Elektronické podepisování: Signi – propojení s programem Nugget (doplňkový modul)
Signi je nástroj pro elektronické podepisování dokumentů. Hlavním účelem je umožnit podepisování smluv, dohod, formulářů apod. bez nutnosti tisku a fyzického podpisu.
V případě zájmu o podepisování pomocí Signi kontaktujte naše obchodní oddělení.
Po zakoupení a aktivování modulu Signi v prostředí Nugget nastavte požadované údaje pro správné fungování Signi. Toto nastavení provede každý uživatel po přihlášení do Nuggetu. Díky tomuto nastavení může proběhnout kolečko podepisování. Od vytvoření dokumentu v Nuggetu až po elektronické podepsání a uložení podepsaného dokumentu zpět do Nuggetu.
Základní popis nastavení
Nejprve se nastaví pořadí podepisování a umístění podpisu ve výsledném dokumentu. Poté se zvolí režim podepisování odesílatele. Odesílatelem je uživatel programu, který odesílá dokument k podpisu do Signi.
Podepisovat se může běžnými způsoby, jako je klasický podpis, potvrzení SMS, podpis certifikátem, podpis přes bankovní identitu, parafováním či pouze vzít na vědomí. To samé se nastaví pro příjemce dokumentu, což je zaměstnanec, kterému se dokument zasílá.
Dále je možné nastavit až pět podepisovatelů, kteří vstupují do podepisování mezi odesílatelem a uživatelem.
Nastavení API klíče v Nuggetu
Nastavení pro Signi najdete ve funkci „Další funkce“ – „Nastavení“ – záložka „Dokumenty„.
Každý uživatel vyplní „Klíč API“, „Email odesilatele“, „Jméno a příjmení odesilatele“. API klíč jste si předtím vygenerovali na stránce Signi.
Nastavení podepisovacího workflow
Ve funkci PERS 3-2 „Dokumenty“ nebo MZDY 2-7-9 „Dokumenty“ najdete v pravé části tabulky tlačítko Signi.
Práce s dokumenty zůstává stejná a návod, jak vytvářet dokumenty a jak s nimi pracovat, najdete zde.
Když označíte v tabulce s dokumenty řádek s konkrétním dokumentem a poté stisknete tlačítko Signi, otevře se vám další okno pro možnost vyplňování (několika) podepisujících stran a určení variant podepisování. Toto okno vypadá následovně:
Vysvětlivky okna „Atributy typu dokumentu pro integraci se Signi“
„Podepisovat přes Signi„: Označte, pokud daný dokument chcete podepisovat přes Signi.
„Jazyk„: Změnou cs např. na en se přepne Signi do anglické verze. „Podepsáno kde„: Použije se v případě, že je nastavené automatické podepisování odesílatelem. „Pořadí podepisování„: Určete pořadí dle možností. „Umístění podpisů„: Vyberte jednu z možností:
„Klíčová slova signi-signature-x“
Signi umí v dokumentu najít klíčová slova signi-signature-0 až signi-signature-3 a podpisy umístit na stejné místo, kde jsou tato klíčová slova.
Upozornění: Neumí je nahradit (to by došlo ke změně dokumentu a předchozí podpisy by byly neplatné).
Číslování je popořadě, tzn. standardní sekvence je odesílatel, schvalovatelé 1-5 a zaměstnanec. Pokud se podpis použije, zabere si pořadové číslo.
Příklad: Workflow je následující: podepisuje Odesílatel, Schvalovatel 2 a Zaměstnanec. Podpisy budou nastaveny následovně:
signi-signature-0 = odesílatel
signi-signature-1 = schvalovatel 2
signi-signature-2 = zaměstnanec
Signi doporučuje dávat do dokumentu klíčová slova bílou barvou a malým písmem, aby nebyla vidět. Takže, když si do dokumentu někam napíšete bílou barvou text signi-signature-0 a zvolíte režim „Klíčová slova signi-signature-x“, objeví se podpis tam, kam jste uvedli ten text bílou barvou.
„Na konec dokumentu“
Všechny podpisy se vloží automaticky na konec daného dokumentu.
„Odesílatel„: Jednoduše nastavíte Režim (požadovanou roli) při podepisování, a to:
0 = Nepodepisuje: neúčastní se podepisovacího kolečka 1 = Podepisuje: základní funkce – podepisuje vlastním podpisem (podepíše myší, až mu dokument přijde e-mailem) 2 = Potvrzuje SMSkou: dvoufaktorové ověření, kdy podepíše vlastním podpisem a zároveň potvrdí podpis SMSkou 3 = Schvaluje (parafuje): ekvivalent parafování, že s dokumentem souhlasí; nebude však fyzicky vidět podpis 4 = Podepisuje certifikátem: podepisuje vlastní certifikátem 5 = Podepisuje přes BankID: podepisuje přes Bankovní Identitu 6 = Dát na vědomí
„O – D„: Podpis na jednom zařízení (One-Device)
„Příjemce„: Jednoduše nastavíte Režim (požadovanou roli) při podepisování, a to:
0 = Nepodepisuje: neúčastní se podepisovacího kolečka 1 = Podepisuje: základní funkce – podepisuje vlastním podpisem (podepíše myší, až mu dokument přijde e-mailem) 2 = Potvrzuje SMSkou: dvoufaktorové ověření, kdy podepíše vlastním podpisem a zároveň potvrdí podpis SMSkou 3 = Schvaluje (parafuje): ekvivalent parafování, že s dokumentem souhlasí; nebude však fyzicky vidět podpis 4 = Podepisuje certifikátem: podepisuje vlastní certifikátem 5 = Podepisuje přes BankID: podepisuje přes Bankovní Identitu 6 = Dát na vědomí
„O – D„: Podpis na jednom zařízení (One-Device)
„Další podepisovatel 1“ až „Další podepisovatel 5„:
Vytvořte číselník L5686 pro Podepisovatele (číselník L5686 najdete ve funkci Pers 3-1, Mzdy 2-4-3 nebo pomocí přímo v rozkliknutí číselníku v tabulce Signi – jak je ukázáno na níže uvedeném obrázku)
Po vytvoření číselníku vyberete příslušnou osobu, kterou přidáte jako Podepisovatele 1 – 5 a určíte jeho „Režim“:
0 = Nepodepisuje: neúčastní se podepisovacího kolečka 1 = Podepisuje: základní funkce – podepisuje vlastním podpisem (podepíše myší, až mu dokument přijde e-mailem) 2 = Potvrzuje SMSkou: dvoufaktorové ověření, kdy podepíše vlastním podpisem a zároveň potvrdí podpis SMSkou 3 = Schvaluje (parafuje): ekvivalent parafování, že s dokumentem souhlasí; nebude však fyzicky vidět podpis 4 = Podepisuje certifikátem: podepisuje vlastní certifikátem 5 = Podepisuje přes BankID: podepisuje přes Bankovní Identitu 6 = Dát na vědomí
Dokončení procesu
Abyste dokončili celý proces a odeslali dokument všem osobám k podpisu, musíte nejprve daný dokument vytvořit a uložit u konkrétního zaměstnance v modulu PERS ve funkci 1-1 „Aktualizace personálních údajů“ – vlevo dole tlačítko „Funkce“ – „Dokumenty generované z archetypů ve Wordu“,
nebo v modulu MZDY ve funkci 2-1 Doplnění nebo oprava věty.
Po vytvoření a uložení potřebného dokumentu klikněte na tlačítko Signi a dokument se odešle dle nastavení.
Standardní nastavení: Odešle se dle nastavení, které jste již provedli v obecném nastavení Dokumentu.
Upravit natavení: Otevře se známá tabulka pro nastavení podepisovatelů.
V přehledu dokumentů na kartě zaměstnance uvidíte sloupec „Stav“. Zde uvidíte, v jakém stavu se dokument právě nachází, např. odesláno/podepsáno/nepodepsáno, aj.
Kdykoliv se můžete podívat na stav dokumentu u zaměstnance a zjistit, zda je již podepsaný ve sloupci „Stav “. Zde uvidíte, v jakém stavu se dokument právě nachází, např. odesláno / podepsáno / nepodepsáno, aj. Stavy jsou: Neodesláno – Odesláno – Podepsáno – Odmínuto.
V tento moment je možné se na daný dokument, v podepsané podobě, podívat, a to v „Archivu dokumentů“.
Pomocí tlačítka „Export“ se podepsaný dokument ve formátu PDF objeví v pracovním adresáři.
Proces stahování podepsaných dokumentů do Archívu
Automatické stahování podepsaných dokumentů do archívu zajišťuje program „SignedToArchiv.exe“, který vám dodá naše IT oddělení a který se obvykle umísťuje na server do složky NuggetSW. Spouští se jako naplánovaná úloha.
SignedToArchiv_config_help.txt = nápověda k vyplnění konfigurace.
SignedToArchiv_config.txt = ostrá konfigurace.
Pokud se dokumenty automaticky nestahují, kontaktujte naše IT, aby ověřil, že program „SignedToArchiv.exe“ máte.
Jednoduše nastavíte Režim (požadovanou roli) při podepisování, a to:
