SK Časový fond: Aktualizácia časového fondu

Aktualizáciu časového fondu zamestnanca môžete vykonať niekoľkými spôsobmi.

Aktualizovať časový fond môžete:

• o jednotlivých zamestnancoch
• hromadným zadaním jednej mzdovej zložky
• nahraním údajov externým súborom
• zadaním mzdových zložiek s časovou platnosťou

• a tiež sa dozviete, ako si pomôcť pri aktualizácii časového fondu Pracovným adresárom

Na zadávanie odpracovanej doby zamestnancov môžete vybrať spôsob, ktorý bude pre vašu firmu ideálny; možnosti:

1. zamestnancom zadáte všetku absenciu, nadčasové hodiny a ďalšie mzdové zložky neovplyvňujúce hodiny vo fonde (pomocou nižšie uvedených metód aktualizácie časového fondu) a pre všetkých zamestnancov budete generovať ich odpracovaný fond hromadne pomocou funkcie Mzdy 2-3-4 Kontrola časového fondu a vyberiete prvú z označených možností na obrázku (teda Kontrola časového fondu a generovanie kódov)

2. zadávanie do časového fondu môžete mať vo firme rozdielne, kedy napr. pre THP zadáte absenciu a príp. nadčasové hodiny a ďalšie mzdové zložky neovplyvňujúce hodiny do fondu a iba pre THP budete hromadne generovať kódy (teda použijete tretiu funkciu z obrázku, a tou je Kontrola časového fondu a generovanie kódov pre zamestnancov s mesačnou mzdou/platom) a pre robotníkov budete napr. externým súborom nahrávať kompletnú dochádzku vr. odpracovanej doby (a generovať teda tým pádom nebudete pre nich nič)

3. v prípade, že potrebujete aktualizovať individuálne časový fond jedného zamestnanca, opäť mu môžete zadať absenciu, nadčasové hodiny a ostatné mzdové zložky a potom priamo v časovom fonde kliknete na tlačidlo

4. nahráte kompletnú dochádzku vr. odpracovanej doby a generovať nebudete nič, a ani to nebude žiaduce, preto vypnite generovanie časového fondu vo funkcii Mzdy 2-7-1 Základný parametrický súbor, a ak máte v údaji Dogenerovanie zostávajúceho časového fondu zaškrtnutý check box, odškrtnite ho

Teraz sa pozrieme bližšie, ako aktualizovať časový fond:

Aktualizácia časového fondu po jednotlivých zamestnancoch

Pokiaľ potrebujete upraviť/doplniť/zmeniť/zmazať nejakú mzdovú zložku do výplaty konkrétneho zamestnanca, aktualizáciu časového fondu vykonáte vo funkcii Mzdy 2-3-1 Doplnenie a oprava vety

Vysvetlenie tlačidiel v časovom fonde:

STREDISKO

• defaultne je zadané stredisko, na ktorom je zamestnanec prijatý, ale je možnosť číslo strediska zmeniť (napr. na inom stredisku zamestnanec odpracoval 2 dni, potrebujete túto zmenu evidovať, zadáte teda riadok s iným ako defaultným číslom strediska)
• v prípade zapísania iného strediska do časového fondu, sa automaticky otvorí pracovná veta zamestnanca (pre zobrazenie pracovných viet v pracovnom zozname si upravte záložku Podokná v Nastavenia, ktoré nájdete v Ďalších funkciách, bližší článok k nastaveniu nájdete tu)

ÚDAJ

• na zadanie mzdovej zložky ručným zápisom
• ak neviete číslo mzdovej zložky, kliknite na tlačidlo ČÍSELNÍK a vyberte potrebnú mzdovú zložku

HOD / KČ

• pre zadanie hodnoty mzdovej zložky: koruny či hodiny podľa typu mzdovej zložky
• napr. pre zadanie MS 3111 – mesačná odmena zadáte Sk a pre zadanie MS 8111 zadáte hodiny

DNI

• na zadanie hodnoty mzdovej zložky v dňoch
• napr. 511 dovolenka, ktorá nebude zadávaná oknom dátum (výber vykonaný vo funkcii 2-7-1) zadáte 1 deň (a program dopočíta podľa úväzku zamestnanca počet hodín) alebo zadáte ako počet hodín, tak aj počet dní

ČÍSELNÍK

• pre zobrazenie zoznamu mzdových zložiek

MASKA ÚDAJOV

• pre výber aktívnych polí v tabuľke
• napr. pokiaľ nezadávate Zákazky či nemeníte kategórie, tieto údaje v maske údajov zaškrtnete a nebudete mať údaje v tabuľke aktívne pre zadávanie

ZRUŠ. RIADKU

• zadali ste niečo, čo ste nechceli/nemali alebo už nie je pravda, pretože sa niečo zmenilo? Označte riadok a kliknite na zrušenie riadku a tým ho zmažete
• môžete použiť aj tlačidlo na vašej klávesnici Delete

ČASOVÁ PLATNOSŤ

• ak zadávate údaj počítaný z priemeru a potrebujete určiť, z ktorého mesiaca sa priemer má vziať, zadajte údaj (potvrďte zadaný údaj), kliknite na tlačidlo Čas. platnosť a určite správny mesiac a rok

OKNO DÁTUMOV

• spodná tabuľka
• pre zadávanie do okna dátumov kliknite vpravo vedľa spodnej tabuľky na tlačidlo Nový
• vyberiete Druh neprítomnosti v otváracom menu a zadajte dátumy:

Neschopný OD – dátum, kedy začína neprítomnosť
LIKV.OD – v aktuálnom mesiaci nemeníte, program zadá sám (meníte iba v prípade opráv)
SCHOPEN OD – zadáva sa dátum ihneď po ukončení LIKV.DO
LIKV. DO – dátum, kedy bola ukončená neprítomnosť

• na zadávanie do okna dátumov sme pre vás pripravili samostatný návod tu.

Pre kontrolu časového fondu použite funkciu Mzdy 2-3-4 Kontrola časového fondu a bližšie informácie nájdete zde.

Aktualizácia časového fondu zadaním hromadne jednej mzdovej zložky

Máte pred sebou dokument napr. s prémiami, ktorý vám niekto ručne vyplnil alebo len vytlačil alebo dodal v inom formáte ako v excele a chcete si uľahčiť zadávanie týchto prémií? Nemusíte otvárať zamestnancov po zamestnancovi a zadávať jednotlivo, ale môžete si otvoriť menný zoznam zamestnancov a zadať prémie v tomto zozname. Výhody zadávania v hromadných zmenách: zoradíte si tabuľku podľa potreby, vidíte ihneď súčtový riadok.

• hromadné zadávanie vykonáte vo funkcii Mzdy 2-3-2 Hromadné zmeny

Vysvetlenie tlačidiel v hromadných zmenách:

UŽÍVATEĽSKÉ ČÍSLO

• zadajte mzdovú zložku, alebo ho vyberte v otváracom menu

DRUH TRIEDENIA

• podľa výberu sa vám zotriedi nasledujúca tabuľka, môžete však triediť aj v samotnej tabuľke, preto keď tu nič nezadáte, nič sa nestane

DRUH ZMENY

Prírastok – zadaná hodnota (EUR či hodiny) sa pridajú k už zadaným hodnotám
Rušenie – ak ste zadali mzdovú zložku a je potrebné ju celú zmazať, označte Rušenie av ďalšom okne vyberte všetko a tlačidlom OK sa údaje zmažú (príklad: nahráte mzdovú zložku, nadriadený vám dá upravenú mzdovú zložku. Najjednoduchšie je pôvodné hodnoty zmazať a zadať/ nahrať znovu ako opravovať položku po položke)
Oprava – ak chcete skontrolovať a prípadne upraviť skôr zadané údaje, vyberte túto možnosť – otvoria sa vám iba tí zamestnanci, ktorí majú danú mzdovú zložku zadanú
Oprava s prihraním – túto funkciu zakliknite, ak chcete menný zoznam zamestnancov a zadávať hodnoty vybranej mzdovej zložky

Vysvetlenie tlačidiel:

Opis – zadáte potrebné údaje a pre odpis zadaného kliknete na toto tlačidlo av Tlači (Správy) nájdete zostavu LZ0241P Opis mzdovej zložky
Kontrola – po kliknutí na tlačidlo Kontrola dôjde ku kontrole horných/dolných medzí zadanej v číselníku mzdových zložiek u zadávanej mzdovej zložky
Maska – pre zaktívnenie či zneaktívnenie konkrétneho poľa pre zadávanie, napr. nechcete mať aktívne pole Dni – zaškrtnite tento údaj po kliknutí na tlačidlo Maska a údaj so zneaktívnou

Poznámka:

• hodnotu do stĺpca Hod/Sk môžete zapísať a stlačiť enter a dostanete sa na ďalší riadok a rovnakým spôsobom môžete použiť aj tlačidlo TAB na vašej klávesnici, aby ste sa dostali do ďalšieho okna (v prípade, že si zneaktívnite stĺpec Dni, dostanete sa tlačidlom TAB automaticky na ďalší riadok)
• ak budete zadávať jednu rovnakú hodnotu do všetkých riadkov, môžete skopírovať prvú hodnotu, označiť ostatné riadky a skopírovať hodnotu a dostanete ju tam do všetkých označených riadkov (tiež fungujú klávesové skratky CTRL + C a CTRL + V)

Pre kontrolu časového fondu použite funkciu Mzdy 2-3-4 Kontrola časového fondu a bližšie informácie nájdete zde.

Aktualizácia časového fondu nahraním z externého súboru

Máte niekoľko tabuliek so mzdovými zložkami, ktoré máte zadať k zamestnancom? Nechcete to zadávať ručne po jednotlivých zamestnancoch ani cez menný zoznam v hromadných zmenách? Nevadí, upravte tabuľku podľa nižšie uvedených pokynov a nahrajte tabuľku pomocou funkcie Mzdy 2-3-3 Prihranie nových položiek zo súboru

Vytvorenie nahrávacieho súboru:

• tabuľka pre nahranie do programu má jasne definované stĺpce a hodnoty v nej
• súbor bude obsahovať tieto stĺpce:

POD	L0001	L0004	MENO	OBD	L4901	L4902	L4903	L4713	L4714	L4907
číslo knižnice	os. č.	druh prac. pom.	méno zam-ca, nepovinný údaj	obdobie v tvare MMRRRR	mzdová zložka	hod. / Kč	dny	dátum od DDMMRR	dátum do DDMMRR	nahrávací priznak

POD – číslo knižnice: v prípade, že používate iba jednu knižnicu, údaj nie je povinný; kto má výber niekoľkých knižníc, údaj je povinný
L0001 – osobné číslo zamestnanca
L0004 – druh pracovného pomeru: pokiaľ máte niekoľko pracovných pomerov pri jednom osobnom čísle, je údaj povinný (pri nezadaní údaje L0004 pri existencii niekoľkých aktívnych pracovných pomerov, program automaticky nahrá na prvý pracovný pomer, teda na 0) a je povinné zadať tento druh PP do každého riadku
MENO: je možné namiesto názvu MENO zadať názov L3001: údaj nie je povinný (ale mzdové účtovné si tento stĺpec ponechávajú pre lepšiu orientáciu, čo sa komu nahráva)
OBD – obdobie: v tvare MMRRRR (pozor, iný tvar dátumu sa používa v údajoch L4713 a L4714)
L4901 – mzdová zložka: na zadanie čísla mzdovej zložky
L4902 – hodnota mzdovej zložky: koruny či hodiny podľa typu mzdovej zložky
L4903 – dni: hodnota v dňoch danej mzdovej zložky
L4713 – dátum OD: dátum začiatku neprítomnosti v tvare DDMMRR
L4714 – dátum DO: dátum konca neprítomnosti v tvare DDMMRR
L4907 – nahrávací príznak:

• pre systémové rozlíšenie jednotlivých dávok zapisovaných do súboru
• pravidlo: 1 tabuľka = 1 individuálny rozlišovací znak
• je možné použiť malé aj veľké písmená vr. diakritiky, okrem znakov, ktoré sú použité systémovo, tie nepoužívajte; sú to: D, Z, P, V, W, E, X, F, G
• ako nahrávací príznak funguje: program sa pozrie, či sa pod týmto rozlišovacím znakom bol nejaký súbor nahraný, ak ho nájde, zmaže ho a nahrá novo prihrávaný

Ako súbor uložiť

• tabuľka bude vo formáte obyčajný (ak necháte oddeľovač tisíce, program nenahrá napr. 10 000 ale nahrá 100 000 → program medzeru vidí ako nulu)

• tabuľku uložte ako CSV. oddelený bodkočiarkou

Ako súbor nahrať

• cez funkciu Mzdy 2-3-3 Prihranie nových položiek
  • nájdite uložený súbor pomocou tlačidla s tromi bodkami a nahrajte tlačidlom OK

Externý súbor z dochádzkového systému

• externý súbor bude obsahovať podobné položky ako pri vytváraní nahrávacieho súboru, bude v .CSV či .TXT
• na žiadosť zašleme bližší popis pre dochádzkové systémy, kde je presný popis, čo má daný externý súbor obsahovať

Zadanie mzdových zložiek s časovou platnosťou

Niekedy je potrebné zadávať zamestnancovi nejakú stálu zložku mzdy len po určité časové obdobie a nechcete využiť údaj v kmeňovej karte zamestnanca, kam sa zadávajú stále zložky mzdy.

V takom prípade je možné použiť Mzdové zložky s časovou platnosťou vo funkcii Mzdy 2-3-10 Mzdové zložky s časovou platnosťou. Podmienkou však je aktívna mzdová zložka.

Po otvorení funkcie nájdete uložené položky s časovou platnosťou.

Časovú platnosť mzdových zložiek môžete zadať individuálne pre jedného konkrétneho zamestnanca alebo pre skupinu zamestnancov či všetkých zamestnancov.

Vysvetlivky údajov:

Zobraziť tiež históriu: objavia sa vám v tabuľke všetky položky, ktoré ste nezmazali a ktoré skončili svoju platnosť k určitému dátumu

Upraviť: ak označíte existujúci riadok a kliknete na Upraviť, budete môcť aktualizovať už uloženú položku
Nový záznam: na zadanie novej položky
Zmazať záznam: ak označíte existujúci riadok a kliknete na Zmazať záznam, daný riadok zmažete
Vybrať všetko: označíte všetky riadky – následne môžete skopírovať pomocou klávesových skratiek CTRL+C a CTRL+V do excelu či zmazať, apod.
CSV: dostanete do pracovného adresára súbor s podrobnosťami všetkých zadaných položiek

Ako nastaviť mzdovú zložku pre určité obdobie

Pre aktuálny mesiac musíte zadať mzdovú zložku do časového fondu ručne. Ale zároveň nastavíte časovú platnosť so začiatkom od nasledujúceho mesiaca.

Nový záznam vám otvorí nasledujúcu tabuľku:

Vysvetlivky:

Generovať pre:

• všetkých zamestnancov podľa predchádzajúceho obdobiaa
  • napr. niekoľko mesiacov chcete všetkým zamestnancom preplácať odmenu v stále rovnakej výške
• jedného zamestnanca alebo skupinu zamestnancov
  • napr. jednému alebo niekoľkým zamestnancom budete napr. pol roka prispievať na bývanie pravidelný príspevok v rovnakej výške
  • alebo máte podpísanú konkurenčnú doložku a zamestnanci aj po výstupe musíte pol roka vyplácať dohodnuté peniaze
  • zamestnanci potrebujete na tri mesiace zadať určitú zrážku v rovnakej výške (napr. zrážka za telefón, ktorá je vopred dohodnutá)

Mzdová zložka:

• vyberte zo zoznamu mzdovú zložku, ktorú budete vyplácať či zamestnanci bude zrážaná

Hodnota:

• v tomto prípade máte dve možnosti na zadanie:
  1. zadáte hodnotu v Sk
  2. nezadáte žiadnu hodnotu, ale kliknete v tabuľke nižšie na check box Prevziať hodnoty z predchádzajúceho obdobia

Prvý a posledný mesiac platnosti

• zadáte prvý mesiac platnosti (nie skoršie ako nasledujúce obdobie) a posledný mesiac platnosti
• odporúčame zadávať do konca aktuálneho roka s tým, že v decembri sa predĺži platnosť do ďalšieho roka (či o ďalší rok)

V mesiacoch:

• môžete napr. vyplácať nejakú zložku mzdy vždy len za určité ročné obdobie, preto nastavíte mesiace platnosti od – do na celý rok a zaškrtnete napr. len júl a august a do časového fondu sa prepíše mzdová zložka vždy len v mesiacoch júl a august

Generovať aj po výstupe:

• potrebujete vyplácať niečo po výstupe zamestnanca? Zakliknite tento check box a mzdová zložka sa zapíše do ČF aj v prípade, že zamestnanec už nie je zamestnaný

Príklady nastavenia mzdových zložiek s časovou platnosťou

Pre všetkých zamestnancov

Pre jedného zamestnanca

Aktualizácia časového fondu pomocou pracovného zoznamu

Môžete použiť pracovný zoznam pre aktualizáciu časového fondu zamestnanca alebo zamestnancov. Otvorte si označených zamestnancov napr. v spoločnom okne a potom sa budete medzi nimi presúvať šípkami. Pracovný zoznam nájdete na Paneli nástrojov

Nevidíte zoznam zamestnancov v pracovnom zozname?

Kliknite pod tabuľkou na tlačidlo Aktualizácia zoznamu – potom na Výberové kritérium – Vyhodnocovať dynamicky – a vyberte prvú možnosť *DFT Prvotné kritérium – kliknite na OK – teraz sa vám zobrazí zoznam zamestnancov a odteraz sa bude zoznam zamestnancov vždy zobrazovať

Označovanie zamestnancov v pracovnom zozname

• označovať zamestnancov môžete dvoma spôsobmi:
  1. bez aktívneho check boxu
     • nebudete aktivovať check boxy pomocou tlačidla 
     • označíte si daný riadok zamestnanca a pomocou klávesy CTRL môžete k už označenému jednému riadku pridávať ďalšie riadky
     • alebo si pomocou filtrovacieho kritéria vyberiete určitú skupinu zamestnancov a pomocou stiahnutia myši, kedy držíte ľavé tlačidlo myši označíte niekoľko riadkov, ktoré sú pod sebou
     • bez aktívneho check boxu môžete označovať zamestnanca podľa ľubovôle a potom kliknúť na akúkoľvek funkciu a táto funkcia sa prejaví pre týchto označených zamestnancov
     • bez aktívneho check boxu nie je možné zobraziť iba označené riadky ako je to pri aktívnom check boxe
  2. s pomocou aktívneho check boxu 
     • aktivujete si check box kliknutím na tlačidlo 
     • vďaka aktívneho check boxu budete môcť v otvorenom filtrovacom okne označiť „iba zakliknuté riadky“ (popísané viď nižšie) a tým sa vám v pracovnom zozname objavia iba označenia zamestnanci a pracovať budete ďalej len s nimi a nemusíte ich inak označovať
     • označíte si riadky podobne ako je popísané v postupe vyššie (bez check boxu) s tým rozdielom, že potom pri ľubovoľnom check boxe kliknete pravým tlačidlom myši a vyberie prvú možnosť Zaškrtnú vybrané riadky

Ako si zobraziť iba zakliknutých zamestnancov

• otvorte šípkou  a úplne dole v otvorenom menu zakliknite: Iba zaškrtnuté riadky (nezabudnite v žltom poli Filtra vymazať údaje)

Pre prácu s pracovným zoznamom máme samostatný návod zde.

Pre kontrolu časového fondu použite funkciu Mzdy 2-3-4 Kontrola časového fondu a bližšie informácie nájdete zde.