HR Portál: 1. Dotazníky – definice dotazníku – update
Modul Dotazníky se v Portálu zobrazí pouze uživatelům, kteří jsou v hlavní administrační konzoli označeni jako osoby oprávněné spravovat vstupní dotazníky.
Pomocí záložky „Definice dotazníku“ je možné nastavit více sad údajů, které uchazeči o zaměstnání zašlete k vyplnění. Samotné údaje jsou ve všech sadách stejné, ale u každé sady můžete nastavit jejich chování (nezobrazovat, zobrazit jako text, umožnit vyplnění, povinné vyplnění).
Je možné využít u Základních údajů sady 0–5, u Dodatečných údajů sady 1–5. Díky tomu lze připravit více variant dotazníků současně. Při rozesílání dotazníku je nutné vybrat, která sada Základních údajů a která sada Dodatečných údajů se má uchazeči odeslat.
Dotazník „Základní údaje“ se samostatně po odeslání uchazečem neukládá (údaje se přebírají do karty uchazeče), zatímco „Dodatečné údaje“ se ukládají do „Archivu“ k uchazeči ve formátu XLSX včetně kompletního obsahu.
Pokud sada není vybrána nebo byl dotazník vytvořen před touto úpravou, použije se automaticky:
- sada 0 pro Základní údaje,
- sada 1 pro dodatečné údaje.
Všechny sady dotazníků obsahují dvě série údajů:
- Základní údaje
- Předdefinované údaje, které se přebírají do programu. Tyto údaje nelze uživatelsky měnit.
- Při použití více dotazníků, je možné si každý dotazník pojmenovat (max. 150 znaků) a nastavit chování údajů.
- Dodatečné údaje
- Uživatelsky definované údaje, které se ukládají do Archivu do karty uchazeče ve formě excelovské tabulky. Tyto údaje si uživatel aktualizuje ručně. Může jít také o informace, které se do programu Nugget nepřebírají a slouží pouze pro interní potřeby firmy.
- Upozornění: Dodatečné údaje jsou dostupné pouze v dotazníku odeslaném na e-mail. Při vyplňování dotazníku pomocí funkce „Přímé zadávání“ se nezobrazují.
1. Základní údaje přebírající se do programu
| Název údaje | Údaj v programu |
|---|---|
| Středisko | L0003 |
| Funkce | L3210 |
| Datum nástupu | L3201 |
| Jméno | L3001 |
| Rodné příjmení | L3002 |
| Rodné číslo | L3004 |
| Rodinný stav | L3005 |
| Místo narození | L30041 |
| Stát narození | L4138 |
| Cizinec | L3000 |
| Státní příslušnost | L3017 |
| Adresa bydliště v ČR | L3009 |
| Adresa přech.bydliště | L3014 |
| Adresa v cizině | L3019 |
| Zdravotní pojišťovna | L6001 |
| Datum ukončení předchozího zaměstnání | L3904 |
| Dosažený stupeň vzdělání | L3102 |
| Student | L3240 |
| Student do (RRMM) | L3241 |
| Druh důchodu pracujícího důchodce | L4801 |
| Datum přiznání důchodu | L4800 |
| Držitel průkazky TZP-P | L4805 |
| Účet | Funkce 2-2-2 „Srážky na účet“ – Druh srážky č. 6 „Spoření“ |
| Počet vyživovaných osob pro exekuce | L4504 |
| Rodinní příslušníci | Tlačítko „Funkce“ na kartě zaměstnance – „Rodinní příslušníci“ L34011 + L34012 |
| L0021 | |
| Telefon | L7601 |
| Číslo OP | L3301 |
| Datum vydání OP | L3302 |
| Souhlas se zasíláním na soukromý email | L0024 |
| Zobrazit souhlas se zpracováním osobních údajů | Bez označení nepůjde dotazník odeslat |
U každého údaje může zadavatel dotazníku nastavit jeho chování. K dispozici jsou tyto možnosti:
- „Nezobrazovat„: Údaj se uchazeči nezobrazí.
- „Zobrazit text„: Údaj se uchazeči zobrazí, ale nebude ho moci upravit (např. předem nastavené datum nástupu, středisko apod.). V sekci „Rozeslání na e-mail“ se takové údaje zobrazí s červeným vykřičníkem (!), například:
. - „Vyplnit„: Údaj může / nemusí uchazeč vyplnit.
- „Povinně vyplnit„: Údaj, který musí uchazeč vyplnit. Doporučujeme tuto volbu nastavit u všech údajů, které jsou povinné pro evidenci zaměstnance, změnová hlášení a JMHZ. Tyto údaje jsou kontrolovány systémem a bez jejich vyplnění nebude možné dotazník odeslat ke zpracování.
Názorný příklad vyplnění vybraných údajů:
Nastavení uložte pomocí tlačítka „Uložit“ úplně dole na stránce.
2. Dodatečné údaje, které se nepřebírají do programu
Dodatečné údaje jsou dostupné pouze v dotazníku odeslaném na e-mail. Při vyplňování dotazníku pomocí funkce „Přímé zadávání“ se nezobrazují.
Před vyplněním dodatečných údajů je nutné provést dva kroky:
- Označit check box „Zobrazit dodatečné údaje“.
- Vybrat sadu údajů.
Aby se dodatečné údaje zobrazily a byly uchazeči odeslány e-mailem, je nutné označit údaj (check box) „Zobrazit dodatečné údaje“. Poté můžete nastavit informace, které chcete od budoucího zaměstnance získat.
Jednotlivé položky přidáte pomocí tlačítka „Přidat údaj“ a následně vyberete typ údaje.
Zadavatel dotazníku může v přidávaném údaji nastavit následující typy údaje:
- Text, Datum, Číslo, Jméno, Email, Tabulka, Informační text, Zaškrtávátko
Každý přidávaný blok s vybraným typem údaje se zobrazí pod určitým číslem. Tato čísla označují pořadí. Pořadí je určeno podle toho, v jakém pořadí údaje přidáte, a nelze ho následně měnit.
Jednotlivé typy údajů po zadání k dalšímu zpracování:
Do dotazníku vložte jednotlivé typy údajů, které chcete od uchazeče získat (např. Text, Datum, Číslo, Jméno, Email, Tabulka, Informační text, Zaškrtávátko). Po jejich nastavení uložte dotazník tlačítkem „Uložit“. Tím vytvoříte příslušnou sadu Základních nebo Dodatečných údajů.
Vždy je nutné vybrat konkrétní sadu (Základní nebo Dodatečné údaje) a po provedení změn ji uložit tlačítkem „Uložit“.
Upozornění: Pokud například uložíte sadu Základních údajů, poté vyplníte Dodatečné údaje 1 a bez uložení přepnete na Dodatečné údaje 2, uložené máte pouze Základní údaje a zadané údaje v Dodatečných údajích se neuloží.
V další záložce „Rozeslání“ následně vyberte správnou sadu dotazníků a odešlete je uchazeči na e-mail. Pokud jste v administrační konzoli uvedli e-mailovou adresu, bude vám zaslána informace o odeslání dotazníku.
Kontrola údajů
Při práci s dotazníkem systém kontroluje správnost zadaných údajů.
Základní údaje
- U základních údajů se kontroluje:
- formální správnost údajů (např. zda je v číselném poli číslo nebo zda má e-mail správný formát),
- vyplnění údajů, které jsou nastaveny jako „Povinně vyplnit“.
- Údaj Jméno musí být vyplněn vždy. Bez jeho zadání není možné dotazník odeslat do programu Nugget, protože bez jména nelze vytvořit kartu uchazeče.
Dodatečné (uživatelské) údaje
- U dodatečných údajů se kontroluje pouze formální správnost údajů (např. číslo v číselném poli).
- Výjimkou je typ údaje „Zaškrtávátko“, u kterého lze nastavit, že musí být pro odeslání dotazníku zaškrtnuto.
Uložení rozpracovaného dotazníku
- Při uložení rozpracovaného dotazníku se kontroluje pouze formální správnost údajů (např. zda je v číselném poli číslo).