HR Portál: 8a. Cestovní příkazy – Příklad zahraniční pracovní cesty krok po kroku
1. zaměstnanec požádá o pracovní cestu do zahraničí
Zaměstnanec pojede prezentovat do Německa do města Kassel rychlíkem. Odjede 9.8. a vrátí se 12.8., požaduje zálohu 1500,- Kč.
Po zadání cestovního příkazu a zaslání ke schválení, najde zaměstnanec tento cestovní příkaz v sekci Přehled CP:
Pokud by si chtěl zaměstnanec příkaz zobrazit, zobrazí se následovně:
2. schválení služební cesty nadřízeným
Nadřízený otevře cestovní příkaz svého podřízeného a po zkontrolování údajů ho schválí pomocí tlačítka Schválit
Nadřízený v přehledu cestovních příkazů pak právě schválenou zahraniční cestu vidí následovně – čeká se na vyplacení zálohy:
Podřízený ve svém Přehledu CP vidí to samé – čeká na vyplacení zálohy:
3. schválení vyplacení zálohy účetním
Finanční účetní či osoba, která má na starosti zálohy, vidí po přihlášení do Portálu na úvodní obrazovce v části pro Cestovní příkazy následovné:
Daný příkaz si účetní otevře a může ho Proplatit
4. zadání cestovního příkazu podřízeným
Když cestovní příkaz nadřízený schválí a účetní schválí zálohu, podřízený ve svém přehledu cestovních příkazů vidí své cestovní příkazy. A po skončení služební cesty může Vyplnit vyúčtování – viz níže uvedený obrázek:
Otevře možnosti v tlačítku Zobrazit a pokračuje Vyplněním vyúčtování:
Po kliknutí na Vyplnit vyúčtování vidí uživatel souhrn žádosti o služební cestu a pod oknem uvidí a otevře se okno pro další zadávání údajů:
Jelikož jde o zahraniční cestu, přidává se cesta několikrát, a to kvůli správnému výpočtu pro náhrady (stravné). Mezi cestami může také přidat pracovní výkon.
V našem příkladu zaměstnanec zadá cestu:
- zadání cesty: z Prahy na hranice Německa
- zadání cesty: z hranic Německa do Kasselu
- zadání cesty: z Kasselu na hranice Německa
- zadání cesty: z hranic Německa do Prahy
Stravné se v další části spočítá samo. Zaměstnanec pouze zadá počet jídel, které obdržel na služební cestě zdarma:
Dalším krokem je přidání účtenek/faktur, které zaměstnanec v rámci své služební cesty hradil:
Po zadání všech účtenek najde zaměstnanec seznam těchto účtenek nad oknem pro zadávání těchto účtenek:
Posledním bodem ze strany zaměstnance je zaslání celého vyúčtování ke kontrole:
A po odeslání pak v přehledu CP vidí tento cestovní příkaz, jako že čeká na kontrolu vyúčtování. Přes tlačítko Zobrazit má také možnost vyúčtování stáhnout.
5. schválení cestovního příkazu účetním
Účetní vidí zadanou zahraniční cestu jako že čeká na kontrolu vyúčtování – stejný pohled jako zaměstnanec, který příkaz zadával
Celý cestovní příkaz si účetní otevře a celý zkontroluje a na konci příkazu má možnost: Vrátit k doplnění nebo schválit pomocí Vyúčtování v pořádku. Možno vyplatit.
V přehledu pak účetní vidí cestovní příkazy k proplacení. Zároveň si může vytvořit sestavu v .csv pomocí tlačítka
Sestava pak vypadá následovně:
6. Proplacení cestovního příkazu
Když je cestovní příkaz zkontrolován, může ho účetní proplatit pomocí tlačítka Zobrazit v Přehledu CP.
Otevře se mu celý příkaz, může ho zkontrolovat a na konci má možnost Vrátit k doplnění, či proplatit pomocí tlačítka Proplaceno
7. zaměstnanec – zadavatel cestovního příkazu
Zadavatel cestovního příkazu postupně vždy vidí, v jaké fázi jeho cestovní příkaz je.
Pokud je schválen cestovní příkaz a čeká se na proplacení, uvidí ve svém Přehledu CP:
Když dojde k proplacení účetním, ve svém Přehledu CP uvidí:
8. proplacení zaměstnanci
Jelikož máme nastaveno v administraci, že se vyplácí na bankovní účet,
zaměstnanci bude vyplacena služební cesta na účet.