14. JMHZ – Předregistrace zaměstnance (PREZEC) a Oznámení o nenastoupení zaměstnance
Od 1. 7. 2026 vzniká zaměstnavatelům na základě § 19 zákona č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatelů (JMHZ), povinnost zaevidovat zaměstnance do evidence zaměstnanců ještě před jeho nástupem do zaměstnání. Pokud zaměstnavatel nemá k dispozici všechny údaje potřebné pro plnou registraci zaměstnance, může využít předregistraci zaměstnance (PREZEC P1), která obsahuje pouze zákonem stanovený omezený rozsah údajů.
Předregistraci zaměstnance (PREZEC P1) lze podat nejdříve 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu a nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání. Tento postup lze využít pouze u zaměstnanců se státním občanstvím České republiky.
Pokud zaměstnanec do zaměstnání nastoupí, je zaměstnavatel povinen nejpozději do 8 dnů od skutečného nástupu podat registraci zaměstnance (REGZEC A1). Jestliže zaměstnanec do zaměstnání nenastoupí, je zaměstnavatel povinen tuto skutečnost oznámit prostřednictvím oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2), a to bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu.
Pokud má zaměstnavatel již před nástupem zaměstnance k dispozici všechny údaje potřebné pro plnou registraci zaměstnance, může místo předregistrace zaměstnance (PREZEC P1) odeslat přímo Registraci zaměstnance (REGZEC A1).
Kdy použít Předregistraci zaměstnance (PREZEC P1)
Předregistrace zaměstnance (PREZEC P1) slouží k oznámení budoucího nástupu zaměstnance ještě před jeho skutečným nástupem do zaměstnání. Je určena pro situace, kdy zaměstnavatel ještě nemá k dispozici všechny údaje potřebné pro plnou registraci zaměstnance (REGZEC A1), ale potřebuje splnit zákonnou povinnost oznámit nástup zaměstnance předem.
Podmínky pro použití PREZEC P1
Předregistraci zaměstnance (PREZEC P1) lze podat pouze za následujících podmínek:
- zaměstnanec má státní občanství České republiky,
- zaměstnanec má přidělené české rodné číslo,
- podání je odesláno nejdříve 8 kalendářních dnů před předpokládaným dnem nástupu,
- podání je odesláno nejpozději před okamžikem nástupu do zaměstnání,
- zaměstnavatel je registrován u ČSSZ a má přidělený variabilní symbol zaměstnavatele.
Jaké údaje se v PREZEC P1 odesílají
Předregistrace obsahuje pouze zákonem stanovený omezený rozsah osmi údajů:
- jméno,
- příjmení,
- rodné příjmení,
- rodné číslo,
- místo narození,
- státní občanství,
- předpokládaný den nástupu do zaměstnání,
- variabilní symbol zaměstnavatele.
Co se děje po odeslání
Po úspěšném přijetí podání nedochází k identifikaci zaměstnance v registru zaměstnanců a nejsou přiděleny identifikátory OIČ ani ID zaměstnání. Tyto identifikátory vznikají až při následné plné Registraci zaměstnance (REGZEC A1). Předregistrace zaměstnance (PREZEC P1) tedy slouží pouze k předběžnému splnění oznamovací povinnosti.
Návazné kroky
Po podání PREZEC P1 mohou nastat pouze dvě situace:
- zaměstnanec nastoupí → do 8 dnů od skutečného nástupu se odešle Registrace zaměstnance (REGZEC A1),
- zaměstnanec nenastoupí → do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu se odešle Oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2).
Kdy použít oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2)
Oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2) slouží k ukončení již podané předregistrace zaměstnance (PREZEC P1) v případě, že zaměstnanec do zaměstnání nenastoupil. Zaměstnavatel je povinen tuto skutečnost oznámit bez zbytečného odkladu, nejpozději však do 8 dnů od předpokládaného dne nástupu uvedeného v předregistraci.
Oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2) lze použít pouze v případě, že byla dříve úspěšně podána předregistrace zaměstnance (PREZEC P1) a zaměstnanec do zaměstnání skutečně nenastoupil. PREZEC P2 nelze použít samostatně bez předchozího podání PREZEC P1.
Jaké údaje se v PREZEC P2 odesílají
Na rozdíl od předregistrace zaměstnance (PREZEC P1) obsahuje oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2) pouze omezený rozsah údajů:
- variabilní symbol zaměstnavatele,
- rodné číslo zaměstnance,
- GUID původního podání PREZEC P1,
- datum vyhotovení podání.
Ostatní identifikační údaje zaměstnance se již znovu neodesílají.
Vazba na původní předregistraci
Oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2) musí obsahovat identifikaci původní předregistrace prostřednictvím GUID podání PREZEC P1. Tím je zajištěno správné spárování obou podání v evidenci ČSSZ.
Omezení formuláře PREZEC
V rámci formuláře PREZEC nejsou podporovány opravy ani storna podání. Pokud byla předregistrace zaměstnance (PREZEC P1) podána chybně, řeší se situace ukončením předregistrace prostřednictvím PREZEC P2 a následným podáním nové předregistrace (PREZEC P1) nebo plné registrace zaměstnance (REGZEC A1).
Návaznost na další podání
Po podání oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2) je proces předregistrace ukončen. Na rozdíl od situace, kdy zaměstnanec nastoupí a následuje registrace zaměstnance (REGZEC A1), se již žádné další podání za daný pracovněprávní vztah neodesílá.
Postup v programu
V prvním kroku založte uchazeče a vyplňte údaje potřebné pro předregistraci. Následně vytvořte a odešlete předregistraci zaměstnance (PREZEC P1) na příslušnou správu sociálního zabezpečení. Pokud zaměstnanec do zaměstnání nastoupí, odešlete ve stanovené lhůtě registraci zaměstnance (REGZEC A1). Pokud zaměstnanec nenastoupí, odešlete oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2).
Níže naleznete podrobný popis jednotlivých kroků.
Krok 1: Založení uchazeče pro předregistraci
Funkce Pers 1-8 „Předregistrace zaměstnanců„
Po zvolení funkce máte dvě možnosti:
1. Tlačítkem➕ zadáte nového uchazeče. Budete vyzváni k očíslování uchazeče a po stisknutí tlačítka OK se otevře karta uchazeče, tzv. „Aktualizace uchazeče“. (Pro obrázek rozklikněte)
2 Zvolte číslo již založeného uchazeče. Pokud číslo nevyplníte a potvrdíte tlačítkem OK (případně klávesou Enter), zobrazí se seznam všech evidovaných uchazečů. (Pro obrázek rozklikněte)
Po otevření karty uchazeče jsou nejdůležitější dvě následující záložky (Pro obrázek rozklikněte níže):
Záložka „Základní údaje“
Záložka „Personální údaje“
Na otevřené kartě uchazeče vyplňte zvýrazněné údaje (zvýrazněno podtržením a modrou barvou), což jsou údaje povinné pro odeslání Předregistrace zaměstnance, příp. vaše volitelné údaje. Pro uchazeče můžete vytvářet dokumenty, pomocí tlačítka Funkce.
Tabulka s popisem údajů (rozklikněte)
| ID údaje | Název údaje | Záložka | poznámka |
|---|---|---|---|
| L3001 | „Příjmení, jméno, titul“ | Základní údaje | Povinný údaj k vyplnění |
| L3002 | „Rodné příjmení“ | Základní údaje | Při nevyplnění bude převzato příjmení z L3001 |
| L3004 | „Rodné číslo přiděl. v ČR“ | Základní údaje | Povinný údaj k vyplnění |
| L3017 | „Státní příslušnost“ | Základní údaje | Při nevyplnění se automaticky zapíše hodnota CZ |
| L3012 | „Místo narození“ | Základní údaje | Povinný údaj k vyplnění |
| L3201 | „Předpokládané datum nástupu“ | Personální údaje | Povinný údaj k vyplnění |
| Typ uchazeče | U – uchazeč vytvořený přímo z ŘLZ D – uchazeč vytvořený ze vstupního dotazníku (HR Portál) P – předregistrace | Základní údaje vpravo | Typy D a U se implicitně nenabízejí k předregistraci a v aktualizaci nejsou zvýrazňovány modře povinné údaje pro předregistraci. |
| ☑ | „Nabízet k převzetí“ | Základní údaje vpravo | Pro převzetí uchazeče do personalistiky, souvisí s Typem uchazeče: U typu U musí být uchazeč zařazen do plánu náboru v modulu ŘLZ. U typů P a D převzetí do personalistiky určuje právě tento údaj. |
| L8136 | „Vygenerována předregistrace“ | Základní údaje vpravo | Je-li údaj označen, uchazeč se již nebude nabízet pro vytvoření PREZEC. Pro opětovné zařazení do seznamu označení zrušte. |
| L8137 | „Vygenerováno oznámení o nenastoupení“ | Základní údaje vpravo | Je-li údaj označen, bylo pro uchazeče vygenerováno oznámení o nenastoupení (PREZEC P2). Pro opětovné zařazení do seznamu pro vytvoření oznámení označení zrušte. |
| Funkce | Dokumenty | Vlevo dole karta uchazeče | Pomocí tlačítka „Funkce“ lze pro uchazeče generovat dokumenty z uložených šablon a pracovat s archivem dokumentů. |
Závodové zpracování
Při využití závodového zpracování nezapomeňte vyplnit údaj L1004 Závod (poslední řádek na záložce „Základní údaje“). Tento údaj určuje, ke kterému závodu bude uchazeč přiřazen.
Krok 2 Vytvoření předregistrace zaměstnance (PREZEC P1)
Funkce Pers 4-2-1 „Předregistrace“ (pro obrázek rozklikněte)
Po spuštění funkce vyberte konkrétního uchazeče nebo pomocí tlačítka OK (případně klávesy Enter) zobrazte seznam uchazečů určených pro předregistraci. (Pro obrázek rozklikněte)
V zobrazeném seznamu je nejdůležitější filtr, který je standardně nastaven na: Typ uchazeče = P, Datum nástupu = dnešní datum + 8 dnů. (Pro podrobnosti rozklikněte)
Program nabízí pouze uchazeče, jejichž datum nástupu spadá do období, ve kterém lze podle legislativních pravidel vytvořit předregistraci zaměstnance (8 dnů). Zaměstnance s pozdějším datem nástupu není možné předregistrovat.
Pomocí filtru Z můžete určit zdroj uchazečů:
- P – předregistrace,
- D – vstupní dotazník,
- U – ŘLZ.
Označte zaměstnance, které/ho chcete předregistrovat, a potvrďte výběr tlačítkem OK (případně klávesou Enter). Program vytvoří XML soubor do pracovního adresáře. Pokud máte v programu nastavené přímé odesílání na sociální pojištění, program se zároveň zeptá, zda chcete soubor ihned odeslat. (Pro podrobnosti rozklikněte)
Do pracovního adresáře se vygeneruje XML soubor s názvem UZIVATELPREZECRRRRMMDDHHMMSSmmm.xml, kde:
- RRRRMMDD představuje datum vytvoření souboru (rok, měsíc, den),
- HHMMSSmmm představuje čas vytvoření souboru (hodiny, minuty, sekundy a milisekundy).
Po vygenerování XML souboru se uchazeč přestane nabízet v seznamu „Předregistrace zaměstnanců“ a současně se na kartě uchazeče ve funkci Pers 1-8 „Předregistrace zaměstnanců“ označí údaj L8136 „Vygenerována předregistrace“.
Závodové zpracování
Pokud používáte závodové zpracování, po potvrzení tlačítkem OK se zobrazí seznam závodů. Vyberte závod, za který chcete předregistraci vytvořit. Následně budou zobrazeni pouze uchazeči přiřazení k vybranému závodu. (Pro obrázek rozklikněte)
Krok při nenastoupení: Oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2)
Funkce Pers 4-2-1 „Zrušení předregistrace (oznámení o nenastoupení)“ (pro obrázek rozklikněte)
Po spuštění funkce vyberte konkrétního uchazeče nebo pomocí tlačítka OK (případně klávesy Enter) zobrazte všechny uchazeče, u kterých lze vytvořit oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2). (Pro obrázek rozklikněte)
V zobrazeném seznamu je nejdůležitější filtr, který je standardně nastaven na: Typ uchazeče = P, Datum nástupu = dnešní datum mínus 8 dnů. (Pro podrobnosti rozklikněte)
Označte zaměstnance, u kterého chcete vytvořit oznámení o nenastoupení zaměstnance (PREZEC P2), a potvrďte výběr tlačítkem OK (případně klávesou Enter). Program vytvoří XML soubor do pracovního adresáře. Pokud máte v programu nastavené přímé odesílání na sociální pojištění, program se zároveň zeptá, zda chcete soubor ihned odeslat. (Pro podrobnosti rozklikněte)
Do pracovního adresáře se vygeneruje XML soubor s názvem UZIVATELPREZECRRRRMMDDHHMMSSmmm.xml, kde:
- RRRRMMDD představuje datum vytvoření souboru (rok, měsíc, den),
- HHMMSSmmm představuje čas vytvoření souboru (hodiny, minuty, sekundy a milisekundy).
Po vygenerování XML souboru se uchazeč přestane nabízet v seznamu „Zrušení předregistrace (oznámení o nenastoupení)“ a současně se na kartě uchazeče ve funkci Pers 1-8 „Předregistrace zaměstnanců“ označí údaj L8137 „Vygenerováno oznámení o nenastoupení“.
Závodové zpracování
Pokud používáte závodové zpracování, po potvrzení tlačítkem OK se zobrazí seznam závodů. Vyberte závod, za který chcete předregistraci vytvořit. Následně budou zobrazeni pouze uchazeči přiřazení k vybranému závodu. (Pro obrázek rozklikněte)
Automatické vyřazení uchazečů z evidence
Uchazeč je automaticky vyřazen z evidence po dosažení data uvedeného v údaji L8134 „Datum vyřazení z evidence“. Tento údaj se automaticky vyplňuje datem odpovídajícím 6 měsícům od založení uchazeče, protože v okamžiku jeho založení nemusí být datum nástupu ještě známo. Údaj je povinný.
