7. JMHZ – Registrace zaměstnance (REGZEC) – základní informace

Základní informace

Registrace zaměstnance (REGZEC) slouží k evidenci zaměstnance vůči České správě sociálního zabezpečení v rámci systému JMHZ.

Od 1.4.2026 nahrazuje dosavadní přihlášky a odhlášky (ONZ) a rozšiřuje jejich funkcionalitu.

Důležité: REGZEC nepředstavuje pouze „novou přihlášku“, ale komplexní nástroj pro práci se zaměstnanci vůči ČSSZ.

REGZEC nepokrývá pouze nástup a skončení zaměstnání, ale také:

změny údajů zaměstnance,
opravy chybných údajů,
převody mezi zaměstnavateli (převod k jinému variabilnímu symbolu),
vznik a zánik příslušnosti k českým právním předpisům,
storno zaměstnání.

Typy akcí podání RegZEC

typ akce	Označení	Popis Akce
Akce 1	Přihláška	Nástup do zaměstnání, Oznámení o zahájení přípravy pro zaměstnání, Oznámení o zahájení PPV jiného než základního
Akce 2	Odhláška	Skončení zaměstnání, Oznámení o skončení přípravy pro zaměstnání, Oznámení o skončení PPV jiného než základního
Akce 3	Doplnění údajů Změna	Změna údajů zaměstnance
Akce 4	Oprava	Oprava chybných údajů zaměstnance
Akce 5	Převod	Převod zaměstnance k jinému VS (variabilnímu symbolu)
Akce 6	Vznik ČPP	Vznik příslušnosti k českým právním předpisům
Akce 7	Skončení ČPP	Skončení příslušnosti k českým právním předpisům
Akce 8	Storno	Storno (výmaz) zaměstnání, přípravy pro zaměstnání, PPV jiného než základního

Lhůty pro registraci zaměstnance

Základní pravidlo:
Rozhodující je datum události, nikoliv datum podání.

Období 1.1.2026 – 31.3.2026 (přechodné období)

V tomto období se registrace zaměstnanců provádí ještě původním způsobem, tedy pomocí Oznámení o nástupu do zaměstnání (ONZ). REGZEC se v tomto období nepoužívá.

Upozornění:
Pokud budete po 1.4.2026 řešit zaměstnance, jehož nástup spadá do tohoto období, postup se řídí pravidly přechodného období.

Použití ONZ vs. REGZEC

Kdy řeším	Použitý formulář
do 31.3.2026	ONZ
od 1.4.2026	ONZ
od 1.4.2026	REGZEC

Období 1.4.2026 – 30.6.2026

Zaměstnavatel je povinen přihlásit zaměstnance do 8 dnů od:

nástupu do zaměstnání,
vzniku povinnosti poskytovat plnění,
nebo prvního poskytnutí plnění.

Od 1.7.2026

Zaměstnavatel je povinen přihlásit zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce.

Specifika pro zahraniční zaměstnance

Zvláštní režim platí pro zahraniční zaměstnance, u kterých je požadavek na registraci přísnější.

Od 1.4.2026 je zaměstnavatel povinen přihlásit zahraničního zaměstnance do evidence zaměstnanců vedené ČSSZ nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce.

Na rozdíl od tuzemských zaměstnanců tedy nelze využít lhůtu 8 dnů od nástupu.

Zahraničního zaměstnance lze přihlásit:

nejdříve 8 dnů před plánovaným nástupem,
nejpozději před samotným započetím výkonu práce.

Upozornění:
V případě nástupu zahraničního zaměstnance dne 1.4.2026 je možné přihlášení provést nejdříve v tento den, a to ještě před samotným nástupem do práce.

Identifikace zahraničních zaměstnanců (RČ / EČP)

U zahraničních zaměstnanců může nastat situace, kdy v době registrace nemají přidělené rodné číslo (RČ) ani evidenční číslo pojištěnce (EČP). V takovém případě se tyto údaje do podání nevyplňují.

Podmínkou je správné vyplnění ostatních povinných údajů, zejména:

datum narození,
jméno a příjmení,
státní příslušnost a další identifikační údaje.

Doporučujeme k podání přiložit doklad totožnosti (např. scan cestovního dokladu), aby bylo možné zaměstnance jednoznačně identifikovat.

EČP je zaměstnanci přiděleno následně po zpracování podání na straně ČSSZ. Po přidělení EČP údaj doplňte do programu pro další zpracování.

Specifika pro zaměstnance ze Slovenska

U zaměstnanců ze Slovenska platí zvláštní postup při registraci.

Narození zaměstnance	Popis činnosti pro REGZEC
Zaměstnanci narození do 31. 12. 1992	Pokud je podání REGZEC zamítnuto z důvodu, že osoba nebyla nalezena v evidenci ČSSZ podle rodného čísla, je nutné: – podat REGZEC znovu bez uvedení rodného čísla, – přiložit doklad totožnosti (např. občanský průkaz). V případě nepředložení dokladu bude zaměstnanci přiděleno EČP
Zaměstnanci narození od 1. 1. 1993	Podat REGZEC bez uvedení rodného čísla. Zaměstnanec je považován za cizince a bude mu přiděleno EČP. Doporučujeme přiložit doklad totožnosti.

Pokud dojde k zamítnutí podání z důvodu nenalezení osoby v evidenci ČSSZ, doporučujeme vždy zkontrolovat, zda není uvedeno rodné číslo, které systém neakceptuje.

Doregistrace a registrace (REGZEC) v programu Nugget

Doregistrace zaměstnanců

Před samotnou doregistrací doporučujeme provést následující kroky:

zkontrolovat zaměstnance na portálu ČSSZ a případně vyřešit nesrovnalosti,
naimportovat identifikátory OIČ (IKMPSV) a IDPPV do programu Nugget,
následně provést doregistraci zaměstnanců.

Před zahájením ostrého vykazování je nutné provést doregistraci stávajících zaměstnanců.

Doregistrace se provádí ve funkci Pers 4-2-1 „Hlášení pro SP“ – parametr „Dohlášení údajů„.

Tento krok je klíčový pro správné fungování JMHZ. Bez doregistrace nemusí být data kompletní a podání může být odmítnuto.

U doregistrace se vždy hlásí aktuální stav údajů, nikoliv historický stav. Do údaje „Datum platnosti od / oprava, změna ze dne“ se uvádí datum, kdy je podání skutečně odesíláno.

Parametrem „Dohlášení údajů“ vygenerujete následující akce podání:

U pojištěných pracovních poměrů – doregistrace údajů → akce 3 – změna,
U prací malého rozsahu, které byly přihlášené na SP – doregistrace údajů → akce 3 – změna,
U prací malého rozsahu, které nebyly přihlášené na SP – přihláška → akce 1 – přihláška,
U DPP, které byly přihlášené – doregistrace údajů → akce 3 – změna,
U nepojištěných DPP, které byly účinné v období 1.1.2026 – 1.4.2026 – přihláška → akce 1 – přihláška.

Registrace zaměstnance (REGZEC)

Registrace zaměstnance se provádí také v modulu Personalistika ve funkci 4-2-1 „Hlášení pro SP“.

Postup je obdobný jako u původních hlášení, pouze se mění struktura dat a typ podání.

Pomocí této funkce:

vygenerujete podání REGZEC,
zkontrolujete vstupní údaje,
vytvoříte XML soubor,
odešlete podání na ČSSZ.

Výstupní soubory:

do pracovního adresáře se ukládá XML soubor,
do tiskových zpráv se generuje přehled zaměstnanců.

Rozdíl mezi změnou a opravou údajů

Při práci s REGZEC je důležité rozlišovat mezi změnou a opravou údajů:

Změna údajů

používá se v případě, kdy se údaj skutečně mění,
uvádí se datum, od kterého nová hodnota platí.

Oprava údajů

uvádí se datum, ke kterému byl údaj původně chybně nahlášen.
používá se v případě, kdy byl údaj nahlášen chybně,

Specifické situace

Při ukončení zaměstnání v přechodném období je nutné postupovat podle data události a stavu zaměstnavatele.

Situace	Řešení
Zaměstnanec skončil do 31.3.2026 a odhlášení řešíte až po 1.4.2026	Použije se REGZEC – Akce 2 (skončení zaměstnání). Podmínkou je doplnění identifikátorů zaměstnance a pracovněprávního vztahu (OIČ a IDZ).
Zaměstnanec skončil do 31.3.2026, ale nebyl dosud evidován v JMHZ	Je nutné nejprve: – provést doregistraci zaměstnance (REGZEC – Akce 3), – následně odeslat odhlášku (REGZEC – Akce 2). *Vysvětlení*: Zaměstnanec musí být nejprve evidován v systému JMHZ, aby mohl být následně ukončen.
Navazující pracovní poměry	Pokud zaměstnanec ukončí pracovní vztah a bezprostředně nastoupí do nového (např. DPP → DPP), je nutné: odeslat REGZEC – skončení, následně REGZEC – nový nástup.
Cizinci bez RČ	Pokud zaměstnanec nemá rodné číslo: podání se odešle bez něj, doporučuje se přiložit doklad totožnosti.

Nejčastější chyby

Nejčastější problémy při práci s REGZEC:

použití REGZEC místo ONZ (a naopak),
špatné posouzení data události,
chybějící identifikátory,
neprovedená doregistrace,
nesoulad údajů → zamítnutí.

Praktické příklady

Následující příklady ukazují nejčastější situace při registraci zaměstnanců:

Příklad	Popis příkladu	řešení
Příklad 1: Nástup zaměstnance v březnu, řešeno v dubnu	Zaměstnanec nastoupil dne 15.3.2026, ale zaměstnavatel tuto skutečnost řeší až 5.4.2026.	Použije se ONZ, protože rozhodující je datum události (nástupu), nikoliv datum podání.
Příklad 2: Nástup zaměstnance v dubnu	Zaměstnanec nastoupil dne 10.4.2026.	Použije se REGZEC – nástup zaměstnance.
Příklad 3: Oprava údajů zaměstnance po 1.4.2026	Zaměstnanec byl přihlášen v dubnu, ale následně je potřeba opravit jeho údaje.	Použije se REGZEC – změna nebo oprava údajů.
Příklad 4: Navazující pracovní poměr	Zaměstnanec ukončil DPP dne 30.4.2026 a od 1.5.2026 má novou DPP.	Je nutné: – odeslat REGZEC – skončení zaměstnání, – následně odeslat REGZEC – nový nástup.
Příklad 5: Zahraniční zaměstnanec	Zahraniční zaměstnanec nastupuje dne 10.5.2026.	Zaměstnanec musí být přihlášen nejpozději před nástupem do práce (např. dne 10.5.2026 ráno před zahájením práce). Nelze využít lhůtu 8 dnů jako u tuzemských zaměstnanců.
Příklad 6: Doregistrace zaměstnance	Zaměstnanec je zaměstnán již od roku 2025 a je potřeba ho zahrnout do JMHZ.	Provede se doregistrace pomocí funkce Pers 4-2-1 „Hlášení pro SP“ s využitím parametru „Dohlášení údajů“.