Časový fond: Aktualizace časového fondu
Aktualizaci časového fondu zaměstnance můžete provést několika způsoby.
Aktualizovat časový fond můžete:
- po jednotlivých zaměstnancích
- hromadným zadáním jedné mzdové složky
- nahráním údajů externím souborem
- zadáním mzdových složek s časovou platností
- Aktualizace časového fondu za pomocí pracovního seznamu
- a také se dozvíte, jak si pomoci při aktualizaci časového fondu Pracovním adresářem
Pro zadávání odpracované doby zaměstnanců můžete vybrat způsob, který bude pro vaši firmu ideální; možnosti:
- zaměstnancům zadáte veškerou absenci, přesčasové hodiny a další mzdové složky neovlivňující hodiny ve fondu (pomocí níže uvedených metod aktualizace časového fondu) a pro všechny zaměstnance budete generovat jejich odpracovaný fond hromadně pomocí funkce 2-3-4 Kontrola časového fondu a vyberete první z označených možností na obrázku (tedy Kontrola časového fondu a generování kódů)
- zadávání do časového fondu můžete mít ve firmě rozdílné, kdy např. pro THP zadáte absenci a příp. přesčasové hodiny a další mzdové složky neovlivňující hodiny do fondu a pouze pro THP budete hromadně generovat kódy (tedy použijete třetí funkci z obrázku, a tou je Kontrola časového fondu a generování kódů pro zaměstnance s měsíční mzdou/platem) a pro dělníky budete např. externím souborem nahrávat kompletní docházku vč. odpracované doby (a generovat tedy tím pádem nebudete pro ně nic)
- v případě, že potřebujete aktualizovat individuálně časový fond jednoho zaměstnance, opět mu můžete zadat absenci, přesčasové hodiny a ostatní mzdové složky a poté přímo v časovém fondu kliknete na tlačítko
- nahrajete kompletní docházku vč. odpracované doby a generovat nebudete nic, a ani to nebude žádoucí, proto vypněte generování časového fondu ve funkci Mzdy 2-7-1 Základní parametrický soubor, a pokud máte v údaji Dogenerování zbývajícího časového fondu zaškrtnutý check box, odškrtněte ho
Nyní se podíváme blíže, jak aktualizovat časový fond:
1. Aktualizace časového fondu po jednotlivých zaměstnancích
Pokud potřebujete upravit/doplnit/změnit/smazat nějakou mzdovou složku do výplaty konkrétního zaměstnance, aktualizaci časového fondu provedete ve funkci Mzdy 2-3-1 Doplnění a oprava věty
Vysvětlení tlačítek v časovém fondu:
STŘEDISKO
- defaultně je zadáno středisko, na kterém je zaměstnanec přijat, ale je možnost číslo střediska změnit (např. na jiném středisku zaměstnanec odpracoval 2 dny, potřebujete tuto změnu evidovat, zadáte tedy řádek s jiným než defaultním číslem střediska)
- v případě zapsání jiného střediska do časového fondu, se automaticky otevře pracovní věta zaměstnance (pro zobrazení pracovních vět v pracovním seznamu si upravte záložku Podokna v Nastavení, které najdete v Dalších funkcích, bližší článek k nastavení najdete zde)
ÚDAJ
- pro zadání mzdové složky ručním zápisem
- pokud nevíte číslo mzdové složky, klikněte na tlačítko ČÍSELNÍK a vyberte potřebnou mzdovou složku
HOD / KČ
- pro zadání hodnoty mzdové složky: koruny či hodiny dle typu mzdové složky
- např. pro zadání MS 3111 – měsíční odměna zadáte Kč a pro zadání MS 8111 zadáte hodiny
DNY
- pro zadání hodnoty mzdové složky ve dnech
- např. 511 dovolená, která nebude zadávána oknem datum (výběr proveden ve funkci 2-7-1) zadáte 1 den (a program dopočítá dle úvazku zaměstnance počet hodin) nebo zadáte jak počet hodin, tak i počet dní
ČÍSELNÍK
- pro zobrazení seznamu mzdových složek
MASKA ÚDAJŮ
- pro výběr aktivních polí v tabulce
- např. pokud nezadáváte Zakázky či neměníte kategorie, tyto údaje v masce údajů zaškrtnete a nebudete mít údaje v tabulce aktivní pro zadávání
ZRUŠ. ŘÁDKU
- zadali jste něco, co jste nechtěli/neměli či už není pravda, protože se něco změnilo? Označte řádek a klikněte na zrušení řádku a tím ho smažete
- můžete použít také tlačítko na vaší klávesnici Delete
ČASOVÁ PLATNOST
- pokud zadáváte údaj počítaný z průměru a potřebujete určit, ze kterého měsíce se průměr má vzít, zadejte údaj (potvrďte zadaný údaj), klikněte na tlačítko Čas. platnost a určete správný měsíc a rok
OKNO DATUMŮ
- spodní tabulka
- pro zadávání do okna datumů klikněte vpravo vedle spodní tabulky na tlačítko Nový
- vyberete Druh nepřítomnosti v otevíracím menu a zadejte datumy:
Neschopen OD – datum, kdy začíná nepřítomnost
LIKV.OD – v aktuálním měsíci neměníte, program zadá sám (měníte pouze v případě oprav)
SCHOPEN OD – zadává se datum ihned po ukončení LIKV.DO
LIKV. DO – datum, kdy byla ukončena nepřítomnost
- pro zadávání do okna datumů jsme pro vás připravili samostatný návod zde.
Pro kontrolu časového fondu použijte funkci Mzdy 2-3-4 Kontrola časového fondu a bližší informace najdete zde.
2. Aktualizace časového fondu zadáním hromadně jedné mzdové složky
Máte před sebou dokument např. s prémiemi, který vám někdo ručně vyplnil nebo jen vytisknul nebo dodal v jiném formátu než v excelu a chcete si usnadnit zadávání těchto prémií? Nemusíte otevírat zaměstnance po zaměstnanci a zadávat jednotlivě, ale můžete si otevřít jmenný seznam zaměstnanců a zadat prémie v tomto seznamu. Výhody zadávání v hromadných změnách: seřadíte si tabulku dle potřeby, vidíte ihned součtový řádek.
- hromadné zadávání provedete ve funkci Mzdy 2-3-2 Hromadné změny
Vysvětlení tlačítek v hromadných změnách:
UŽIVATELSKÉ ČÍSLO
- zadejte mzdovou složku, či ho vyberte v otevíracím menu
DRUH TŘÍDĚNÍ
- podle výběru se vám setřídí následující tabulka, můžete však třídit i v samotné tabulce, proto když zde nic nezadáte, nic se nestane
DRUH ZMĚNY
Přírůstek – zadaná hodnota (Kč či hodiny) se přidají k již zadaným hodnotám
Rušení – pokud jste zadali mzdovou složku a je potřeba ji celou smazat, označte Rušení a v dalším okně vyberte vše a tlačítkem OK se údaje smažou (příklad: nahrajete mzdovou složku, nadřízený vám dá upravenou mzdovou složku. Nejjednodušší je původní hodnoty smazat a zadat/nahrát znovu než opravovat položku po položce)
Oprava – pokud chcete zkontrolovat a případně upravit dříve zadané údaje, vyberte tuto možnost – otevřou se vám pouze ti zaměstnanci, kteří mají danou mzdovou složku zadanou
Oprava s přihráním – tuto funkci zaklikněte, pokud chcete jmenný seznam zaměstnanců a zadávat hodnoty vybrané mzdové složky
Vysvětlení tlačítek:
Opis – zadáte potřebné údaje a pro opis zadaného kliknete na toto tlačítko a v Tisku (Zprávy) najdete sestavu LZ0241P Opis mzdové složky
Kontrola – po kliknutí na tlačítko Kontrola dojde ke kontrole horních/dolních mezí zadané v číselníku mzdových složek u zadávané mzdové složky
Maska – pro zaktivnění či zneaktivnění konkrétního pole pro zadávání, např. nechcete mít aktivní pole Dny – zaškrtněte tento údaj po kliknutí na tlačítko Maska a údaj se zneaktivní
Poznámka:
- hodnotu do sloupce Hod/Kč můžete zapsat a zmáčknout enter a dostanete se na další řádek a stejným způsobem můžete použít i tlačítko TAB na vaší klávesnici, abyste se dostali do dalšího okna (v případě, že si zneaktivníte sloupec Dny, dostanete se tlačítkem TAB automaticky na další řádek)
- pokud budete zadávat jednu stejnou hodnotu do všech řádek, můžete zkopírovat první hodnotu, označit ostatní řádky a zkopírovat hodnotu a dostanete ji tam do všech označených řádků (také fungují klávesové zkratky CTRL + C a CTRL + V)
Pro kontrolu časového fondu použijte funkci Mzdy 2-3-4 Kontrola časového fondu a bližší informace najdete zde.
3. Aktualizace časového fondu nahráním z externího souboru
Máte několik tabulek se mzdovými složkami, které máte zadat k zaměstnancům? Nechcete to zadávat ručně po jednotlivých zaměstnancích ani přes jmenný seznam v hromadných změnách? Nevadí, upravte tabulku dle níže uvedených pokynů a nahrajte tabulku pomocí funkce Mzdy 2-3-3 Přihrání nových položek ze souboru
Vytvoření nahrávacího souboru:
- tabulka pro nahrání do programu má jasně definované sloupce a hodnoty v ní
- soubor bude obsahovat tyto sloupce:
| POD | L0001 | L0004 | JMENO | OBD | L4901 | L4902 | L4903 | L4713 | L4714 | L4907 |
| číslo knihovny | os. č. | druh prac. pom. | jméno zam-ce, nepovinný údaj | období ve tvaru MMRRRR | mzdová složka | hod. / Kč | dny | datum od DDMMRR | datum do DDMMRR | nahrávací příznak |
POD – číslo knihovny: v případě, že používáte pouze jednu knihovnu, údaj není povinný; kdo má výběr několika knihoven, údaj je povinný
L0001 – osobní číslo zaměstnance
L0004 – druh pracovního poměru: pokud máte několik pracovních poměrů u jednoho osobního čísla, je údaj povinný (při nezadání údaje L0004 při existenci několika aktivních pracovních poměrů, program automaticky nahraje na první pracovní poměr, tedy na 0) a je povinné zadat tento druh PP do každého řádku
JMENO – je možné místo názvu JMENO zadat název L3001: údaj není povinný (ale mzdové účetní si tento sloupec ponechávají pro lepší orientaci, co se komu nahrává)
OBD – období: ve tvaru MMRRRR (pozor, jiný tvar datumu se používá v údajích L4713 a L4714)
L4901 – mzdová složka: pro zadání čísla mzdové složky
L4902 – hodnota mzdové složky: koruny či hodiny podle typu mzdové složky
L4903 – dny: hodnota ve dnech dané mzdové složky
L4713 – datum OD: datum začátku nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR
L4714 – datum DO: datum konce nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR
L4907 – nahrávací příznak:
- pro systémové rozlišení jednotlivých dávek zapisovaných do souboru
- pravidlo: 1 tabulka = 1 individuální rozlišovací znak
- je možné použít malá i velká písmena vč. diakritiky, kromě znaků, které jsou použity systémově, ty nepoužívejte; jsou to: D, Z, P, V, W, E, X, F, G
- jak nahrávací příznak funguje: program se podívá, jestli se pod tímto rozlišovacím znakem byl nějaký soubor nahrán, pokud ho najde, smaže ho a nahraje nově přihrávaný
Jak soubor uložit
- tabulka bude ve formátu obecný (pokud necháte oddělovač tisíce, program nenahraje např. 10 000 ale nahraje 100 000 → program mezeru vidí jako nulu)
- tabulku uložte jako CSV. oddělený středníkem
Jak soubor nahrát
- přes funkci 2-3-3 Přihrání nových položek
- najděte uložený soubor pomocí tlačítka se třemi tečkami a nahrajte tlačítkem OK
Externí soubor z docházkového systému
- externí soubor bude obsahovat podobné položky jako při vytváření nahrávacího souboru, bude v .CSV či .TXT
- na žádost zašleme bližší popis pro docházkové systémy, kde je přesný popis, co má daný externí soubor obsahovat
4. Zadání mzdových složek s časovou platností
Někdy je potřeba zadávat zaměstnanci stálou složku mzdy jen po určité časové období a nechcete využít údaj v kmenové kartě zaměstnance či ve srážkách, kam se zadávají stálé složky mzdy (prémiové či srážkové).
V takovém případě je možné použít Mzdové složky s časovou platnost ve funkci Mzdy 2-3-10 Mzdové složky s časovou platností. Podmínkou však je aktivní mzdová složka (jak zaktivnit mzdovou složku najdete v návodu číselníku mzdových složek zde)
Po otevření funkce najdete uložené položky s časovou platností.
Časovou platnost mzdových složek můžete zadat individuálně pro jednoho konkrétního zaměstnance nebo pro skupinu zaměstnanců či všechny zaměstnance.
Vysvětlivky údajů:
Zobrazit též historii: objeví se vám v tabulce všechny položky, které jste nesmazali a které skončili svou platnost k určitém datu
Upravit: pokud označíte existující řádek a kliknete na Upravit, budete moci aktualizovat již uloženou položku
Nový záznam: pro zadání nové položky
Smazat záznam: pokud označíte existující řádek a kliknete na Smazat záznam, daný řádek smažete
Vybrat vše: označíte všechny řádky – následně můžete zkopírovat pomocí klávesových zkratek CTRL + C a CTRL + V do excelu či smazat, apod.
CSV: obdržíte do pracovního adresáře soubor s podrobnostmi všech zadaných položek
Jak nastavit mzdovou složku pro určité období:
Pro aktuální měsíc musíte zadat mzdovou složku do časového fondu ručně. Ale zároveň nastavíte časovou platnost se začátkem od následujícího měsíce.
Nový záznam vám otevře následující tabulku:
Vysvětlivky:
Generovat pro:
- všechny zaměstnance dle předchozího období
- např. několik měsíců chcete všem zaměstnancům proplácet odměnu ve stále stejné výši
- jednoho zaměstnance nebo skupinu zaměstnanců
- např. jednomu či několika zaměstnancům budete např. půl roku přispívat na bydlení pravidelný příspěvek ve stejné výši
- nebo máte podepsanou konkurenční doložku a zaměstnanci i po výstupu musíte půl roku vyplácet domluvené peníze
- zaměstnanci potřebujete na tři měsíce zadat určitou srážku ve stejné výši (např. srážka za telefon, která je předem domluvená)
Mzdová složka:
- vyberte ze seznamu mzdovou složku, kterou budete vyplácet či zaměstnanci bude srážena
Hodnota:
- v tomto případě máte dvě možnosti pro zadání:
- zadáte hodnotu v Kč
- nezadáte žádnou hodnotu, ale kliknete v tabulce níže na check box Převzít hodnoty z předchozího období
První a poslední měsíc platnosti
- zadáte první měsíc platnosti (ne dřívější než následující období) a poslední měsíc platnosti
- doporučujeme zadávat do konce aktuálního roku s tím, že v prosinci se prodlouží platnost do dalšího roku (či o další rok)
V měsících:
- můžete např. vyplácet nějakou složku mzdy vždy jen za určité roční období, proto nastavíte měsíce platnosti od – do na celý rok a zaškrtnete např. jen červenec a srpen a do časového fondu se propíše mzdová složky vždy jen v měsících červenec a srpen
Generovat i po výstupu:
- potřebujete vyplácet něco po výstupu zaměstnance? Zaklikněte tento check box a mzdová složka se zapíše do ČF i v případě, že zaměstnanec již není zaměstnaný
Příklady nastavení mzdových složek s časovou platností
Pro všechny zaměstnance
Pro jednoho zaměstnance
5. Aktualizace časového fondu za pomocí pracovního seznamu
Můžete použít pracovní seznam pro aktualizaci časového fondu zaměstnance či zaměstnanců. Otevřete si označené zaměstnance např. ve společném okně a poté se budete mezi nimi přesouvat šipkami. Pracovní seznam najdete na Panelu nástrojů
Nevidíte seznam zaměstnanců v pracovním seznamu?
Klikněte pod tabulkou na tlačítko Aktualizace seznamu – poté na Výběrové kritérium – budete mít označené *DFT Prvotní kritérium – klikněte na OK – nyní se vám zobrazí seznam zaměstnanců (to samé proveďte na záložce Personalistika)
Označení zaměstnanců v pracovním seznamu:
- kliknete myší do jednoho řádku a táhnete zakliknutou myší a označujete tolik řádků (zaměstnanců), kolik potřebujete (např. seřadíte si tabulku podle střediska a tímto způsobem si označíte jedno celé středisko)
- kliknete na tlačítko
a objeví se vám v jednotlivých řádcích zaškrtávací tlačítko - použijete Filtr
, kde do žlutého pole napíšete osobní číslo, jméno či začátek jména a po výběru v seznamu zaměstnanců si zaškrtnete daného zaměstnance
Jak si zobrazit pouze zakliknuté zaměstnance:
- otevřete šipkou Filtr: vypisovat vše a úplně dole v otevřeném menu zaklikněte: Pouze zaškrtnuté řádky (nezapomeňte ve žlutém poli Filtru vymazat údaje)
Jak aktualizovat časový fond pomocí pracovního seznamu:
- označte zaměstnance dle výše uvedeného postupu, klikněte na Aktualizace – Časový fond – Zobrazit ve společném okně
- zobrazí se vám jedno okno se šipkami v dolní části okna a nyní můžete zadávat údaje do časového fondu a překlikávat šipkami mezi jednotlivými zaměstnanci
- potřebujete vidět dva časové fondy vedle sebe a porovnat je? Klikněte na Aktualizace – Časový fond – Zobrazit každého v samostatném okně
Pro práci s pracovním seznamem máme samostatný návod zde.
Pro kontrolu časového fondu použijte funkci Mzdy 2-3-4 Kontrola časového fondu a bližší informace najdete zde.