Archív dokumentů – Základní popis

K čemu slouží Archív dokumentů

Archív dokumentů slouží k uložení naskenovaných i jiných dokumentů k zaměstnancům a uchazečům do databáze Nugget.

S dokumenty lze provádět tyto operace:

• Import (přesun do databáze),
• Export (extrahování z databáze),
• Zrušení,
• Změna atributů (Detail).

Archív dokumentů je rozšiřující modul systému Nugget – obchodní podmínky domluvte s obchodním oddělením.

Přehled funkcí

Pro práci s dokumenty jsou dvě samostatné oblasti:

1. Obecné dokumenty: jeden dokument přiřadíte více zaměstnancům
2. Hromadné funkce: práce s dokumenty jednotlivých zaměstnanců (import, export, rejstříky, změny, mazání)

Podporované formáty dokumentů

.PDF, .JPG, .DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX, .TXT, .ZIP, .RAR, .ARJ, .7Z

Velikost Archívu – licenční omezení

Demo: 512 kB / dokument, 25 MB / archiv
Základní licence: 2 MB / dokument, 10 GB / archiv (lze dokoupit přes obchodní oddělení)

Uživatelské přístupy

Přístupy k archivním dokumentům se nastavují ve funkci „Servisní program“ – „Autorizace na uživatele“ (Nastavení autorizací na uživatele).

Přístup do Archívu

1. K archívu lze přistupovat buď hromadně přes funkci „Další funkce“ – „Archív dokumentů„

2. nebo individuálně pomocí tlačítka „Funkce“ a výběru „Archív dokumentů„ na kartě zaměstnance (v modulu Mzdy i Personalistika).

V modulu mzdy – karta zaměstnance:

V modulu personalistika – karta zaměstnance:

Pro obě funkce vypadá otevřený Archív dokumentů shodně.
V levém horním rohu okna nad jménem zaměstnance vždy vidíte, ve kterém modulu archív otevíráte – zda v modulu Mzdy nebo Personalistika.

Vysvětlení funkčních tlačítek:

Tlačítko Detail = atributy dokumentů

• Každý importovaný dokument je uložen s atributy:
  1. stálými: velikost, datum a čas vzniku, přípona, datum a čas importu, uživatel, subystém,
  2. aktualizovatelnými: přístup z druhého subsystému, výběr pracovního poměru, typ, číslo a název dokumentu.
     • Všechny aktualizovatelné atributy lze i po dohrání do archívu změnit.
     • Typ dokumentu je číselník, pro uživatelskou kategorizaci dokumentů. Bližší popis naleznete níže.

Tlačítko Import

Dokumenty lze importovat do databáze buď hromadně (pro více zaměstnanců), nebo individuálně (pro jednoho zaměstnance).
Důležitý je název souboru – pro hromadný import je nutné použít normovaný tvar názvu souboru.
Pro individuální import je tento tvar doporučený, ale je možné použít i libovolný jiný název.

Normovaný tvar názvu souboru

• Povinný pro hromadný import.
• Doporučený pro individuální import.

NNNNNNN[.P][x][%TTTTT][-RRR…][#CCC…][_ZZZ…].AAAA

• Povinné údaje jsou 3:
  1. NNNNNNN = 1 až 7 číslic osobního čísla zaměstnance či uchazeče,
  2. %TTTTT = typ dokumentu.
     • Nesmí začínat znakem x a nesmí obsahovat znaky # a _.
     • Je kontrolován na uživatelský číselník TYPAD – Typ archivního dokumentu.
     • Oddělení znakem „%“, je nutné pouze pokud je první znak číselný.
  3. .AAAA = typ souboru (přípona), např. .pdf, .jpg apod.
     • Typ souboru se nemusí uvádět v jediném případě, pokud v číselníku existuje položka „Prázdný typ dokumentu“ (mezery se nezadávají).
• Nepovinné údaje:
  1. P = číslo souběžného pracovního poměru (dokument bude přiřazen pouze k zadanému PP)
  2. x = znak „x“ nebo „X“ = exkluzivita subystému, tj. M-DOKUMENT nebude dosažitelný v PERS; P-DOKUMENT nebude dosažitelný ve MZDY, a R-dokument se nebude přebírat do PERS při nástupu uchazeče.
  3. -RRRR… = pomlčka plus libovolný počet znaků pro rozlišení jinak stejného jména souboru. Tyto znaky se do databáze nepřebírají, jsou zapomenuty po Importu.
  4. #CCC… = znak # plus 1 až 20 znaků čísla dokumentu.
  5. _ZZZ… = znak _ plus 1 až 50 znaků doplňujícího názvu dokumentu.

Příklad:

• Například při nadefinování typu dokumentů lze osobnímu číslu 327 hromadně nahrát dokumenty s těmito názvy souborů:
  • 327.jpg = nespecifikovaný typ dokumentu
  • 327TR.pdf = výpis z trestního rejstříku
  • 327NESCH-1.pdf …= neschopenka první díl
  • 327NESCH-2.pdf = neschopenka druhý díl
  • 327.2xNESCH_z 20.3.2015.jpg = neschopenka pouze k prac. poměru 2, nedostupná personalistům (nahrává-li ji mzdová účetní s doplňujícím názvem)
  • 327xCV.pdf = životopis pouze pro personalisty (nahrává-li personalista)

Název souboru pro individuální import

• Lze použít normovaný tvar názvu souboru.
• Výhodou je kontrola na osobní číslo (dokument nepřiřadíme omylem jinému zaměstnanci).
• Lze ale použít jakýkoliv jiný název souboru, který nezačíná číslicí a obsahuje povinně příponu, např. Karlův životopis.jpg, Maruščino vysvědčení.pdf, apod.
• Při individuálním importu se potvrzuje dohrání každého dokumentu a všechny aktualizovatelné atributy včetně typu dokumentu lze zadat až v tomto okamžiku.

Umístění importu

Všechny soubory, které se budou importovat do Archívu se vkládají do adresáře „Import„, který bude podadresářem standardního pracovního adresáře (do tohoto adresáře se dostanete pomocí tlačítka ), např. cesta může vypadat takto:

…:\Nuggetsw\mzdy001\Dokumenty\

Tlačítko Export

Uložené dokumenty v Archívu nelze zobrazit přímo na obrazovce – je potřeba je nejprve stáhnout. Po stažení můžete dokument otevřít v podobě, v jaké byl do Archívu importován.

Export provedete tlačítkem „Export“, po jehož stisknutí budete vyzváni k výběru, zda se má jméno zaměstnance (uchazeče) zobrazit v názvu souboru.

Umístění exportu

Všechny exporty z archívu se provádějí do adresáře „Dokumenty“, který bude podadresářem standardního pracovního adresáře (do tohoto adresáře se dostanete pomocí tlačítka ), např. cesta může vypadat takto:

…: \Nuggetsw\mzdy001\Dokumenty

Tlačítko Zrušit

Funkce umožní označený dokument odstranit ze seznamu. Před samotným smazáním budete vyzvání k potvrzení žádosti o smazání:

Kvůli maximální bezpečnosti archívu se při funkci rušení dokumenty pouze znepřístupní. K fyzickému vymazání dokumentů dojde až při vyvolání funkce „Reorganizace archívu“ v Servisním programu, kdy také dojde k uvolnění prostoru v archívu po zrušených dokumentech.

Typ dokumentu (TYPAD)

Typ dokumentu je uživatelská kategorizace dokumentů, která mimo jiné určuje jeho chování v programu Nugget, ale také v HR Portálu (zobrazení, viditelnost pro nadřízeného, nutnost schválení zaměstnancem). Typ dokumentu je číselník a otevřít ho můžete ve funkci:

1. Pers 3-1 „Číselníky údajů“ – číselník „TYPAD“ nebo
2. Mzdy 2-4-3 „Kmenové údaje“ – číselník „TYPAD“.

Aktualizace číselníku „TYPAD“

Upozornění:

Nemažte prázdnou hodnotu nazvanou „obecný – nespecifikovaný dokument“. Je nutné, aby v číselníku zůstal pro korektní chování importů.

Vysvětlení funkčních tlačítek „Aktualizace číselníku“:

Upravit: Umožňuje aktualizovat vybraný záznam v číselníku – upravit pole „Význam“ a označit atributy pro HR Portál (viditelnost pro zaměstnance, viditelnost pro nadřízeného a možnost odsouhlasit či zamítnout dokument).

Nový záznam: Zvolte pro vytvoření nové hodnoty v číselníku.

Smazat záznam: Pomocí této funkce smažete dříve vytvořenou hodnotu v číselníku. Před samotným odstraněním vás systém vyzve k potvrzení smazání.

Opis: Funkce vygeneruje sestavu LZ012 – Opis souboru číselníků údajů do Zpráv. Sestavu lze otevřít ve formátech .txt, .pdf nebo .csv.

---