Skip to content Skip to main navigation Skip to footer

Kalendáře

Mají vaši zaměstnanci různé délky směn, nepravidelné režimy, zkrácené úvazky, kdy zaměstnanci chodí jen v různé dny či každý den jinak?

Pro nastavení těchto nepravidelných režimů využijete funkci Mzdy 2-5 Kalendář a údaj L6014 Číslo kalendáře v kmenové kartě zaměstnance (jak v modulu MZDY – karta Základní údaje, tak v modulu PERS karta Mzdové údaje II)

  • každý rok lze vytvořit max. 999 kalendářů
  • každý zaměstnance má defaultně v kmenové větě údaj L6014 nastaven jako 0 (nulový základní kalendář)
  • po kliknutí na funkci Mzdy 2-5 se otevře tabulka Aktualizace kalendářů, kde jsou nulové kalendáře a dříve otevřené kalendáře
  • základní (nulový) kalendář je kalendář pro pravidelnou pracovní dobu od PO-PÁ určený úvazkem zaměstnance, tzn. písmeno X u 40 hodinového týdne bude značit 8 hodinovou směnu, u 37,5 hodinového týdne 7,5 hodinovou směnu a např. u zkráceného úvazku 20 hodin týdně bude X značit 4 hodiny denně
    • nulové kalendáře nejdou měnit – pouze se z nich dá udělat kopie (na nenulové kalendáře)

První krok před zadáním konkrétního kalendáře

Než se naučíte vytvořit nový kalendář, je nutno nastavit tlačítka jako jsou Definice dnů a případně Definice cyklů, abyste byli schopní si kalendář správně nastavit

Definice dnů

  • pro určení délky dne a příp. začátek směny (začátek směny není povinný)
  • délka směny:
    • směnu trvající celou hodinu v rozmezí 1-9 nebudete zapisovat kódem dne, ale zapsáním pomocí numerické klávesnice v daném dni kalendáře, tedy zadáme čísla 1,2,3, …
    • u směn, kde je použito desetinné místo (např. 7,5) či dvojciferné číslo (např. 10) je nutno použít pro délku směnu písmenné označení A-Z (a-z)
    • je možné zadat až 69 znaků (a 9 čísel použijete pomocí numerické klávesnice přímo v kalendáři či v nastavení cyklu)
    • například:

kód dne A = 11
kód dne B = 7,50

  • pro nastavení svátků se použije znak * (hvězdička na numerické klávesnici), v případě, že se střídá různá délka směn i ve dnech svátků, je nutno v kalendáři určit délku náhrady za svátek, zápis pak bude vypadat *A (kdy A = 7,5 hodin)
  • v případě, že délka směny nebude určena, program automaticky vezme průměrnou délku dne pro proplacení svátku
  • začátek směny:
    • u několika směnných provozů je možnost určit začátky směn
    • například:

kód dne 1 = 6 (znamená, že směna začíná v 6 hodin ráno)
kód dne 2 = 14 (znamená, že směna začíná ve 14 hodin)
kód dne 3 = 22 (znamená, že směna začíná ve 22 hodin)

Definice cyklů

  • pokud má zaměstnanec opakující se režim, např. 14denní, můžete ho nastavit na celý rok (či více let dopředu)
  • nastavení cyklu:
    • Nový záznam – zadat název kalendáře – určit délku periody (např. 14 dní) – otevře se nám 14 žlutých oken – do nich zadáme směny v hodinách (příp. hodin a začátek směny) a Volna (písmeno V) – když je kalendář nastaven, uložíme OK
    • např. A = 7,5, B = 11, V = vždy volno, cyklus 14 dní:

Směna A       délka směny: 14
1.týden          A A V V A V B
2.týden         V V A A V B B

  • ukázka definice cyklů: první obrázek je tabulka, ve které si určíte délku periody a délky směn; druhý obrázek vám ukazuje možnost otevřít si definice dnů přímo v tomto okně, abyste nemuseli hledat označení pro vaše délky dnů

 

Založení již existujícího kalendáře na další rok

  • Nový záznam – napíšeme existující číslo kalendáře a určíme rok, který chceme otevřít – OK

  • v dalším kroku se vám otevře další okno pro kalendáře, kde určíte délku směny a délku týdenní úvazku

  • ve většině případů jde o kalendář, který otevíráte do budoucna (např. kvůli MD/RD, která začíná v určitém roce a pokračuje do roku budoucího), není nutné generovat cyklus pro daný rok, stačí kalendář pouze pro daný rok otevřít
  • v případě zaměstnanců, kteří nastoupí např. na MD/RD či dlouhé neplacené volno či jiný druh nepřítomnosti a při zadávání do časového fondu vám program neumožní tento údaj uložit, je nutno otevřít kalendáře, které jsou u daných zaměstnanců nastavené na příslušné roky dopředu

Založení nového kalendáře

  • postup je podobný jako je popisován výše, pouze je rozdíl v tom, že musíte určit kalendář, který ještě neexistuje: Nový záznam – určíme číslo kalendáře, které nebylo ještě použito a určíme rok, pro který chceme kalendář otevřít – OK
  • otevře se Aktualizace kalendáře č. xx (to, které jste právě založili) a nyní je nutno zadat Název kalendáře, Průměrnou délku dne a Týdenní úvazek – OK

  • tímto se kalendář založil a otevře se vám hlavní tabulka Aktualizace kalendářů
  • nyní je třeba si říct, jakým způsobem nastavíte tento kalendář pro celý rok – máte možnost buď každý měsíc nastavit ručně nebo si vygenerujete cyklus
  • vysvětlení pojmů Průměrná délka dne a Týdenní úvazek:

Průměrná délka dne

    • průměrná délka dne je důležitá pro správné generování časového fondu a dovolené
    • příklad určení průměrné délky dne:

24 týdenní fond pracovní doby, směny ve dnech Po, Út, Pá, délka směny vždy 8 hodin => průměrná délka dne je 8 hodin.

12 týdenní fond pracovní doby, směny ve dnech Po, St, Pá, délka směny vždy 4 hodiny => průměrná délka dne je 4 hodiny.

40 týdenní fond pracovní doby, směny ve dnech Po, Út, St, Čt, délka směny vždy 10 hodin => průměrná délka dne je 10 hodin

    • pro správné použití průměrné délky dne musí být v ostatních případech vždy průměrná délka dne stanovena jako: týdenní fond pracovní doby děleno počtem směn v týdnu
    • například:

40 týdenní FPD, směny Po – 11, Út – 8, St – 6, Čt – 4, Pá – 11 => průměrná délka dne činí 8 hodin; současně se u svátků zadává * a písmenné označení délky směny dle definice dnů (např. *B, kdy B = 11 hodin)

24 týdenní FPD, směny Po – 11, Út – 8, St – 5 => průměrná délka dne činí 8 hodin; současně se u svátků zadává * a písmenné označení délky směny dle definice dnů (např. *B, kdy B = 11 hodin)

Týdenní úvazek

    • zadejte smluvený týdenní úvazek (zákonný týdenní úvazek či jiný úvazek, tzv. zkrácený)

Úprava jednoho konkrétního měsíce v kalendáři

  • označíme měsíc, který chceme upravit, např. leden – klikneme na UPRAVIT – objeví se kalendář pro měsíc leden s písmeny X, S, N a příp. *, kdy:

X = v hlavním kalendáři znamená 8 hodin (ale u zaměstnanců v ČF dle jejich úvazku)
S = sobota
N = neděle
* = náhrada za svátek

  • písmena X se v nenulovém kalendáři musí nahradit délkou směny, kterou má zaměstnanec naplánovanou a ve dnech volna zapíšete písmeno V (= volno) nebo ponecháte písmena S a N (což značí sobotu a neděli)
  • v případě, že se střídá různá délka směn, je nutno v kalendáři určit délku náhrady za svátek, zápis pak bude vypadat, např. *A (kdy A = 7,5 hodin) nebo *B (kdy B = 11 hodin)  nebo *8
  • v případě, že délka směny pro svátek nebude určena, program automaticky vezme průměrnou délku dne pro proplacení svátku (průměrnou délku dne řešíme o odstavec výše)
  • takto upravíte všechny měsíce v roce
  • stejný postup použijete, pokud potřebujete opravit pouze jeden měsíc v roce, kdy došlo k hromadné změně (např. firma se rozhodla pro hromadné volno v měsíci červenci a vy tedy měníte pro celý červenec směny)

Generování cyklu v kalendáři pro celý rok či zbytek roku 

  • otevřete si v seznamu kalendářů ten kalendář, který jste si právě otevřeli nebo ho máte z minulosti pouze otevřený, ale nemáte definovaný pravidelně se opakující cyklus
  • otevře se vám okno s jednotlivými měsíci, ve kterém budete mít označen oranžově řádek, který spadá do aktuálně otevřeného účetního období:

  • a nyní klikněte na tlačítko Generování cyklu a objeví se následující tabulka s výběrem cyklu:

  • vlevo nahoře tedy vyberte dříve uložený cyklus – v mém případě se jmenuje cyklus Braun a vidím, že má cyklus na 7 dní – začátek periody chci od 15.3., protože ten den začíná celý cyklus (nevadí, že zaměstnanec nastoupí např. 5.3., program sám doplní dle zvoleného cyklu dny od 1.3.) – poté určím, jestli chci v kalendáři zohledňovat svátky (pokud zaškrtnu check box Generovat svátky, v kalendáři se mi objeví * a bude to placený svátek, v případě, že nezaškrtnu tento check box, program určí tomuto dni, co je v cyklu, tedy V (volno) nebo směnu – a jako poslední určím, jestli chci generovat na 1 rok, dva či tři (doporučujeme zadávat max. 3 roky) a uložíte tlačítkem OK
  • tímto jste si generovali cyklus na celý rok (příp. dva tři roky dopředu) a již se nemusíte o kalendáře pro tento rok starat (pouze v případě, že by došlo k nějaké změně)

Dočasná změna kalendáře – úprava kalendáře pouze u jednoho zaměstnance místo všech, kteří používají stejný kalendář

  • pokud jste zadali jeden kalendář více zaměstnancům a každý zaměstnanec v daném měsíci bude mít jinou změnu v kalendáři, tuto změnu NEnastavíte ve funkci 2-5 Kalendář, ale přímo v časovém fondu daného zaměstnance ve funkci Mzdy 2-3-1, kde najdete tlačítko Kalendář

  • v tomto kalendáři změníte směny dle skutečnosti a neovlivní to celý kalendář a tudíž celou skupinu zaměstnanců
  • a po úpravě tohoto kalendáře uvidíte změny podtržením a zvýrazněním dne, ve kterém došlo ke změně; v níže uvedeném příkladu vidíte změny 4., 12., 15., 17. a 19.:

Zadání čísla kalendáře v kartě zaměstnance

  • když máte nastavené a uložené všechny potřebné kalendáře, otevřete si jednotlivé zaměstnance a zadáte jim číslo nenulového kalendáře do kmenové karty (karty zaměstnance), případně můžete použít hromadné změny (funkce Mzdy 2-1-4 – jak na to, najdete zde)

Údaj L6014 Číslo kalendáře najdete:

  • ve mzdách na kartě Základní údaje (funkce 2-1-1)
  • v personalistice na kartě Mzdové údaje II (funkce 1-1)

 

Nahrávání kalendářů každý měsíc pomocí externího souboru

V některých firmách či provozech se běžně stane, že zaměstnanci s jedním kalendářem v průběhu měsíce zaskakují za kolegu v jiném provozu, tím pádem na jiném kalendáři. V případě většího počtu zaměstnanců a ještě větších změnách každý měsíc, může být velmi časově náročné provádět ručně individuální změny v kalendářích. Pro takovéto firmy a provozy jsme připravili řešení v podobně nahrávání kalendářů přes uživatelský program. V tomto případě pak budete každý měsíc před zadáváním docházky nahrávat do programu soubor s kalendáři (souboru obsahuje předem dané sloupce pouze s plánovanými směnami) a tím pádem odpadne ruční úprava kalendářů. V případě zájmu o tuto placenou uživatelskou změnu, kontaktuje hotline či svého konzultanta a domluvíte se na podrobnostech. 

Bližší návod pro nahrávání souborem naleznete zde.