Skip to content Skip to main navigation Skip to footer

Archív dokumentů – Hromadné funkce

Hromadné funkce slouží k přiřazení konkrétních souborů vždy jednomu konkrétnímu zaměstnanci.
Používají se pro dokumenty jako jsou pracovní smlouvy, dodatky, životopisy, potvrzení o vzdělání, lékařské posudky apod.

Dokument je vždy navázán na osobní číslo zaměstnance a je uložen přímo na jeho kartě.

Funkce: „Další funkce“ – „Archív dokumentů“.

Archív dokumentů je rozšiřující modul systému Nugget – obchodní podmínky domluvte s obchodním oddělením.

Hromadné funkce pro práci s dokumenty

Popis jednotlivých funkcí:

1. Import nových dokumentů do archívu

Hromadný import souborů řeší situace, kdy máte v jedné složce několik typů souborů k různým zaměstnancům a potřebujete je hromadně nahrát do karet zaměstnanců. Důležité je pojmenovat soubory dle níže uvedeného popisu.

Normovaný tvar jména souboru:

NNNNNNN[.P][x][%TTTTT][-RRR…][#CCC…][_ZZZ…].AAAA

  • Povinné údaje jsou 3:
    1. NNNNNNN = 1 až 7 číslic osobního čísla zaměstnance či uchazeče,
    2. %TTTTT = typ dokumentu.
      • Nesmí začínat znakem x a nesmí obsahovat znaky # a _.
      • Je kontrolován na uživatelský číselník TYPAD – Typ archivního dokumentu.
      • Oddělení znakem „%“, je nutné pouze pokud je první znak číselný.
    3. .AAAA = typ souboru (přípona), např. .pdf, .jpg apod.
      • Typ souboru se nemusí uvádět v jediném případě, pokud v číselníku existuje položka „Prázdný typ dokumentu“ (mezery se nezadávají).
  • Nepovinné údaje:
    1. P = číslo souběžného pracovního poměru (dokument bude přiřazen pouze k zadanému PP)
    2. x = znak „x“ nebo „X“ = exkluzivita subystému, tj. M-DOKUMENT nebude dosažitelný v PERS; P-DOKUMENT nebude dosažitelný ve MZDY, a R-dokument se nebude přebírat do PERS při nástupu uchazeče.
    3. -RRRR… = pomlčka plus libovolný počet znaků pro rozlišení jinak stejného jména souboru. Tyto znaky se do databáze nepřebírají, jsou zapomenuty po Importu.
    4. #CCC… = znak # plus 1 až 20 znaků čísla dokumentu.
    5. _ZZZ… = znak _ plus 1 až 50 znaků doplňujícího názvu dokumentu.

Příklad:

Např. při nadefinování typu dokumentů lze osobnímu číslu 327 hromadně nahrát dokumenty s těmito názvy souborů:

327.jpg = nespecifikovaný typ dokumentu
327TR.pdf = výpis z trestního rejstříku
327NESCH-1.pdf …= neschopenka první díl
327NESCH-2.pdf = neschopenka druhý díl
327.2xNESCH_z 20.3.2015.jpg = neschopenka pouze k prac. poměru 2, nedostupná personalistům (nahrává-li ji mzdová účetní s doplňujícím názvem)
327xCV.pdf = životopis pouze pro personalisty (nahrává-li personalista)
327xPPUJ#555-12-x7_bydlení.pdf = podniková půjčka s číslem dokumentu a doplň.názvem, nepřístupný z druhého subsystému.

Vzorové nahrání několika souborů pro dva zaměstnance

  • Vlevo nastavení číselníku TYPAD ve funkci Mzdy 2-4-3, Pers 3-1
  • Vpravo uložené soubory ve složce: XX:\Nuggetsw\mzdyXXX\Dokumenty\Import
    • 111.docx / 113.docx = obecný – nespecifikovaný dokument
    • 111OP.docx / 113OPdocx = OP občanský průkaz
    • 111PAS.docx / 113PAS.docx = PAS cestovní pas
    • 111POZ.xlsx / 113POZ.xlsx = POZ popis pracovní pozice
  • Pomocí funkce Import nových dokumentů do archívu se nahrály výše uvedené dokumenty do složek k zaměstnancům s os.č. 111 a 113

2. Rejstřík uložených dokumentů

Vygenerování souboru:

  • dle osobního čísla
  • datumu od – do,
  • pro všechny typy dokumentů,
  • nebo pro vybraný typ dokumentu, který vyberete z rozbalovacího menu.

Uložení souboru:

  • ve složce XX:\Nuggetsw\mzdyXXX\Dokumenty se vygeneruje soubor v .CSV s názvem: DOK_LIST_RRMMDD_HHMMSS.CSV

Vzorové vygenerování Rejstříku uložených dokumentů

  • Rejstřík uložených dokumentů pro typ dokumentu POZ Popis pracovní pozice:
  • Výsledný export ve formátu .CSV ve složce Dokumenty:

3. Výpis z protokolu změn

Vygenerování souboru:

  • dle osobního čísla
  • datumu od – do,
  • pro všechny typy dokumentů,
  • nebo pro vybraný typ dokumentu, který vyberete z rozbalovacího menu.

Uložení souboru:

  • ve složce XX:\Nuggetsw\mzdyXXX\Dokumenty\DOKUMENTY se vygeneruje soubor v .CSV s názvem: DOK_LOG_RRMMDD_ČASDOKUMENTU.CSV

Vzorové vygenerování Výpisu z protokolu změn

  • Vygenerování Výpisu z protokolu změn pro typ dokumenty POZ Popis pracovní pozice
  • Výsledný soubor v .CSV uložený ve složce Dokumenty

4. Export dokumentů

Vygenerování souboru:

  • dle osobního čísla
  • datumu od – do,
  • pro všechny typy dokumentů,
  • nebo pro vybraný typ dokumentu, který vyberete z rozbalovacího menu.

Pro export dokumentů lze nastavit, že soubory budou obsahovat jména zaměstnanců.

Vzorový export dokumentů z archívu

Po potvrzení tlačítkem OK program vyhodnotí dokumenty a vyzve vás k potvrzení kritérií:

Po potvrzení ANO se export provede do složky XX:\Nuggetsw\DOKUMENTY

soubory s jednotlivými názvy OSOBNÍČÍSLOTYPAD-IDENT__RRMMDD__ČASDOKUMENTU.XLSX

5. Změna typu dokumentu

Typ dokumentu můžete změnit hromadně, a to tak, že vyberete původní typ i nový typ dokumentu. Podmínkou je, že v číselníku kmenových údajů máte tento typ vytvořen (funkce Mzdy 2-4-3, Pers 3-1, číselník TYPAD)

Vzorová změna typu dokumentu

  • Pro vzorovou ukázku jsem zvolila změnu typu souboru s označením POZ na nové označení PPP.
  • Po výběru a odsouhlasení budete vyzváni potvrdit, že se změnou souhlasíte.
  • Po potvrzení se vám dané dokumenty uložené v Archívu dokumentů přepíší na nový typ.

6. Vymazání dokumentu

Vymazat dokumenty máte možnost podle výběru:

  • dle osobního čísla
  • datumu od – do,
  • pro všechny typy dokumentů,
  • nebo pro vybraný typ dokumentu, který vyberete z rozbalovacího menu.

Vzorová ukázka Vymazání dokumentu z archívu

  • Pro tuto ukázku jsem zvolila smazání typu dokumentu s názvem PAS Cestovní pas.
  • Potvrdila jsem druhou žádost o potvrzení odstranění z archivu:
  • A když si ověřím u os .čísla 113, kde tento typ dokumentu byl, tak si ověřím, že byl opravdu smazán dokument s označneím PAS: