Sestavy: Query
Query jsou ideální nástroj pro vytvoření různých typů přehledů a zpráv podle konkrétních požadavků a zadání. Uživatelské query se vytváří a evidují samostatně pro modul MZDY a samostatně pro modul PERS.
V modulu MZDY najdete Query ve funkci 12-4 či najdete tlačítko na Panelu nástrojů.
V modulu PERS najdete Query ve funkci 4-3. Na Panel nástrojů si tuto funkci můžete přidat. Jak na to, najdete zde.
V obou případech najdete výstupní soubor dat v pracovním adresáři uživatele ve formátu CSV.
Základní funkce:
Upravit – můžete otevřít a případně upravit již dříve vytvořené a uložené query
Výstup do Excelu – rovnou vytvoří výstup do pracovního adresáře
Nový záznam – vytvoříte nové query
Kopie – vytvoříte kopii již stávajících querů, které přejmenujete (unikátně) a můžete s nimi nadále pracovat, jak chcete, a to bez ovlivnění původní sestavy
Přejmenovat – umožňuje přejmenování stávajících query
Smazat záznam – umožní vytvořené query smazat
Číselník údajů – umožní natrvalo přejmenovat vybírané položky, např. místo zobrazovaného názvu sloupce „osobní číslo“ chceme „os.č.“
Vytvoření a práce s query
Základní vytvoření query:
- Nový záznam – vyplníte unikátní označení Query (nelze mít duplicitní název a program na to upozorní) a Název (resp. popis query) – tlačítkem OK se stanou dvě věci: zapíše query do seznamu a zároveň otevře další okno „Definice query“ pro upřesnění
- V následující tabulce Definice query vybíráte z levé části obrazovky ty údaje, které potřebujete do výsledného souboru, tedy do pravé části obrazovky. Údaje přesunete pomocí šipky doprava či přetažením myši zleva doprava. Také můžete použít Filtr pod levou tabulkou: filtr slouží pro hledání v tabulce údajů, zapište začátek slova a ve vrchní tabulce se vám objeví jen ty údaje, ve kterých se vyskytuje hledaný výraz
- Pokud potřebujete pořadí sloupců v jiném pořadí, použijte šipky nahoru a dolů. Pokud potřebujete přejmenovat název sloupce, klikněte do pole ve sloupci „Text do hlavičky“ a přepište název.
- Vše uložíte tlačítkem OK
- V případě, že potřebujete vybrat i jiné údaje, které nejsou v hlavní nabídce, poslouží tlačítko Soubor pod tabulkou:
- zde si vyberete soubor dat, ze kterých budete vybírat (zde se liší údaje pro modul Mzdy a modul Pers – modul Pers uvádíme dole)
- pokud chcete pracovat pouze s údaji v základním souboru (LS001), není potřeba Soubor otevírat – ty jsou automaticky v hlavní nabídce
- skupiny pro výběr: adresy (LS019), střediska (LS040), stavy (STAVY), rodinní příslušníci (LS004), srážky (LS043), srážky na účet (LS044) a možnost přidání vytvořených mzdových statistik (LS722 a LS723) – označení v závorce je označení, které se pak objevuje přímo ve výběru daných položek
- také je zde parametr pro historii (historicky ukládané údaje v jednotlivých obdobích – ukáže se každý měsíc v samostatném řádku, nikoliv jako součet všech v jednom řádku)
POZOR: nelze kombinovat vše se vším!
Kombinovat lze: základní soubor (LS001), adresy (LS019), střediska (LS040), stavy (STAVY) a srážky (LS043)
Kombinovat nelze:rodinní příslušníci (LS004), srážky na účet (LS044) a mzdové statistiky
- v případě, že je zvolena kombinace se mzdovou statistikou či mnohořádkovými možnostmi (např. rodinní příslušníci), objeví se možnost zaškrtnout tlačítko „vždy generovat data z kmenového údaje“, tzn. že v případě, že chcete, aby se vám objevili ve výsledném souboru všichni zaměstnanci (a třeba i s hodnotou prázdnou), zaškrtněte tento údaj
- když máte vybráno, uložíte tlačítkem OK a příp. sloučení se projeví ve výběru údajů v hlavní tabulce – přidaný výběr, např. STAVY se vždy objeví až na konci seznamu
- v případě kombinací se mzdovými statistikami, je možnost navázat statistiku LS722 (zaměstnanci podle kmenových středisek, funkce 2-7-3) nebo LS723 (zaměstnanci podle kmenových středisek (časové řady), funkce 2-7-4)
- touto nevázaností je možnost kombinace kmenových údajů s vypočtenými hodnotami mzdových složek obsažených v daných mzdových statistikách
- opět se po přidání mzdové statistiky ve výběru v Souboru objeví v Údajích až na konci seznamu
POZOR:
- připojit lze pouze jednu mzdovou statistiku z LS722 či LS723 (nelze kombinovat)
- pokud dojde k přidání či odebrání mzdové složky ve mzdové statistice LS722 či LS723, musí se ručně opravit i query (přidat/odebrat požadovaný soubor, při odebrání mzdové složky je pak v querech prázdná buňka)
Další tlačítka v tabulce Definice query:
Třídění
- pomocí této funkce definujete třídění vybraných údajů ve výstupním souboru
- např. když budete chtít třídit dle jména, poté podle střediska apod. a dále vzestupně/sestupně
Výběrové kritérium
- pomocí této funkce lze zadat a trvale přiřadit libovolné výběrové kritérium (filtr) pro výběr hodnot údajů
- vyberete již uložené výběrové kritérium a pokud nemáme uložené žádné kritérium, či potřebujete nové, výběrové kritérium zadáte následovně:
- klikněte na *DFT Prvotní kritérium MZDY – Upravit
- potřebujete např. pouze zaměstnance na určitém středisku, tzn. první řádek s osobním číslem můžete ponechat a přidat vpravo nahoře Přidat podmínku, kdy se pod tabulkou otevře prázdné pole pro Údaj – rozkliknete menu a najdete L0002 pracovní středisko – vedle v poli Test vyberte = (je rovno) a otevřete menu v údaji Hodnota a vyberete požadované středisko – vlevo dole kliknete na Uložit jako – pojmenujte výběrové kritérium a určete, jestli bude jen pro vás nebo pro všechny – OK – a celé uložíte OK
Výstup do excelu
- standardní – OK – v pracovním adresáři najdete požadovaný výstup pod názvem, který jste určili
- volitelné parametry – pro bližší upřesnění, např. budete chtít vytvořené query pouze pro jedno středisko (ale jen v tuto chvíli, proto výběrové kritérium nedefinujete uvnitř samotných query)
Querry v modulu Personalistika
- je odlišný výběr polí do výsledného souboru
Soubor obsahuje jiné a další údaje oproti mzdám (proto, že modul Pers má jiné údaje v kmenové větě než modul Mzdy):
- opět platí, že pokud chcete pouze údaje ze základního souboru (LS001), nemusíte Soubor otevírat
- pokud potřebujete i jiné údaje, máte k dispozici další:
uživatelské údaje (PS008), adresy (LS019), střediska (LS040), stavy (STAVY), rodinní příslušníci (LS004), zdrav. prohlídky (PS060), školení (PS062), plán školení (PS078), plán prohlídek (PS178), vybavení (PS163), systematizace (PS004)
- parametr historie
- u údaje STAVY – vysvětlení údaje
- Dny v měsíci
- 1 = osoba mimo evidenční stav
- 2 = osoba v evidenčním stavu
- Evidenční stavy – přítomnost
- 0 = osoba není poslední den v měsíci v evidenčním stavu
- 1 = osoba byla alespoň jeden den v měsíci v evidenčním stavu
- opět platí, že kombinace má svá logická omezení:
Kombinovat lze: základní soubor (LS001), uživatelské údaje (PS008), adresy (LS019), střediska (LS040), stavy (STAVY) a systematizace (PS004)
Kombinovat nelze: rodinní příslušníci (LS004), zdravotní prohlídky (PS060), školení (PS062), plán školení (PS078), plán prohlídek (PS178), vybavení (PS163)
- v případě zaškrtnutí parametru historie, aktivní zůstane pouze základní soubor LS001, Uživatelské údaje (PS008) a stavy (STAVY)
- ostatní funguje stejně jako v modulu Mzdy
Příklad na vytvoření query se mzdovou statistikou
Příklad na vytvoření mzdové statistiky najdete zde. A právě mzdovou statistiku, která je v příkladu uvedená, budeme pracovat níže.
Potřebujete vytvořit uživatelskou sestavu, kde kromě údajů z kmenového souboru také potřebujete údaje, které jste si vytvořili ve mzdové statistice dříve.
- Nejprve vyberete údaje patřící do karet zaměstnanců (vlevo jste našli údaj a vložili je do pravé části obrazovky a přejmenovali ve sloupci Text do hlavičky)
- Poté si otevřete tlačítko Soubor dole a zakliknete, že chcete brát údaje také z LS722 – Mzdová statistika a najdete tu statistiku, kterou potřebujete. Zároveň chcete, aby se vám v souboru zobrazili i ti zaměstnanci, kteří by případně měli nulu, proto zaškrtnete
- Tlačítkem OK potvrdíte a v levé části obrazovky se vám údaje ze mzdové statistiky objeví až úplně dole (rolujte proto až dolů) a postupně všechny údaje vložte do pravé části obrazovky
- až budete mít vpravo všechny položky, můžete upravit výběrové kritérium a potvrďte tlačítkem OK
- query se uložili a můžete je vytvořit pomocí tlačítka Výstup do excelu a vyberete období
- potvrdíte tlačítkem OK a v pracovním adresáři zkontrolujete vytvořenou uživatelskou sestavu (jelikož jsme vytvářeli mzdovou statistiku zde, kde jsme kontrolovali hrubou mzdu se součtovou výplatní páskou za celý rok, můžeme vytvořit součtový řádek a zkontrolovat, jestli nám součet na celkovou hrubou mzdu sedí.)
- Pozor: některé údaje jsou vždy zapisovány na pracovní poměr 0. Může se proto stát, že pokud máte u jednoho zaměstnance neaktivní PP = 0 a aktivní PP = 1, tak některé údaje se vám mohou ve výsledném výstupu objevit právě na tom neaktivním pracovním poměru 0
- kontrolou jsme zjistili, že je vše v pořádku