Skip to content Skip to main navigation Skip to footer

Elektronické podepisování: InSign – propojení s programem Nugget (doplňkový modul)

InSign je nástroj pro elektronické podepisování dokumentů. Hlavním účelem je umožnit podepisování smluv, dohod, formulářů apod. bez nutnosti tisku a fyzického podpisu.

V případě zájmu o podepisování pomocí InSign kontaktujte naše obchodní oddělení.

Po zakoupení a aktivování modulu InSign v prostředí Nugget nastavte požadované údaje pro správné fungování InSign. Toto nastavení provede každý uživatel po přihlášení do programu Nugget. Díky tomuto nastavení může proběhnout kolečko podepisování. Od vytvoření dokumentu v programu až po elektronické podepsání a uložení podepsaného dokumentu zpět do programu. Nutností je samozřejmě mít také smlouvu s Dreamview, s.r.o..

Základní popis nastavení

Nejprve se nastaví pořadí podepisování a umístění podpisu ve výsledném dokumentu. Poté se zvolí režim podepisování odesílatele. Odesílatelem je uživatel programu, který odesílá dokument k podpisu do InSign.

Podepisovat se může běžnými způsoby, jako je klasický podpis, schválení, automatický podpis či být jen v kopii. To samé se nastaví pro příjemce dokumentu, což je zaměstnanec, kterému se dokument zasílá.

Dále je možné nastavit až pět podepisovatelů, kteří vstupují do podepisování mezi odesílatelem a uživatelem.

Nastavení klíče v programu Nugget

Nastavení pro InSign najdete ve funkci „Další funkce“ – „Nastavení“ – záložka „Dokumenty„.

Nastavení podepisovacího workflow

Ve funkci PERS 3-2 „Dokumenty“ nebo MZDY 2-7-9 „Dokumenty“ najdete v pravé části tabulky tlačítko InSign.

Práce s dokumenty zůstává stejná. Návod, jak vytvářet dokumenty a jak s nimi pracovat, najdete zde.

Označíte příslušný řádek v přehledu dokumentů a stisknete tlačítko InSign. Poté se otevře další okno, kde určíte možnost vyplňování podepisujících stran (i několika) a každému podepisujícímu určíte režim podepisování.

Klíčová slova v dokumentu

Klíčová slova určují umístění podpisů jednotlivých podepisujících v dokumentu. Formát klíčových slov je přesně daný a je neměnný pro údaje ve workflow:

Odesílatel: #signature-O
Další odesílatelé (podle čísla odesílatele): #signature-1 až 5
Příjemce: #signature-P

Doporučujeme tento text ponechat barvou pozadí dokumentu (např. bílou), aby text nebyl viditelný ani na vzorovém dokumentu (pokud to není žádoucí).

Vysvětlivky okna „Atributy typu dokumentu pro integraci s InSign“

„Podepisovat přes InSign„: Označte, pokud daný dokument chcete podepisovat přes InSign.
„Pořadí podepisování„: Vyberte, zda budou podepisovat „Všichni najednou“ nebo určete „Podle pořadí“.

„Odesílatel„:Jednoduše nastavíte Režim (požadovanou roli) při podepisování, a to:

0 = Nepodepisuje: neúčastní se podepisovacího kolečka
1 = Podepisuje: základní funkce – podepisuje vlastním podpisem (podepíše myší, až mu dokument přijde e-mailem)
2 = Schvaluje: dokument schvaluje; bude označeno značkou.
3 = Dát na vědomí

„Příjemce“ Jednoduše nastavíte Režim (požadovanou roli) při podepisování, a to:

0 = Nepodepisuje: neúčastní se podepisovacího kolečka.
1 = Podepisuje: základní funkce – podepisuje vlastním podpisem (podepíše myší, až mu dokument přijde e-mailem).
2 = Schvaluje: dokument schvaluje; nebude však fyzicky vidět podpis.
3 = Dát na vědomí

„Další podepisovatel 1“ až „Další podepisovatel 5„

  • Vytvořte číselník L5686 pro Podepisovatele (číselník L5686 najdete ve funkci Pers 3-1, Mzdy 2-4-3 nebo pomocí  přímo v rozkliknutí číselníku v tabulce InSign– jak je ukázáno na níže uvedeném obrázku)
  • Po vytvoření číselníku vyberete příslušnou osobu, kterou přidáte jako Podepisovatele 1 – 5 a určíte jeho „Režim“:
    • 0 = Nepodepisuje: neúčastní se podepisovacího kolečka.
    • 1 = Podepisuje: základní funkce – podepisuje vlastním podpisem (podepíše myší, až mu dokument přijde e-mailem).
    • 2 = Schvaluje: dokument schvaluje; přidá se schvalovací značka.
    • 3 = Dát na vědomí

Dokončení procesu

Abyste dokončili celý proces a odeslali dokument všem osobám k podpisu, musíte nejprve daný dokument vytvořit a uložit u konkrétního zaměstnance v modulu PERS ve funkci 1-1 „Aktualizace personálních údajů“ – vlevo dole tlačítko „Funkce“ – „Dokumenty generované z archetypů ve Wordu“,

nebo v modulu MZDY ve funkci 2-1 Doplnění nebo oprava věty.

Po vytvoření a uložení potřebného dokumentu klikněte na tlačítko InSign a dokument se odešle dle nastavení.

Standardní nastavení: Odešle se dle nastavení, které jste již provedli v obecném nastavení Dokumentu.

Upravit natavení: Otevře se známá tabulka pro nastavení podepisovatelů.

V přehledu dokumentů na kartě zaměstnance uvidíte sloupec „Stav“. Zde uvidíte, v jakém stavu se dokument právě nachází, např. odesláno/podepsáno/nepodepsáno, aj.

Kdykoliv se můžete podívat na stav dokumentu u zaměstnance a zjistit, zda je již podepsaný ve sloupci „Stav “. Zde uvidíte, v jakém stavu se dokument právě nachází, např. odesláno / podepsáno / nepodepsáno, aj. Stavy jsou: Neodesláno – Odesláno – Podepsáno – Odmínuto.

V tento moment je možné se na daný dokument, v podepsané podobě, podívat, a to v „Archivu dokumentů“.

Pomocí tlačítka „Export“ se podepsaný dokument ve formátu PDF objeví v pracovním adresáři.

Proces stahování podepsaných dokumentů do Archívu

Automatické stahování podepsaných dokumentů do archívu zajišťuje program „SignedToArchiv.exe“, který vám dodá naše IT oddělení a který se obvykle umísťuje na server do složky NuggetSW. Spouští se jako naplánovaná úloha.

  • SignedToArchiv_config_help.txt = nápověda k vyplnění konfigurace.
  • SignedToArchiv_config.txt = ostrá konfigurace.