Sestavy: Query

Query slouží k vytváření vlastních přehledů a výstupních sestav dle konkrétních požadavků uživatele. Umožňují kombinovat různé údaje a připravit si výstupy přesně podle potřeby.

Uživatelské query se vytvářejí a evidují samostatně pro modul Mzdy a samostatně pro modul Personalistika.

Funkce:

1. Mzdy: 12-4
2. Personalistika: 4-3

Výstupní soubor: V obou modulech se vytvořený výstup ukládá do pracovního adresáře uživatele ve formátu CSV.

Funkce v tabulce „Uživatelské query“

Upravit: Náhled či aktualizace již dříve vytvořené sestavy.

Výstup do Excelu: Tvorba výstupu do pracovního adresáře. V závislosti na vložených údajích se buď sestava rovnou vytvoří nebo vás systém vyzve k potvrzení či úpravě vstupních parametrů.

Nový záznam: Pro tvorbu nové sestavy.

Kopie: Zkopírování již existující sestavy bez ovlivnění původní sestavy.

Přejmenovat: Umožňuje přejmenování stávající sestavy.

Smazat záznam: Smazání sestavy, která již není potřeba nebo byla vytvořena omylem.

Číselník údajů: Pomocí číselníku lze trvale upravit názvy vybraných položek, aby je nebylo nutné přejmenovávat při každém vložení do sestavy (např. „osobní číslo“ → „os.č.“).

Vytvoření a práce s query

Vytvoření nové sestavy

Funkce Mzdy 12-4 / Pers 4-3 „Query“ – „Nový záznam„

• zadejte:
  • Query = název (doporučujeme název zvolit krátký a unikátní, bez mezer; duplicitní název program nepovolí)
  • Název = popis sestavy

Po potvrzení tlačítkem OK:

• query se uloží do seznamu
• zároveň se otevře okno „Definice query“

Definice query – obrázek

Definice query

Slouží k nastavení struktury výsledné sestavy. V této části určujete:

• jaké údaje budou ve výstupu,
• v jakém pořadí se zobrazí,
• jak se budou jmenovat údaje v hlavičce daného sloupce.

Údaje vybíráte z levé části obrazovky a přesouváte do pravé části, která představuje finální podobu výstupu.

Přesun údajů:

• pomocí šipky doprava,

• dvojklikem levého tlačítka myši,
• nebo přetažením myší zleva doprava.

Vyhledávání:

• použijte filtr pod levou tabulkou
• zadejte začátek názvu údaje a zobrazí se odpovídající položky

Úprava sloupců (pravá část obrazovky)

• změna pořadí: modré šipky nahoru / dolů
• přejmenování údaje (sloupce): ve žlutém poli „Text do hlavičky“ (max. 20 znaků)

Uložení: tlačítko OK

Rozšíření souboru o další údaje – tlačítko „Soubor“

Použijte v případě, že potřebujete pracovat s údaji, které nejsou v základní nabídce, tedy v základním souboru LS001.

Postup:

1. V okně „Definice query“ klikněte na tlačítko „Soubor“ (vlevo dole pod tabulkou s údaji).
2. Otevře se seznam dostupných datových souborů.

3. Vyberte požadovaný soubor (např. adresy, střediska, srážky apod.).
4. Případně nastavte parametr „Historie“ (viz níže).
5. U víceřádkových dat určete, zda chcete použít parametr „Vždy generovat data z kmenového souboru“ (viz níže).
6. Výběr potvrďte tlačítkem OK.
7. Zvolený soubor se přidá do nabídky údajů – nové položky se zobrazí v levé části tabulky (obvykle na konci seznamu).

6. Následně z těchto nově přidaných údajů vybírejte stejné jako ze základního souboru (přesunem doprava).

Dostupné soubory, které lze přidat: Označení v závorce se zobrazuje ve výběru údajů (v horní levé části obrazovky).

• adresy (LS019)
• střediska (LS040)
• stavy (STAVY)
• rodinní příslušníci (LS004)
• srážky (LS043)
• srážky na účet (LS044)
• mzdové statistiky (LS722, LS723)

Upozornění: Po přidání dalšího souboru (např. soubor LS019, LS040, apod.):

• se jeho údaje zobrazí až na konci seznamu,
• je nutné je ručně vybrat do pravé části (nepřidají se automaticky)

Kombinace přidávaných souborů

Kombinace souborů má svá pravidla:

Lze kombinovat:

• LS001 (základní soubor)
• LS019 (adresy)
• LS040 (střediska)
• STAVY
• LS043 (srážky)

Nelze kombinovat:

• LS004 (rodinní příslušníci)
• LS044 (srážky na účet)
• mzdové statistiky

Parametr „Historie“

Parametr „Historie“ určuje, jak se budou zobrazovat časově proměnné údaje.

• nezaškrtnuto: zobrazí se aktuální (poslední platná) hodnota
• zaškrtnuto: zobrazí se jednotlivé záznamy historicky (po měsících – každý záznam jako samostatný řádek)

Použití:

• vhodné např. pro sledování změn v čase
• nevhodné pro jednoduché přehledy, kde má být jeden řádek = jeden zaměstnanec

Parametr „Vždy generovat data z kmenového souboru“

Při práci s víceřádkovými daty (např. rodinní příslušníci, statistiky) se zobrazí volba „vždy generovat data z kmenového údaje“. Tento parametr určuje, zda se ve výsledné sestavě zobrazí všichni zaměstnanci, nebo pouze ti, kteří mají k danému údaji data.

Zaškrtnuto

• do výstupu se zobrazí všichni zaměstnanci ze základního souboru (LS001),
• i ti, kteří nemají k danému údaji žádnou hodnotu,
• u těchto zaměstnanců bude hodnota prázdná nebo 0

Použití:

• chcete kompletní přehled všech zaměstnanců,
• např. kontrolní sestavy, porovnání, přehledy.

Nezaškrtnuto

• do výstupu se zobrazí pouze zaměstnanci, kteří mají k danému údaji záznam,
• zaměstnanci bez hodnoty se do sestavy vůbec nedostanou.

Použití:

• chcete pouze zaměstnance, kterých se daný údaj týká, např. jen zaměstnance se srážkami, školením, statistikou apod.

Parametry: Mzdové statistiky (LS722, LS723)

Možnost napojení:

• LS722 – zaměstnanci podle kmenových středisek (2-7-3)
• LS723 – časové řady (2-7-4)

Po přidání se opět položky zobrazí na konci seznamu údajů a je nutné je přidat do seznamu vpravo. Lze připojit pouze jednu mzdovou statistiku (LS722 nebo LS723) a nelze kombinovat více statistik mezi sebou.

Při změně mzdové statistiky:

• je nutné ručně upravit i query,
• při odebrání složky zůstane v query prázdná hodnota.

Další tlačítka v tabulce „Definice query“

Třídění

Pomocí této funkce definujete třídění údajů ve výstupním souboru:

• lze nastavit více úrovní třídění
• např. nejprve podle jména, následně podle střediska
• u každého údaje lze zvolit:
  • vzestupně
  • sestupně

Portál – nutno mít zakoupený HR Portál

Podmínkou použití je zakoupený modul HR Portál.

Tlačítko Portál slouží k přiřazení nadřízených zaměstnanců (dle osobních čísel), kteří budou mít oprávnění zobrazit dané query v HR Portálu v modulu Reporty.

Výběrové kritérium

Pomocí této funkce lze zadat a trvale uložit filtr pro výběr dat.

Použití existujícího kritéria: vyberete již uložené výběrové kritérium ze seznamu

Vytvoření nového výběrového kritéria

Postup:

1. Klikněte na „*DFT Prvotní kritérium MZDY“ – „Upravit“.
2. Otevře se okno pro definici podmínek.
3. Klikněte na „Přidat podmínku“ nebo přepište stávající řádek s L0001.
4. Do pole „Údaj“ vyberte požadovaný údaj (např. L0002 pracovní středisko).
5. Do pole „Test“ zvolte podmínku (např. = je rovno).

6. Do pole „Hodnota“ vyberte konkrétní hodnotu (např. konkrétní středisko).
   • Příklad:
     • Chci zobrazit pouze zaměstnance z určitého střediska:
       • Údaj: L0002 pracovní středisko
       • Test: = (je rovno)
       • Hodnota: vybrané středisko

7. Klikněte vlevo na tlačítko „Uložit jako“.
8. Zadejte název kritéria.
9. Zvolte, zda bude:
   • pouze pro uživatele
   • pro všechny uživatele

10. Potvrďte OK a celé uložte OK.

Výstup do Excelu

Chování tlačítka „Výstup do Excelu“ se liší podle typu sestavy.

• u některých sestav (zejména s připojenými soubory přes tlačítko „Soubor“ – LSxxx/Sxxx)
  • se po stisknutí tlačítka výstup rovnou vygeneruje, případně se automaticky zobrazí okno pro zadání kritérií
  • není možné volit mezi „Standardní“ a „Volitelné parametry“
• u jednodušších sestav je možné vybrat způsob výstupu (Standardní / Volitelné parametry)

Výstupní soubor se vždy ukládá do pracovního adresáře a jeho název odpovídá názvu query.

Standardní výstup

Po stisknutí: „Výstup do Excelu“ – „Standardní“ se soubor rovnou vygeneruje do pracovního adresáře. Název odpovídá názvu query.

Volitelné parametry

Slouží pro jednorázové použití „Výběrového kritéria“ při spuštění výstupu.

Použití:

• např. chcete výstup pouze za jedno středisko
• ale nechcete toto omezení trvale ukládat do query

V tomto případě filtr nezadáváte do výběrového kritéria, ale nastavíte ho pouze při spuštění výstupu.

Query v modulu Personalistika

V modulu Personalistika se liší výběr údajů pro výsledný soubor oproti modulu Mzdy. Důvodem je odlišná struktura dat – modul Personalistika obsahuje jiné údaje v kmenové větě než modul Mzdy.

Přidávání souborů LSxxx/PSxxx pomocí tlačítka „Soubor“

• Pokud potřebujete pouze údaje ze základního souboru (LS001), není nutné tlačítko „Soubor“ používat.
• Pokud potřebujete další údaje, je nutné je přidat přes tlačítko „Soubor“.

Dostupné soubory k přidání

• uživatelské údaje (PS008)
• adresy (LS019)
• střediska (LS040)
• stavy (STAVY)
• rodinní příslušníci (LS004)
• zdravotní prohlídky (PS060)
• školení (PS062)
• plán školení (PS078)
• plán prohlídek (PS178)
• vybavení (PS163)
• systematizace (PS004)

Kombinace souborů

Kombinace má svá logická omezení.

Lze kombinovat:

• LS001 (základní soubor)
• PS008 (uživatelské údaje)
• LS019 (adresy)
• LS040 (střediska)
• STAVY
• PS004 (systematizace)

Nelze kombinovat:

• LS004 (rodinní příslušníci)
• PS060 (zdravotní prohlídky)
• PS062 (školení)
• PS078 (plán školení)
• PS178 (plán prohlídek)
• PS163 (vybavení)

Parametr „Historie“

Při zaškrtnutí parametru „Historie“:

• se zobrazují údaje historicky (po jednotlivých obdobích)
• dochází k omezení dostupných kombinací

Aktivní zůstávají pouze:

• LS001 (základní soubor)
• PS008 (uživatelské údaje)
• STAVY

Údaj „STAVY“ – vysvětlení

Dny v měsíci

• 1 = osoba mimo evidenční stav
• 2 = osoba v evidenčním stavu

Evidenční stavy – přítomnost

• 0 = osoba není poslední den v měsíci v evidenčním stavu
• 1 = osoba byla alespoň jeden den v měsíci v evidenčním stavu

Ostatní práce s query

• Ostatní práce s query (výběr údajů, třídění, výběrová kritéria, výstup) funguje stejně jako v modulu Mzdy.

Příklad – vytvoření query se mzdovou statistikou

Příklad na vytvoření mzdové statistiky najdete zde. Níže navazujeme na již vytvořenou mzdovou statistiku.

Cílem je vytvořit sestavu, která bude obsahovat:

• údaje z kmenového souboru zaměstnanců,
• zároveň i údaje ze mzdové statistiky.

Postup

1. V okně „Definice query“ vyberte základní údaje zaměstnance:
   • v levé části vyhledejte požadované údaje,
   • přesuňte je do pravé části,
   • případně upravte názvy ve sloupci „Text do hlavičky“.

2. Klikněte na tlačítko „Soubor“
   • vyberte LS722 – Mzdová statistika,
   • zvolte konkrétní mzdovou statistiku.

Dále:

• zaškrtněte (zajistí, že se zobrazí všichni zaměstnanci, i ti s nulovou hodnotou)
• Potvrďte tlačítkem OK

3. Doplnění údajů z přidané mzdové statistiky
   • v levé části se nově zobrazí údaje ze souboru LS722
   • tyto údaje najdete až na konci seznamu (je nutné sjet dolů)
   • vybrané položky přesuňte do pravé části

4. Dokončení sestavy
   • případně nastavte výběrové kritérium
   • potvrďte tlačítkem OK
   • query se uloží
5. Vytvoření výstupu
   • vyberte požadované období
   • klikněte na „Výstup do Excelu“
   • potvrďte OK

Výstupní soubor najdete v pracovním adresáři.

Kontrola dat

V návaznosti na použitou mzdovou statistiku:

• lze vytvořit součtový řádek
• zkontrolovat součet (např. celkovou hrubou mzdu)
• porovnat s jinými sestavami (např. součtová výplatní páska)

Upozornění:

• Některé údaje jsou vždy zapisovány na pracovní poměr 0.
• Důsledek:
  • pokud má zaměstnanec více pracovních poměrů (např. neaktivní PP = 0 a aktivní PP = 1), mohou se některé hodnoty zobrazit na PP = 0
• Nejedná se o chybu, ale o způsob zápisu dat v systému.