetní si jej ponechávají pro lepší orientaci.
OBD – Období:
Formát: MMRRRR (pozor, jiný formát data se používá v údajích L4713 a L4714).
L4901 – Mzdová složka:
Číslo mzdové složky.
L4902 – Hodnota mzdové složky:
Koruny či hodiny podle typu mzdové složky.
L4903 – Dny:
Hodnota ve dnech dané mzdové složky.
L4713 – Datum OD:
Datum začátku nepřítomnosti ve formátu DDMMRR.
L4714 – Datum DO:
Datum konce nepřítomnosti ve formátu DDMMRR.
L4907 – Nahrávací příznak:
Pro systémové rozlišení jednotlivých dávek zapisovaných do souboru.
Je možné použít malá i velká písmena včetně diakritiky, kromě systémově používaných znaků (D, Z, P, V, W, E, X, F, G).
Jak nahrávací příznak funguje: Program se podívá, zda byl pod tímto znakem nahrán nějaký soubor. Pokud ho najde, smaže ho a nahraje nově přihrávaný soubor.
Jak soubor uložit
Tabulka bude ve formátu obecný.
Pozor: Pokud necháte oddělovač tisíců, program může chybně nahrát hodnoty (např. místo 10 000 nahraje 100 000, protože mezeru vidí jako nulu).
tabulku uložte jako CSV. oddělený středníkem
Jak soubor nahrát
Přejděte do funkce Mzdy 2-3-3 „Přihrání nových položek“.
Klikněte na tlačítko se třemi tečkami a vyberte uložený soubor.
Potvrďte výběr kliknutím na tlačítko „OK“.
Externí soubor z docházkového systému
Externí soubor obsahuje podobné položky jako při vytváření nahrávacího souboru a je uložen ve formátu .CSV nebo .TXT.
Pokud máte zájem o bližší popis toho, co by měl externí soubor obsahovat pro docházkové systémy, rádi vám poskytneme podrobnější informace. Stačí nás kontaktovat s touto žádostí.
4. Zadání mzdových složek s časovou platností
Někdy je potřeba přidělit zaměstnanci stálou složku mzdy jen po určité časové období, aniž byste chtěli využít údaje v jeho kmenové kartě nebo v srážkách, kde jsou zadávány stálé složky mzdy (například prémiové nebo srážkové).
V takovém případě můžete použít funkci „Mzdové složky s časovou platností“ v rámci funkce Mzdy 2-3-10. Předpokladem je však aktivní mzdová složka (informace o aktivaci mzdové složky najdete v návodu k číselníku mzdových složek zde)
Po otevření funkce najdete uložené položky s časovou platností.
Časovou platnost mzdových složek můžete zadat individuálně pro jednoho konkrétního zaměstnance nebo pro skupinu zaměstnanců či všechny zaměstnance.
Vysvětlivky údajů:
Zobrazit též historii: Objeví se vám v tabulce všechny položky, které jste nesmazali a které skončily svou platnost k určitému datu.
Upravit: Pokud označíte existující řádek a kliknete na „Upravit“, budete moci aktualizovat již uloženou položku.
Nový záznam: Pro zadání nové položky.
Smazat záznam: Pokud označíte existující řádek a kliknete na „Smazat záznam“, daný řádek smažete.
Vybrat vše: Označí všechny řádky. Následně můžete zkopírovat pomocí klávesových zkratek CTRL + C a CTRL + V do Excelu nebo smazat atd.
CSV: Obdržíte do pracovního adresáře soubor s podrobnostmi všech zadaných položek.
Jak nastavit mzdovou složku pro určité období:
Pro aktuální měsíc musíte zadat mzdovou složku do časového fondu ručně. Zároveň nastavíte časovou platnost s počátkem od následujícího měsíce.
Nový záznam vám otevře následující tabulku:
Vysvětlivky:
Generovat pro:
Všechny zaměstnance dle předchozího období:
Například pokud chcete všem zaměstnancům několik měsíců proplácet odměnu ve stále stejné výši.
Jednoho zaměstnance nebo skupinu zaměstnanců:
Například jednomu nebo několika zaměstnancům budete půl roku přispívat na bydlení pravidelným příspěvkem ve stejné výši.
Můžete mít podepsanou konkurenční doložku a i po výstupu zaměstnanci musíte půl roku vyplácet domluvené peníze.
Potřebujete na tři měsíce zadat určitou srážku ve stejné výši, například srážku za telefon, která je předem domluvená.
Mzdová složka:
Vyberte ze seznamu mzdovou složku, kterou budete vyplácet nebo která bude zaměstnanci srážena.
Hodnota:
Máte dvě možnosti pro zadání hodnoty:
Zadáte hodnotu v Kč.
Nezadáte žádnou hodnotu, ale kliknete v tabulce na checkbox „Převzít hodnoty z předchozího období“.
První a poslední měsíc platnosti
Zadejte první a poslední měsíc platnosti, doporučujeme zadávat do konce aktuálního roku.
V měsících:
Můžete například vyplácet nějakou složku mzdy jen za určité roční období, proto nastavíte měsíce platnosti od-do na celý rok a zaškrtnete například jen červenec a srpen.
Generovat i po výstupu:
Potřebujete vyplácet něco i po výstupu zaměstnance? Zaklikněte tento checkbox a mzdová složka se zapíše do časového fondu i v případě, že zaměstnanec již není zaměstnaný.
Příklady nastavení mzdových složek s časovou platností
Pro všechny zaměstnance
Pro jednoho zaměstnance
5. Aktualizace časového fondu za pomocí pracovního seznamu
Můžete využít pracovní seznam pro aktualizaci časového fondu zaměstnance nebo zaměstnanců. Otevřete si seznam označených zaměstnanců například ve společném okně a poté se budete mezi nimi přesouvat pomocí šipek. Pracovní seznam naleznete na Panelu nástrojů.
Nevidíte seznam zaměstnanců v pracovním seznamu?
Klikněte pod tabulkou na tlačítko „Aktualizace seznamu“.
Poté klikněte na „Výběrové kritérium“.
Budete mít označené „DFT Prvotní kritérium“, klikněte na „OK“.
Nyní se vám zobrazí seznam zaměstnanců (proveďte stejný postup i na záložce „Personalistika“).
Označení zaměstnanců v pracovním seznamu:
Klikněte myší do jednoho řádku a tahejte zakliknutou myší, abyste označili tolik řádků (zaměstnanců), kolik potřebujete.
Klikněte na tlačítko a objeví se vám v jednotlivých řádcích zaškrtávací tlačítko.
Použijte filtr , kde do žlutého pole napíšete osobní číslo, jméno nebo začátek jména a po výběru v seznamu zaměstnanců si zaškrtnete daného zaměstnance.
Jak si zobrazit pouze zakliknuté zaměstnance:
Otevřete filtr pomocí šipky a vyberte možnost „Pouze zaškrtnuté řádky“ (nezapomeňte ve žlutém poli Filtru vymazat údaje).
Jak aktualizovat časový fond pomocí pracovního seznamu:
Označte zaměstnance dle výše uvedeného postupu.
Klikněte na „Aktualizace“ -> „Časový fond“ -> „Zobrazit ve společném okně“.
Zobrazí se vám okno se šipkami v dolní části okna a nyní můžete zadávat údaje do časového fondu a překlikávat šipkami mezi jednotlivými zaměstnanci.
Pro práci s pracovním seznamem máme samostatný návod zde.
Pro kontrolu časového fondu použijte funkci „Mzdy 2-3-4 Kontrola časového fondu“, bližší info zde.
