Časový fond: Aktualizace časového fondu (mzdy 2-3-1, 2-3-2, 2-3-3, 2-3-10)

Funkce Aktualizace časového fondu slouží k doplnění a úpravě údajů v časovém fondu zaměstnanců. V rámci časového fondu lze zadávat odpracovanou dobu, nepřítomnosti, mzdové složky i další údaje potřebné pro správné zpracování mezd. Zápis lze provádět různými způsoby podle požadovaného rozsahu a způsobu zpracování.

Aktualizaci časového fondu lze provést několika způsoby:

• po jednotlivých zaměstnancích (funkce Mzdy 2-3-1 „Aktualizace časového fondu“),
• hromadným zadáním jedné mzdové složky (funkce Mzdy 2-3-2 „Hromadné změny“),
• pomocí pracovního seznamu (záložka Mzdy → „Aktualizace“ → „Časový fond“),
• nahráním z externího souboru (funkce Mzdy 2-3-3 „Dohrání z externího souboru“),
• zadáním mzdových složek s časovou platností (funkce Mzdy 2-3-10 „Mzdové složky s časovou platností“)

Základní nastavení

Před samotnou aktualizací je vhodné aktualizovat následující funkce:

Nastavení mzdových složek

• Ve funkci Mzdy 2-4-1 otevřete a případně přejmenujte používané mzdové složky.
• Ve funkci Mzdy 2-4-2 nastavte parametry mzdových složek, například dolní a horní mez, započitatelnost nebo kontaci MD/D pro účetnictví.
  • Horní a dolní mez slouží ke kontrole zadávaných hodnot v časovém fondu. Například pokud bude u mzdové složky nastavena horní mez 5 000,- Kč a v časovém fondu zadáte částku 6 000,- Kč, program zobrazí upozornění na překročení nastavené horní meze. Jedná se však pouze o upozornění, nikoliv o blokaci zadání.

Zadávání dovolené s datumem či bez datumu

• Funkce Mzdy 2-7-1, záložka „Dovolená“.
• Na záložce „Dovolená“ nastavte parametr „Zadávání dovolené oknem datumů“ dle požadovaného způsobu evidence:
  • Označený parametr: Dovolená bude v časovém fondu vykázána s datem od – do. Datum se zobrazí také na výplatní pásce. Tento způsob doporučujeme zejména při směnném režimu zaměstnanců.
  • Neoznačený parametr: Dovolená bude vykazována pouze formou počtu hodin nebo dnů bez evidence konkrétního období.
• Tento parametr ovlivňuje také dodatkovou a bonusovou dovolenou zadávanou v údaji L3335 „Nárok na dodatkovou dovolenou“.

Generování odpracované doby pro všechny zaměstnance a generování svátků pro THP

• Funkce Mzdy 2-7-1, záložka „Časový fond“.
• Na záložce „Časový fond“ nastavte dva parametry:
  1. „Dogenerování zbývajícího časového fondu“:
     • Označený údaj: Importujete docházkový soubor obsahující kompletní docházku včetně odpracované doby.
     • Neoznačený údaj: Importujete docházkový soubor obsahující pouze negativní docházku a další složky ovlivňující odpracovanou dobu. Odpracovaný fond můžete hromadně vygenerovat pomocí funkce 2-3-4 „Kontrola časového fondu“.
  2. „Generování svátků pro THZ“
     • Pomocí výběrového tlačítka lze nastavit způsob generování náhrady za svátek u zaměstnanců s měsíční mzdou/platem.
       1. „Společně s měsíční mzdou/platem“: Svátek je považován za odpracovaný den. Mzda/plat se kvůli svátku nerozděluje na mzdu a náhradu.
       2. „Odděleně poměrnou částí měsíční mzdy/platu“: Náhrada za svátek se vypočítá poměrnou částí měsíční mzdy/platu a ve výplatě bude oddělena od základní mzdy/platu.
       3. „Odděleně ve výši průměrného výdělku„: Náhrada za svátek se vypočítá průměrným výdělkem pro pracovněprávní účely a ve výplatě bude oddělena od základní mzdy/platu.

Aktualizace časového fondu po jednotlivých zaměstnancích

Funkce Mzdy 2-3-1 „Aktualizace časového fondu“

Vzor otevřeného časového fondu zaměstnance

Vysvětlení údajů v časovém fondu:

Středisko: Ve výchozím stavu je uvedeno středisko, na kterém je zaměstnanec zařazen. V případě potřeby lze číslo střediska změnit, například pokud zaměstnanec část období odpracoval na jiném středisku a potřebujete tuto změnu evidovat. Po zadání jiného střediska do časového fondu se automaticky otevře pracovní věta zaměstnance.

Údaj: Pole slouží pro ruční zadání mzdové složky. Pokud neznáte číslo mzdové složky, použijte tlačítko „Číselník“ a vyberte požadovanou položku ze seznamu.

HOD / KČ: Pole slouží pro zadání hodnoty mzdové složky v korunách nebo hodinách podle typu mzdové složky. Například u mzdové složky 3111 měsíční odměna zadáváte částku v Kč, zatímco u složky 8111 zadáváte počet hodin.

DNY: Pole slouží pro zadání hodnoty mzdové složky ve dnech. Například u mzdové složky 551 Překážky na straně zaměstnance zadáte počet hodin a dnů.

Číselník: Tlačítko slouží k otevření seznamu mzdových složek.

Maska údajů: Slouží k nastavení aktivních polí v tabulce. Pokud například nepoužíváte zakázky nebo neměníte kategorie, lze tato pole vypnout a nebudou dostupná pro zadávání.

Zruš. řádku: Pokud jste zadali údaj omylem nebo již neplatí, označte požadovaný řádek a použijte tlačítko „Zruš. řádku“. Stejnou akci lze provést také klávesou Delete.

Časová platnost: Funkce slouží pro nastavení období u údajů počítaných z průměru. Po zadání a potvrzení údaje klikněte na tlačítko „Čas. platnost“ a určete měsíc a rok, ze kterého se má průměr použít. Funkce byla zároveň rozšířena také pro účely JMHZ, konkrétně pro opravy do minulých období. Zadáním časové platnosti určíte měsíc, pro který bude následně generován opravný formulář JMHZ.

Okno datumů: Spodní tabulka slouží k evidenci nepřítomností zadávaných datumem OD – DO. Pro zadání klikněte vedle spodní tabulky na tlačítko „Nový“, vyberte „Druh nepřítomnosti“ a doplňte potřebná data: Neschopen OD – datum začátku nepřítomnosti, LIKV. OD – program vyplní automaticky a mění se pouze při opravách, SCHOPEN OD – zadává se datum po ukončení nepřítomnosti a LIKV. DO – datum ukončení nepřítomnosti. Do okna datumů generujete nepřítomnosti z funkcí Mzdy 2-3-11 „Přehled e-neschopenek“ a 2-3-12 „Přehled žádostí o dávku“.

2. Aktualizace jedné mzdové složky pomocí hromadných změn

Hromadné změny slouží pro hromadné doplnění, opravu nebo smazání konkrétní mzdové složky.

Pomocí této funkce lze například:
• doplnit vybranou mzdovou složku zaměstnancům na základě zobrazenému jmennému seznamu,
• opravit hodnotu již zadané mzdové složky,
• odstranit chybně zadané položky z časového fondu.

Pokud máte např. dokument s prémiemi, který je ručně vyplněný, vytištěný nebo v jiném formátu než Excelu, můžete si zadávání těchto prémií usnadnit. Nemusíte otevírat záznamy jednotlivých zaměstnanců, ale můžete zadat prémie přímo v jmenném seznamu zaměstnanců.

Vysvětlení funkcí v okně „Hromadné změny v časovém fondu“ (pro podrobnosti rozklikněte):

Uživatelské číslo: Slouží pro zadání mzdové složky. Mzdovou složku můžete zadat ručně nebo ji vybrat z otevírací nabídky.

Druh třídění: Určuje způsob setřídění následující tabulky. Třídit lze také přímo v tabulce, proto není nutné tuto volbu vyplňovat.

Druh změny: Určuje způsob práce se zadanou mzdovou složkou.

• Přírůstek – zadaná hodnota (Kč nebo hodiny) se přičte k již existující hodnotě.
• Rušení – slouží ke smazání celé mzdové složky. Po označení možnosti „Rušení“ vyberte v dalším okně záznamy a potvrďte tlačítkem OK. Vybrané údaje budou odstraněny.
• Oprava – otevře pouze zaměstnance, kteří již mají danou mzdovou složku zadanou. Funkce slouží ke kontrole a úpravě existujících údajů.
• Oprava s přihráním – otevře seznam zaměstnanců a umožní doplnění hodnot vybrané mzdové složky.

Vysvětlení funkcí v okně „Hromadné změny mzdové složky XXXX“ (pro podrobnosti rozklikněte):

Opis: Slouží pro vytvoření kopie zadaných údajů. Po zadání hodnot klikněte na tlačítko „Opis“. V sekci Tisk (Zprávy) následně najdete sestavu LZ0241P Opis mzdové složky.

Kontrola: Provede kontrolu zadaných hodnot vůči horním a dolním mezím nastaveným v číselníku mzdových složek.

Maska: Slouží pro aktivaci nebo deaktivaci vybraných polí pro zadávání údajů (např. pole Dny).

Poznámka: Do sloupce Hod/Kč můžete zadat hodnotu a potvrdit ji klávesou Enter, čímž se kurzor přesune na další řádek. Pomocí klávesy TAB lze přecházet mezi jednotlivými poli. Pokud je sloupec Dny deaktivovaný, klávesa TAB automaticky přesune kurzor na další řádek.

Pokud potřebujete zadat stejnou hodnotu do více řádků, můžete využít klávesové zkratky CTRL + C a CTRL + V.

Podrobnější informace ke kontrole časového fondu a hromadným změnám najdete v samostatném návodu:
„Kontrola časového fondu“.

3. Aktualizace časového fondu nahráním z externího souboru

Funkce Mzdy 2-3-3 „Přihrání nových položek ze souboru“

Import do časového fondu slouží pro hromadné nahrání mzdových složek do aktuálního měsíce pomocí importního souboru. Soubor musí být připraven ve formátu CSV odděleném středníkem a musí obsahovat povinnou hlavičku.

V importním souboru se uvádí identifikace zaměstnance (osobní číslo zaměstnance, případně číslo pracovního poměru), období, číslo mzdové složky a zadávaná hodnota v hodinách nebo Kč. Podle typu mzdové složky lze doplnit také počet dnů nebo datum od – do.

Pokud budete stejný soubor nahrávat opakovaně, doporučujeme použít nahrávací příznak L4907. Bez jeho použití může při opětovném nahrání dojít ke zdvojení dat.

Struktura souboru

POD	L0001	L0004	JMENO (nebo L3001)	OBD	L4901	L4902	L4903	L4713	L4714	L4907
číslo knihovny	osobní číslo (povinný údaj)	druh prac. pom.	jméno zam-ce, (nepovinný údaj)	období ve tvaru MMRRRR	mzdová složka	hod. / Kč	dny	datum od DDMMRR	datum do DDMMRR	nahrávací příznak (nepovinný údaj)
Příklad:
POD	L0001	L0004	JMENO	OBD	L4901	L4902	L4903	L4713	L4714
5	100	0	Novák	012023	3111	1000				A
5	100	0	Novák	012023	511	16	2	030123	040123	A
5	100	0	Novák	012023	551	4				A
5	100	0	Novák	012023	7621	140				A

Vysvětlení pojmů:

• POD = Číslo knihovny: Nepovinné, pokud používáte pouze jednu knihovnu. Povinné při výběru z několika knihoven.
• L0001  = Osobní číslo zaměstnance: Povinný údaj.
• L0004  = Číslo pracovního poměru: Nepovinné, pokud se importuje k aktivnímu pracovnímu poměru. Povinné u zaměstnanců s více aktivními poměry.
• JMENO/L3001 = Jméno zaměstnance: Nepovinný údaj, usnadňuje orientaci.
• OBD = Období: Ve tvaru MMRRRR.
• L4901  = Mzdová složka: Číslo mzdové složky.
• L4902  = Hodnota mzdové složky: Koruny či hodiny dle typu složky.
• L4903  = Dny: Hodnota ve dnech.
• L4713  = Datum OD: Datum začátku nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR.
• L4714  = Datum DO: Datum konce nepřítomnosti ve tvaru DDMMRR.
• L4907  = Nahrávací příznak:
  • Tento údaj je nepovinný a slouží k rozlišení jednotlivých dávek.
  • Pokud použijete stejný příznak jako u dříve nahraného souboru, data se nahradí.
  • Pokud příznak nevyplníte, při opětovném nahrání stejného souboru dojde ke zdvojení dat.
  • Nepoužívejte znaky: D, E, F, G, P, V, W, X, Z (jsou vyhrazeny systémem).
  • Mazání složek:
    • Pokud tedy nahrávací příznak L4907 v importním souboru nepoužijete a soubor nahrajete znovu, hodnoty se do časového fondu zduplikují. Pro zrušení celé mzdové složky pak opět využijete funkci Hromadné změny – rušení.
    • V případě potřeby mazání konkrétní mzdové složky, využijte funkci „Hromadné změny“ (funkce Mzdy 2-3-2) – akce „Rušení“.
    • Více informací k použití údaje L4907 v importním souboru najdete zde.

4. Zadání mzdových složek s časovou platností

Funkce Mzdy 2-3-10 „Mzdové složky s časovou platností“

Funkce slouží pro automatické generování mzdových složek v určeném období v budoucnu. Díky tomu není nutné zadávat opakující se mzdové složky každý měsíc ručně do časového fondu.

Mzdové složky s časovou platností se začnou do časového fondu automaticky generovat až po přechodu do následujícího období. Pokud tedy nastavíte časovou platnost například v březnu, automatické generování proběhne až po přechodu do dubna. Z tohoto důvodu je nutné časovou platnost zadávat vždy o měsíc dříve.

Funkci lze využít například pro osobní ohodnocení, příplatky, pravidelné srážky nebo jiné dočasné nároky zaměstnanců, které nechcete zadávat jako stálou složku mezd v kartě zaměstnance.

Časovou platnost lze nastavit pro jednoho zaměstnance, skupinu zaměstnanců nebo pro všechny zaměstnance.

Při zadávání nové položky vyberte mzdovou složku, zadejte hodnotu a určete období platnosti. Volitelně lze nastavit také konkrétní měsíce, ve kterých se má složka použít, nebo povolit generování i po ukončení pracovního poměru.

Vzor zadaných složek s časovou platností:

Vysvětlivky údajů:

Zobrazit též historii: Zobrazí i položky, které již nejsou platné a jejichž platnost skončila k určitému datu.

Upravit: Umožňuje změnit již uloženou položku.

Nový záznam: Slouží pro zadání nové položky.

Smazat záznam: Smaže označený řádek.

Vybrat vše: Označí všechny řádky. Označené údaje lze následně kopírovat pomocí klávesových zkratek CTRL + C a CTRL + V, případně dále zpracovat.

CSV: Exportuje seznam všech zadaných položek do souboru CSV v pracovním adresáři.

Podrobný návod: Časový fond: Zadání mzdové složky s časovou platností

5. Aktualizace časového fondu za pomocí pracovního seznamu

Pomocí pracovního seznamu můžete aktualizovat jednoho nebo více zaměstnanců současně. Aktualizaci časového fondu lze provést pomocí tlačítka „Aktualizace“ – „Časový fond“, kde si můžete do jednoho okna otevřít více karet zaměstnanců.

Vzor otevřeného Pracovního seznamu

Práce s pracovním seznamem