Skip to content Skip to main navigation Skip to footer

Zavedení zaměstnance

Zavedení nového zaměstnance má svá pravidla, která vám popíšeme v tomto článku. Pravidla jsou také pro otevření nového pracovního poměru či znovuotevření pracovního poměru, např. zaměstnance, který ve firmě pracoval před několika lety a najdete ho pouze v personalistice.

Základní informace pro zavedení zaměstnance

  • jeden zaměstnanec = jedno osobní číslo
  • POZOR: toto pravidlo neplatí v případě UČNĚ a jeho dalšího pracovního poměru, např. DPP. V tomto případě bude mít jeden zaměstnanec pro kategorii učeň jedno osobní číslo a pro jiný pracovní poměr druhé osobní číslo (program při ukládání druhého osobního čísla upozorní na chybu, ale jde pouze o upozornění, které stačí potvrdit)
  • při zavedení nového zaměstnance jsou povinné vždy tři údaje:

1. osobní číslo (L0001)

    • osobní číslo se předvyplní (jako pokračování již zavedené či nové řady), ale je možno toto osobní číslo změnit již při zadávání nového zaměstnance
    • osobní číslo nelze poté volně změnit, je nutno mít přístup do servisního programu, kde se osobní číslo změnit dá

2. pořadí pracovního poměru (L0004)

    • při otevření pracovního poměru respektujte navržené číslování
    • pořadí slouží pro odlišení pracovního poměru

3. středisko (L0002)

    • zadávat lze pouze existující střediska z číselníku ve funkci 2-6
  • pokud zaměstnanec ukončí pracovní poměr uprostřed měsíce, a ještě tentýž měsíc opět nastoupí do organizace, zaměstnanec vždy nastoupí pod stejným osobním číslem, ale je potřeba tyto pracovní poměry odlišit, a to znakem pracovního poměru (tedy 1, 2…):

a) nelze v jednom měsíci otevřít další pracovní poměr pod stejným číslem pracovního poměru (tedy: ukončil pracovní poměr v březnu „na jedničce“ a nejde znovu na „jedničku“ otevřít nový poměr také v březnu, musím tento nový PP otevřít „na dvojce“)

b) v případě, že ukončí zaměstnanec v jednom měsíci pracovní poměr a ve druhém opět nastoupí do organizace, doporučujeme otevřít tento ukončený pracovní poměr – vysvětlení, jak na to, naleznete zde

c) je třeba v jednom kalendářním roce odlišovat druhy pracovních poměrů, proto nedoporučujeme střídat HPP s dohodou (DPP či DPČ) – zejména kvůli tvorbě mzdového listu, ale naopak DPP a DPČ doporučujeme střídat na jednom pracovním poměru (např. na „jedničce“), pokud vždy v jednom měsíci skončí jedna dohoda a v jiném začne nová

  • program neumožní uložit následující:

a) zadat zaměstnance na neexistující středisko

b) zavést dva zaměstnance se stejným osobním číslem

Připomenutí:

  • modul PERSONALISTIKA funguje v otevřeném kalendářním měsíci
  • modul MZDY funguje v otevřeném účetním měsíci

Zavedení nového zaměstnance – nové osobní číslo

  • nového zaměstnance VŽDY zavedeme v personalistice a poté si ho převezmeme ve mzdách
  • převzetím z personalistiky do mezd se otevře tabulka nových zaměstnanců k převzetí:
    1. za pomocí tlačítka na panelu nástrojů Převzetí do mezd
    2. po otevření programu a prvním kliknutím na funkci Mzdy
  •  funkce PERS 1-1 – Nové Os.č.

  • po kliknutí na Nové os.č.: zadáme správné osobní číslo (číslo lze změnit dle potřeby, není nutno nechávat před vybrané); znak pracovního poměru necháme defaultně (první pracovní poměr bude vždy 0) a vybereme existující středisko
  • poté se otevře prázdná karta zaměstnance, kterou projdeme kartu po kartě a vyplníme; doplnění základní skupiny údajů program automaticky kontroluje a bez jejich doplnění neumožní danou větu uložit, jsou to tyto údaje:

L3001 Příjemní, jméno, titul
L3004 Rodné číslo (pokud neznáte RČ za lomítkem, zapište dočasně alespoň bez lomítka)
L3009 Adresa bydliště (při zadání ulice, program automaticky dohledá všechny možnosti a při výběru daného města doplní potřebné údaje; je však potřeba doplnit číslo popisné/orientační)
L3012 Místo narození
L3201 Datum vzniku pracovního poměru
L3204 Kategorie
L3206 Skupina pracujících
L3207 Druh pracovního poměru

    • při vyplnění hodnotou 1 či 2, program automaticky doplní 1 do údajů (uplatnění slevy a podepsané prohlášení)
    • při vyplnění hodnotou 7, 8 či 19 (DPČ, DPP, statutární zástupce mimo pracovní poměr), program automaticky doplní 1 do údaje L4113 (nelze nagenerovat odpracovaný časový fond)
    • v obou případech je nutno změnit údaj ručně, pokud nemá zaměstnanec podepsané prohlášení či chcete, aby se fond u dohod a statutárního zástupce generoval

7 dohoda o pracovní činnosti (DPČ)

    • DPČ pro sociální pojišťovnu L0010 = „A“, druhá až desátá DPČ u téhož zaměstnavatele L0010 = B, C, D, E, F, G, H, I, J
    • nezapomeňte zakliknout údaj L3229 Práce malého rozsahu, pokud se jedná o práci malého rozsahu
    • pokud údaj L3229 není zaškrtnut, v přihláškách na sociální pojišťovnu bude zaměstnanec přihlašován, aniž by měl zadán údaj v časovém fondu

8 dohoda o provedení práce (DPP)

    • DPP pro sociální pojišťovnu L0010 = „T“, druhá až sedmá DPP u téhož zaměstnavatele L0010 = U, V, W, X, Y, Z

9 krátkodobé zaměstnání (max. 14 KD v roce)

    • Krátkodobým zaměstnáním je zaměstnání, které netrvalo ani nemělo trvat déle než 14 kalendářních dnů. Rozhodující je přitom doba sjednaného pracovního poměru.
    • Například: zaměstnanec, který měl sjednán pracovní poměr v délce jednoho měsíce a tento po deseti dnech ukončil, bude přesto nemocensky pojištěn. Jeho pracovní poměr sice ve skutečnosti netrval déle než 14 kalendářních dnů, ale byl původně sjednán na dobu delší

 L6001 Číslo zdravotní pojišťovny (program povinné doplnění bude požadovat jen v případě, kdy uživatelský číselník nebude obsahovat položku s hodnotou 0)

  • další důležité údaje a jejich funkce:

L3200 Datum začátku výkonu pracovního poměru se doplní pouze v případě, kdy je datum odlišný od L3201
L4022 Zákonný týdenní pracovní úvazek – program doplní automaticky dle nastavení ve funkci MZDY 2-7-1
L4023 Jiný týdenní úvazek – doplní pouze tehdy, pokud jiný úvazek je kratší než zákonný týdenní úvazek – POZOR: zákonný týdenní úvazek se nepřepisuje!
L3322 Nárok na řádnou dovolenou – program automaticky doplní dle nastavení ve funkci MZDY 2-7-1
L3324 Nevybraná dovolená běžného roku a L3322 Alikvótní nárok na řádnou dovolenou – program automaticky přepočítá při zadání datumu do L3221 Datum ukončení pracovního poměru
L6014 Číslo kalendáře – program automaticky doplní 0, tedy základní kalendář

po převzetí do MEZD z Personalistiky:
L4109 Odpočet nezdanitelné částky – program automaticky doplní 1 (pokud se v prvním měsíci zdanitelná částka neuplatní, ale je třeba uplatnit až od následujícího měsíce, zadejte č. 2 a v následujícím období se údaj sám změní na 1)
L4110 Podpis prohlášení k dani – program automaticky doplní 1, tzn. podepsal prohlášení; v případě, že nepodepsal prohlášení k dani, nutno údaje L4019 a L4110 změnit ručně na 0
L4301 Zápis o nástupu do organizace – program automaticky nastaví 1 – Nový nástup, když se vyplní tyto údaje: L3200 či L3201 (datum vzniku či začátku pracovního poměru a shoduje se s měsícem a rokem zpracování, je vyplněn údaj L4013 či L4016 (základní měsíční plat či základní hodinová mzda); pro správný výpočet průměrného výdělku pro pracovně právní vztahy a denního vyměřovacího základu pro ND

Zavedení nového pracovního poměru – stejné osobní číslo, nový pracovní poměr

  • funkce PERS 1-1 nebo MZDY 2-1-1
  • pro každou uzavřenou pracovní smlouvu (dohodu) je nutno otevřít samostatnou vedlejší větu
  • pro otevření nového pracovního poměru zadejte jméno, osobní číslo či část jména a klikněte na + a Nový PP

  • otevře se již známá tabulka s osobním číslem (to se nezmění) a s novým druhem pracovního poměru – to neměňte a vyberte existující středisko a otevře se karta zaměstnance, která je již předvyplněná základními personálními údaji; údaje o pracovním poměru zadány nejsou, ty musíte zadat dle nové pracovní smlouvy (dohody)
  • pokud zadáváte nový pracovní poměr v modulu Personalistika (což je doporučováno), opět se vám nabídne k převzetí tento zaměstnanec v modulu Mzdy

Zavedení nového pracovního poměru – stejné osobní číslo, znovu otevření pracovního poměru

  • funkce PERS 1-1 nebo MZDY 2-1-1
  • otevřete okno Otevřít okno nástupů/výstupů a níže klikněte na tlačítko Nový nástup

  • po kliknutí na Nový nástup se vám otevře nové Okno nástupů a výstupů pro zadání nových údajů a po kliknutí na OK se vám údaje uloží a můžete pokračovat v úpravě údajů pro tento nový druh pracovního poměru
  • je potřeba opět projet záložku po záložce a upravit údaje dle nové pracovní smlouvy
  • tímto způsobem můžete zadat zaměstnance:
    • v minulosti ukončil pracovní poměr a po nějaké době (týdny, měsíce, roky) znovu nastoupí
    • v aktuálním měsíci ukončuje jeden druh pracovního poměru a v následujícím období (příští, za čtvrt roku) bude nastupovat na jiný druh pracovního poměru, tímto způsobem ho otevřeme jakoby do budoucna
  • z praxe:
    • nejčastěji využíváno při dohodách, kdy v lednu se otevře dohoda o provedení práce a v průběhu roku po odpracování 300 hodin se musí druh pracovního poměru změnit na dohodu o pracovní činnosti
    • DPP skončila např. v 06 a DPČ začíná v 07
    • takto se střídají dohody stále dokola každý rok

ZNOVUZAŘAZENÍ JIŽ VYŘAZENÉHO ZAMĚSTNANCE

  • pracoval u vás před několika lety zaměstnanec, který se po letech vrací a nemůžete ho najít ve funkci PERS 1-1 Aktualizace personálních údajů?
  • takového zaměstnance však  nenajdete v modulu PERS ve funkci 1-1 Aktualizace personálních údajů, najdete ho ve funkci PERS 1-2 Znovuzavedení vyřazených zaměstnanců
  • stačí zaměstnance otevřít, v okně Nástupů a výstupů mu aktualizovat datumy – tím ho tedy přijmout do stavu a poté zkontrolovat celou jeho kartu, vč. základních údajů
  • znovuzavedení je možné i beze změny údajů, například v případě nechtěného smazání záznamu zaměstnance z hlavní evidence
  • POZOR! Z praxe víme, že si zaměstnanci mnohdy neuvědomí, že v průběhu let změnili zdravotní pojišťovnu a tím pádem ji jako novou nenahlásí. Je tedy na personalistovi, aby se na ní výslovně poptal.