Skip to content Skip to main navigation Skip to footer

HR Portál: 8b. Cestovní příkazy – Příklad zahraniční pracovní cesty krok po kroku 2

Nastavení v administraci Portálu

Postup zadání a schvalování zahraničního cestovního příkazu

  1. Zadání CP
  2. Schválení CP nadřízeným
  3. Schválení do ciziny
  4. Schválení dopravního prostředku
  5. Schválení zálohy (v našem případě tento krok je přeskočen – viz nastavení v administraci)
  6. Vyplacení zálohy – tímto bodem je cestovní příkaz schválen

Následuje:

  1. Vyplnění vyúčtování
  2. Kontrola nadřízeným
  3. Kontrola vyúčtování (pokud je nastaveno, že vše kontroluje účtárna, tento krok je vynechán)
  4. Vyplacení – tímto krokem je cestovní příkaz vyřešen a nelze ho již měnit

1. Zadání zahraničního CP

Zaměstnanec poletí do Ženevy na veletrh a bude tam dvě noci a poté poletí zpět do Prahy. Na veletrhu bude prezentovat služby/výrobky své firmy. Tato služební cesta bude se zálohou. Zahraniční cesty podléhají jinému schvalování než tuzemské CP a v případe zvoleného dopravního prostředku Letadlo se tato informace předává na příslušné osobní číslo.

2. Schválení nadřízeným

Nadřízený po přihlášení do svého Portálu vidí na své úvodní stránce sekci Cestovní příkazy a zde seznam příkazů ke schválení

Po otevření může schvalovat zálohy se podívat a zkontrolovat zadaný CP. A pokud nemá námitky, schválí ho pomocí tlačítka Schválit.

Po schválení se nadřízenému objeví v sekci Přehled CP

Nejprve musí dojít ke schválení cestovního příkazu a poté se objeví požadavek na osobní číslo, který schvaluje dopravní prostředek Letadlo (dle administrátorského nastavení)

To samé se objeví i zadavateli cestovního příkazu:

3. Schválení zahraniční cesty

Osobní číslo, které je určené pro schvalování zahraniční cesty najde po přihlášení do Portálu na své úvodní obrazovce seznam cestovních příkazů ke schválení.

Otevře ho, zkontroluje a Schválí (nebo zamítne či smaže)

Zadavatel cestovního příkazu najde svůj CP ve stavu:

4. Schválení dopravního prostředku

Schvalovatel dopravního prostředku vidí po přihlášení do Portálu na své úvodní obrazovce:

Otevře daný cestovní příkaz a Schválí ho (příp. zamítne)

Zadavatel cestovního příkazu vidí aktualizovaný stav své žádosti o cestovní příkaz:

5. Schválení zálohy

V našem případě nemáme zadanou osobu, která schvaluje zálohy. K tomu by sloužil bod v administraci nastavení:

Proto tento bod je přeskočen a jde se rovnou na vyplacení zálohy.

6. Vyplacení zálohy

Zpracovatel zálohy po přihlášení do svého Portálu vidí cestovní příkazy

Po otevření cestovního příkazu je možné zálohu Proplatit nebo Zamítnout. My ji schválíme.

Tímto bodem je žádost o cestovní příkaz schválena.

7. Vyplnění vyúčtování

Jakmile došlo k dokončení schvalovacího kolečka pro schválení žádosti o zahraniční pracovní cestu letadlem, zaměstnanec odjede na svou naplánovanou pracovní cestu a po jeho návratu vyplní vyúčtování, které pošle do dalšího schvalovacího procesu.

V první řadě zaměstnanec vyplní cestu do Ženevy – vyplní ji na 2x, kdy první je cesta na hranice a druhá je cesta z hranic na určené místo.

Zaměstnanec by při vyplňování neměl zapomenout přepnout stát – v našem případě z CZ na CH

A na cestě zpět nezapomene přepnout stát z CH na CZ

Po vyplnění vyúčtování se automaticky spočítá stravné a kapesné (pokud je kapesné zadané v administraci nastavení):

Nyní zaměstnanec vyplní a nahraje účtenky pro vyúčtování pracovní cesty. Může přidat účtenky za ubytování, pohonné hmoty, jízdné a vedlejší výdaje. Přidávat může postupně a postupně se pak objevují nahoře ve vrchní části v přehledu výdajů.

Poslední sekce vyúčtování je jen shrnutí: spočítané stravné, kapesné, výdaje. Odečte se záloha a zbývá částka k proplacení. Pokud zaměstnanec shledá, že nic nezapomněl, pošle vyúčtování ke kontrole nadřízenému.

Po odeslání vidí zaměstnanec stav CP jako Čeká na kontrolu vyúčtování

8. Kontrola vyúčtování nadřízeným

V našem případě máme nastaveno, že vedoucí pro zahraniční CP je osoba na kartě zaměstnance vedená v údaji L0012

Tento vedoucí po přihlášení do Portálu najde v sekci Cestovní příkazy seznam cestovních příkazů k vyřešení

Otevře daný cestovní příkaz, celý zkontroluje a může poslat dál do schvalovacího procesu.

Tento CP se pak objeví tomuto vedoucímu takto:

9. Kontrola vyúčtování

Vyúčtování zahraničního CP v našem případě provádí osoba, která je na kartě zaměstnance v údaji L0014

Tato osoba se přihlásí do Portálu a uvidí v sekci Cestovních příkazů ty příkazy, které musí vyřešit

Otevře daný cestovní příkaz, který zkontroluje a může Proplatit (či vrátit k doplnění)

Po schválení se mu objeví v Přehledu CP

10. Vyplacení cestovního příkaz

V momentě, kdy proběhl bod 9 a došlo k proplacení, se odeslaly do Nuggetu pro příslušné mzdové složky