Závodové zpracování mezd

Závodové zpracování mezd je nutné pro firmy, které mají jednotlivé pracoviště rozdělené na závody a každý tento závod vystupuje samostatně ve vztahu ke státním institucím. Avšak v rámci zpracování mezd fungují jako celek. V programu jsou všechny tyto závody v jedné knihovně.

Proto se v první řadě musí programově zapnout program pro závodové zpracování. Z tohoto důvodu, prosím, vždy kontaktujte konzultanta Nuggetu a informujte ho, že přecházíte na závodové zpracování.

Před samotným nastavením závodového zpracování mezd je také nutné si určit, zdali výstupní soubory, jako je převod do účetnictví či příkaz k úhradě, chce firma jeden soubor za všechny závody či zachovat tolik souborů, kolik je závodů. Ve druhém případě je nutná programová úprava.

Další nastavení pak provede uživatel (případně s pomocí ze strany Nuggetu).

Důležité je také si říci, že v případě závodového zpracování se musí dodržet jedno pravidlo: zaměstnanec nesmí v jednom měsíci přestoupit z jednoho závodu do druhého. Člověk se vždy počítá, že je v jednom závodě, nikoliv na dvou.

Základní nastavení v programu

co nastavit v programu, aby bylo možné zajistit správné fungování programu při závodovém zpracování:

Vytvořit číselník L1004 Závod ve funkci Mzdy 2-4-3
Vytvořit číselník L6001 Číslo zdravotní pojišťovny ve funkci Mzdy 2-4-3
Nastavení Středisek ve funkci Mzdy 2-6
Nastavit Závody ve Střediscích ve funkci Mzdy 2-6
Nastavit Organizační jednotku pro ZP ve Střediscích ve funkci Mzdy 2-6
Nastavit údaje pro Hromadné bankovní příkazy (jednotlivé zdravotní pojišťovny, sociální pojišťovny dle závodů, zálohové a srážkové daně dle závodů, úrazové pojištění) ve funkci Mzdy 2-7-6
Nastavit automatické stahování e-neschopenek za pomocí IT oddělení

Nastavení, které je možné nastavit až po sjednocení knihovny

Nastavit jednotlivé uživatele a nastavit jim autorizace na závody (střediska) ve funkci Servisní program
Nastavit výpočet dle autorizací ve funkci Mzdy 2-7-1, záložka Výpočet
Každý uživatel si provede uživatelské nastavení ve funkcích: Mzdy 2-7-5 a Další funkce – Nastavení
Nastavit čítače nemocenských dávek ve funkci 2-7-7 pro uživatele

Další nastavení

v případě, kdy přecházíte na závodové zpracování a sehráváte několik knihoven do jedné

Sjednotit a nastavit číselník kmenových údajů ve funkci Mzdy 2-4-3
Nastavit bankovní účty organizace ve funkci Mzdy 2-4-4
Sjednotit číselníky mzdových složek ve funkci Mzdy 2-3-1 a 2-3-2
Přečíslovat odborové příspěvky ve funkci Mzdy 2-1-1 nebo ve funkci Pers 1-1, údaj L4614 a nastavit hromadné bankovní příkazy pro jednotlivé příspěvky ve funkci Mzdy 2-7-6
Nastavit a sjednotit kalendáře ve funkci Mzdy 2-5
Zkontrolovat Převod do účetnictví ve funkci Mzdy 11-1 a Účtovou osnovu ve funkci Mzdy 2-4-6, příp. nastavit mzdové složky ve funkci 2-4-1 a 2-4-2

Podrobnosti k jednotlivým bodům

Vytvoření číselníku L1004 Závod

v číselníku údajů ve funkci Mzdy 2-4-3 Kmenové údaje si v číselníku L0004 Závod vytvořte číselník pro jednotlivé závody
závody určete i pro neaktivní střediska, která byla použita v aktuálním roce
podrobnější informace najdete zde

Vytvoření číselníku L6001 Zdravotní pojišťovny

ve funkci Mzdy 2-4-3 Kmenové údaje si v číselníku L6001 Číslo zdravotní pojišťovny vytvořte číselník zdravotních pojišťoven podle jednotlivých závodů
např. 111 VZP pro První závod, 511 VZP pro Druhý závod
podrobnější informace najdete zde

u každé zdravotní pojišťovny nezapomeňte nastavit kód instituce

a také u každé zdravotní pojišťovny zadejte Účet DAL, např.:

Nastavení Středisek

střediska se nastavují ve funkci Mzdy 2-6
je nutno ponechat ve Střediscích i taková střediska, která momentálně nepoužíváte (může u nich zakliknout Neaktivní středisko)
při tvorbě sestav za několik měsíců program chybně vytvoří sestavy, pokud neuvidí ve střediscích dříve použitá střediska
např. v lednu existovalo středisko č. 100001, od sjednocení v červenci ale už není používané, tudíž ho nechcete do nově sjednocené knihovny zadat – výsledek: např. při vytváření Součtové výplatní pásky za celý rok vám program objeví hlášku: neexistující středisko, apod.
v případě, že máte autorizace na uživatele, je nutno nastavit pro dané uživatele i neaktivní (historická) střediska

Nastavení Závodů ve Střediscích

až nastavíte číselník Závodů, přiřaďte je k jednotlivým střediskům ve funkci Mzdy 2-6
střediska, i neaktivní, byste měli sehrát do jedné hlavní knihovny všechny, protože program může v některých případech vyhodnotit, že středisko nezná a může vám vyjíždět sestavy na nulovém závodě (byť s nulou) – např. přehled na sociální pojišťovnu
podrobnější informace najdete zde

Nastavení Organizační jednotky pro ZP

v případě, že plátce je členěn na vnitřní organizační jednotky a tyto jsou samostatně přihlášeny k placení pojistného na příslušné zdravotní pojišťovny, toto členění se zadá do údaje Org. jednotka pro ZP
zadáním čísla organizační jednotky (např. 01, 02), je zajištěn odvod ZP a hlášení změn podle zadaného čísla organizační jednotky;
rozdělení provedete přímo ve Střediscích ve funkci Mzdy 2-6
toto nastavení se pak projeví při přihláškách/odhláškách na ZP
v případě, že nemáte organizační jednotky nastavené jinak, tak zadejte dvoumístné číslo dle závodu. Např. závod č. 1 = organizační jednotka pro ZP bude 01, závod č. 5 = organizační jednotka pro ZP bude 05
Upozornění: označení „Org.jednotka pro ZP“ má také vliv na počet řádků zdravotní pojišťovny v příkazu k úhradě
podrobnější informace najdete zde

Nastavení údajů pro Hromadné bankovní příkazy

v hromadných bankovních příkazech ve funkci 2-7-6 je třeba nastavit platby pro jednotlivé státní instituce, kterým podléhají jednotlivé závody, a to:
1. zdravotní pojišťovny pro každou pojišťovnu a pro každý závod
  - do variabilního symbolu přidejte na konec také číslo organizační jednotky (propisuje se do Přehledu o platbě pojistného)
2. sociální pojišťovny dle závodů
3. zálohovou daň dle závodů
4. srážkovou daň dle závodů
5. úrazové pojištění dle závodů

podrobnější informace najdete zde

u jednotlivých plateb je třeba si dát pozor na správné vyplnění řádku pro Závod

příklad vyplnění u Zálohové daně:

Nastavení automatického stahování e-neschopenek

automatické stahování e-neschopenek nastavuje IT oddělení
pro každý závod je potřeba znát variabilní symbol pro komunikaci s příslušnou sociální pojišťovnou
v případě použití certifikátů:
- je nutné mít nainstalovaný komerční certifikát – ten může být klidně jeden pro celou společnost
- je nutné mít nainstalovaný kvalifikovaný certifikát, který je u příslušné sociální pojišťovny zaregistrován pod daným VS (oproti komerčnímu certifikátu je tedy potřeba mít tolik kvalifikovaných certifikátů, kolik je závodů)
v případě datové schránky:
- je nutné znát přihlašovací údaje do datové schránky

podrobnější informace najdete zde

Nastavení uživatelů a autorizací na závody

pokud máte vícero mzdových účetních (uživatelů) a tito uživatelé mají rozdělené jednotlivé závody, je vhodné jim usnadnit práci a nastavit autorizace pouze na ty závody, které zpracovávají
v prvé řadě musíte nastavit uživatele v nové knihovně a jim poté přiřadit jednotlivá střediska
nezapomeňte přiřadit k uživatelům i neaktivní střediska, pokud byla v aktuálním roce používána
je také možné nastavit dva profily pro jednoho uživatele, kdy na jednom profilu uvidí pouze svůj zpracovávaný závod a na druhém profilu uvidí celou firmu (tedy všechny závody)
autorizace nastavíte ve funkci Servisní program
podrobnější informace najdete zde a v dolní části návodu najdete nastavení autorizací na závody (střediska)

Nastavit čítače nemocenských dávek

v případě, že budete do nově vzniklé knihovny přidávat nové uživatele, nezapomeňte přidat písmeno A do čítače nemocenských dávek ve funkci Mzdy 2-7-7 pro ty uživatele, kteří budou počítat mzdy a měli by tedy vidět i sestavu proplacených nemocí
podrobnější informace najdete zde

Nastavit výpočet dle autorizací

ve funkci Mzdy 2-7-1 základní parametrický soubor, záložka Výpočet je hned jako první možnost zakliknutí údaje Výpočet dle autorizací
tato autorizace znamená, že výpočet mezd pomocí funkce Mzdy 6-1 se provede pouze pro ty zaměstnance na střediscích, na které má daný uživatel oprávnění
vhodné nastavit v případě, kdy máte nastavené uživatele dle závodů a tím pádem si daný uživatel dělá veškeré práce od A do Z právě na tom jednom závodě
podrobnější informace najdete zde

Uživatelské nastavení

každý uživatel si nastaví tiskové parametry ve funkci Mzdy 2-7-5 a ve funkci Další funkce – Nastavení
podrobnější informace pro tiskové parametry najdete zde a pro Další funkce – Nastavení zde
je vhodné, aby uživatel zkontrolovat také základní údaje ve funkci Mzdy 2-7-1

Sjednotit číselníky kmenových údajů

v případě, že přecházíte na závodové zpracování, je vhodné si sjednotit v rámci všech firem (tedy nyní závodů) používané číselníky (např. penzijní pojišťovny, životní pojišťovny, Hay Group, Job Code,…) a bankovní účty organizace
číselníky jsou ve funkci Mzdy 2-4-3 Kmenové údaje, Pers 3-1 Číselníky údajů
pro samotné sehrání několika knihoven není potřeba mít sjednocené číselníky, avšak u zaměstnanců poté najdete např. červeně uvedenou hodnotu bez názvu, protože současný číselník tuto hodnotu nemusí znát, apod. Je tedy velmi doporučované si všechny číselníky v této funkci aktualizovat
podrobnější informace najdete zde

Nastavit bankovní účty organizace

bankovní účty organizace jsou ve funkci Mzdy 2-4-4
v případě bankovních účtů organizace je vhodné si dopředu říci, zda budete při uzávěrkových činností potřebovat jeden příkaz k úhradě (soubor do banky) za celou organizaci (tedy všechny závody v jednom souboru) nebo budete potřebovat vždy jeden příkaz k úhradě (soubor do banky) za jeden závod
pokud budete potřebovat více souborů do banky za jednotlivé závody, je třeba nastavit tolik bankovních účtů organizace, kolik je závodů a poté přiřadit tento bankovní účet ke všem platbám pro daný závod
- tzn. pokud používáte pro platby zaměstnanců a odvody jeden bankovní účet, nastavíte tento účet organizace ke všem platbám na daném závodě
- a pokud potřebujete pro platby zaměstnanců a odvody samostatné soubory do banky (např. proto, že odesíláte každý soubor samostatně či každý k jinému datu), je třeba si určit čísla bankovních účtů tak, aby správná čísla bankovních účtů používaly správné závody

pokud budete potřebovat soubor do banky jako celek, stačí vám nastavit pouze jedno číslo účtu pro všechny
pokud budete potřebovat soubor do banky jako celek, ale rozdělené na jednotlivé platby, např. jeden účet pro zaměstnance, druhý účet pro odvody, třetí pro exekuce (vše v rámci celé organizace), nastavte bankovní účty tak, jak jste zvyklí (např. 1 = zaměstnanci, 2 = odvody, 3 = exekuce, apod.)
vždy je ale nutné správně přiřadit číslo účtu organizace – ve srážkách na účet, v hromadných platbách

podrobnější informace najdete zde

Přečíslovat odborové příspěvky

pokud jste měli dosud zadané odborové příspěvky v údaji L4614 v kartě zaměstnance na všech knihovnách pod stejným číslem (např. 10000) a v bankovních příkazech napárovanou hromadnou platbu (tedy číslo odborového organizace jako č. 1) a každý odborový příspěvek zasíláte na jiné číslo účtu, je nutné odborové příspěvky rozdělit a nastavit správně v hromadných platbách

proto nastavte odborové příspěvky na jednotlivých knihovnách následujícím způsobem, např.:
- knihovna 1: údaj L4614 = 10000; v hromadných platbách Číslo odborové organizace: 1
- knihovna 2: údaj L4614 = 20000; v hromadných platbách Číslo odborové organizace: 2
- knihovna 3: L4614 = 30000; v hromadných platbách Číslo odborové organizace: 3

Nastavit kalendáře

v případě, že jste v různých knihovnách používali kalendáře, je nutné je sjednotiti do jednoho číselníku v cílové knihovně
pozor na kalendáře, které mají stejné číslo v několika knihovnách (závodech)
nutno ponechat otevřená taková čísla kalendářů, která byla napříč knihoven používána, např. v jedné knihovně byl používán kalendář č. 5, ale v jiných knihovnách nebyl a nyní se už ani kalendář č. 5 nepoužívá. Ale mohl být použit v únoru daného roku, proto může tento chybějící kalendář dělat problémy např. při rekapitulaci
je to podobné jako u středisek, má to historický důvod (a historický myslíme i dva měsíce zpátky aktuálního roku)
v případě, že jste měli dosud používané stejné čísla kalendářů napříč závody, je nutné nastavit následující:
- nastavit nové kalendáře a nastavit je správně od ledna aktuálního roku do současnosti
- přiřadit k zaměstnancům správné nové kalendáře
- oznámit svému konzultantovi, že máte kalendáře nastavené a programátor Nugget programově přiřadí správný kalendář do historických údajů
- důvod tohoto nastavení je zejména kvůli historii, např. při opravě některé nepřítomnosti do minulosti (když by byl chybný kalendář, nemuselo by dojít ke správné opravě)
podrobnější informace najdete zde

Zkontrolovat Účtovou osnovu, Mzdové složky a příp. Převod do účetnictví

v případě, že sehráváte několik knihoven do jedné, může dojít k tomu, že v jedné knihovně se objeví položky, které ve druhé nebyly nutné, pro otevření mzdových složek a příp. přejmenování a správného nakontování použijte funkce 2-4-1 a 2-4-2 (bližší informace najdete zde)
pro správné vytvoření převodu do účetnictví je proto potřeba sjednotit účtovou osnovu ve funkci Mzdy 2-7-6
v případě, že nechcete jeden převod do účetnictví za celou firmu (všechny závody v jednom souboru), ale chcete jednotlivé soubory za jednotlivé závody, sdělte tuto informaci svému konzultantovi
podrobnější informace najdete zde

Vytváření měsíčních výkazů

Zdravotní pojišťovny

pro zopakování: máte nastavený číselník pojišťoven L6001 a také nastavené hromadné bankovní příkazy a ve střediscích nastavenou organizační jednotku pro ZP

Hromadné oznámení zaměstnavatele (HOZ)

HOZ se generuje podle autorizací
číslo organizační jednotky se promítne na sestavě HOZ ve variabilním symbolu (identifikační číslo plátce pojistného), kdy za IČem se propíše číslo organizační jednotky (které jste uvedli ve střediscích)
podrobnější informace najdete zde

hromadné oznámení vytvoříte pomocí funkce Pers 4-1-1 Hlášení změn
do tiskových zpráv se vygenerují soubory pro každou pojišťovnu zvlášť a budou označena dle číselníku L6001 Číslo zdravotní pojišťovny
do pracovního adresáře se vygenerují soubory, které budou odlišeny číslem závodu

Přehled o platbě pojistného na zdravotní pojišťovnu (PPPZ)

vygeneruje se pomocí funkce Mzdy 8-9-1 zdravotní pojistné
do tiskových zpráv vygenerují všechny potřebné PPPZ za každou pojišťovnu zvlášť, ale pod stejným číslem dané pojišťovny, tedy např. 2x 111, 2x 207, atd.
do pracovního adresáře se vygenerují potřebné soubory rozdělené dle závodu

poznámka: v případě, že v hromadných bankovních příkazech vám budou chybět ve variabilním symbolu poslední dvě čísla z organizační jednotky, či necháte toto číslo stejné u dvou stejných pojišťoven (máte např. dvě VZP), tak nedojde k rozdělení PPPZ dle organizační jednotky
podrobnější informace najdete zde

Sociální pojišťovny

pro zopakování: máte nastavené závody ve Střediscích a máte nastavené hromadné bankovní příkazy, kde jste k jednotlivým sociálním pojišťovnám přiřadili závod a kód okresu sociální správy
ve vztahu k sociální pojišťovně jsou zaměstnanci rozděleni v programu podle jejich umístění na střediska a ve střediscích je určeno, které středisko spadá pod jaký závod

Oznámení o nástupu do zaměstnání (skončení zaměstnání)

Oznámení o nástupu vygenerujete ve funkci Pers 4-2-1
do tiskových zpráv se vytvoří jeden soubor se všemi zaměstnanci, které v aktuálním období nahlašujete na SP
do pracovního adresáře se vygenerují xml soubory odlišené posledním dvojčíslím, které označuje daný závod

podrobnější informace najdete zde

Přehled o platbě pojistného

vytvoříte ve funkci Mzdy 8-9-5 Sociální pojistné – přehled a poté vygeneruje ve funkci Mzdy 11-12 PVPOJ
při použití funkce 11-12, se vám vygenerují jednotlivé PVPOJ dle závodů a jeden souhrnný
upozornění: v případě, že nemáte sehrané všechny střediska, byť již neaktivní a program najde u některého zaměstnance (byť už ukončeného) pro něj v tu chvíli neexistující středisko, vygeneruje se vám první list v souboru s přehledy s nulami pro nulový závod

do tiskových zpráv se vygeneruje jeden soubor, kde najdete jednotlivé přehledy dle závodů a na posledním přehledu je přehled souhrnný
do pracovního adresáře se vygenerují xml soubory standardním způsobem, tedy že označíte postupně řádek po řádku a kliknete na tlačítko Odeslat. Poté se vám vygeneruje xml soubor pro ten daný závod (tedy v našem případě, pro závod 1 a závod 2). Závod č. 999 je pro souhrnný soubor (tedy celkem za všechny závody)

podrobnější informace najdete zde

Zálohová a srážková daň

pro zopakování: máte nastavené jednotlivé hromadné bankovní příkazy pro každý závod, kde jste si určili i příslušné finanční úřady
odvody daní ve funkce Mzdy 8-15 odvody daní, se generuje soubor za firmu jako celek

Vyúčtování zálohové daně

vytvoří se ve funkci Mzdy 10-12-6 vyúčtování daně, soubor pro odeslání se vytvoří ve funkci Mzdy 11-13
vyúčtování se generuje pro každý závod zvlášť, a to doplněním příslušného čísla závodu do údaje Závod
v případě, že potřebujete souhrnné vyúčtování za všechny závody celkem, vyplňte do údaje Závod číslo 9999
podrobnější informace najdete zde

do tiskových zpráv se vytvoří pro daný závod soubor ve formátu PDF
do pracovního adresáře obdržíte xml soubor po spuštění funkce Mzdy 11-13 DPZVD/DPSVD, kde označíte vždy daný řádek a kliknete na tlačítko Přenos XML

Vyúčtování srážkové daně

vytvoří se ve funkci Mzdy 10-12-7 vyúčtování srážkové daně, soubor pro odeslání se vytvoří ve funkci Mzdy 11-13
v případě, že potřebujete souhrnné vyúčtování za všechny závody celkem, vyplňte do údaje Závod číslo 9999
podrobnější informace najdete zde

do tiskových zpráv se vytvoří pro daný závod soubor ve formátu PDF
do pracovního adresáře obdržíte xml soubor po spuštění funkce Mzdy 11-13 DPZVD/DPSVD, kde označíte vždy daný řádek a kliknete na tlačítko Přenos XML