Skip to content Skip to main navigation Skip to footer

Dokumenty: Archív dokumentů

K čemu slouží archív dokumentů

Archív dokumentů slouží k uložení naskenovaných (ale i jiných) dokumentů k zaměstnancům a uchazečům do databáze Nugget. S dokumenty je možno provádět pouze následující operace: přesun do databáze (Import), extrahování z databáze (Export), zrušení a změna atributů (Detail)

Tento modul je rozšiřujícím modulem systému Nugget a proto si obchodní podmínky domluvte s našim obchodním oddělením (kontaktní údaje najdete zde).

Program umožňuje archivovat dokumenty ve formátu:

.PDF, .JPG, .DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX, .TXT, .ZIP, .RAR, .ARJ, .7Z

Do Archívu lze přistupovat dvěma způsoby:

  1. Pomocí funkce „Další funkce“ – „Archív dokumentů„
  2. Na kartě zaměstnance přes tlačítko „Funkce“ (vlevo dole) a „Archív dokumentů„, a to jak v modulu Mzdy, tak v modulu Personalistika.

V modulu mzdy – karta zaměstnance:

V modulu personalistika – karta zaměstnance:

Všechny exporty z archívu se provádějí do adresáře „Dokumenty“, který bude podadresářem standardního pracovního adresáře (do tohoto adresáře se dostanete pomocí tlačítka ), např. cesta může vypadat takto:

…: \Nuggetsw\mzdy001\Dokumenty

Po spuštění funkce „Archív dokumentů“ se zobrazí další okno, kde si vybíráte, zda chcete pracovat s modulem Mzdy, Personalistika či Lidské zdroje

Uživatelské přístupy k archivnímu dokumentu

Přístupy k archivnímu dokumentu můžete nastavit v „Autorizace na uživatele“ v „Servisním programu“ (bližší informace k autorizacím na uživatele naleznete zde).

Velikost archivu

  • Systém hlídá velikost jednotlivých dokumentů, ale i celkovou velikost archivu.
  • Standardní nastavení je limit 512 kB pro dokumenty a 25 MB pro archiv.
  • Je možné dokoupit rozšíření archivu, kde limit pro dokumenty je 2 MB a limit pro archiv 10 GB (pro dokoupení rozšíření archivu kontaktujte naše obchodní oddělení zde).

Hromadná práce s dokumenty

1. Import dokumentů

Importovat dokumenty do databáze je možné:

  1. Hromadně (pro více zaměstnanců)
  2. Individuálně (pro jednoho zaměstnance)

Hromadný import

  • Pro hromadný import dokumentů do archivu máme vypracovaný návod zde

Individuálně

  • Lze použít normovaný název dokumentu.
  • Výhodou je kontrola na osobní číslo (dokument nepřiřadíme omylem jinému zaměstnanci).
  • Lze použít jakýkoliv jiný název souboru, který nezačíná číslicí a obsahuje povinně příponu, např. Karlův_životopis.jpg.
  • Při individuálním importu se potvrzuje nahrání každého dokumentu a všechny aktualizovatelné atributy včetně typu dokumentu lze zadat až v tomto okamžiku.

Import dokumentů přes kartu zaměstnance – „Funkce“ (vlevo dole) – „Archív dokumentů“

  • Po otevření funkce „Archív dokumentů“ na kartě zaměstnance, se zobrazí okno se všemi uloženými soubory u daného zaměstnance.
  • Přes tlačítko „Import“ máte možnost importovat soubor k danému zaměstnanci.
  • Tlačítko „Export“ použijte, pokud si chcete uložený dokument prohlédnout. (Viz kapitola 4. Export dokumentů.)

2. Rejstřík uložených dokumentů

Vygenerujte si rejstřík uložených dokumentů:

  1. Buď pro všechny typy dokumentů.
  2. Nebo pro vybraný typ dokumentu, který vyberete z rozbalovacího menu.

Můžete si také vybrat osobní číslo a datum. Výsledný export ve formátu .csv může vypadat například takto:

3. Výpis z protokolu změn

Vygenerujte si soubor ve formátu .csv, ve kterém zjistíte změny v dokumentech:

  1. Pro všechny typy dokumentů.
  2. Pro vybrané typy dokumentů, který vyberete z rozbalovacího menu.

Výsledný export ve formátu .csv může vypadat například takto:

4. Export dokumentů

V seznamu dokumentů vyberte dokumenty k exportu:

  1. Buď všechny typy dokumentů.
  2. Nebo pouze vybraný typ dokumentu, který vyberete z rozbalovacího menu.

Vyberte osobní číslo či osobní čísla ve škále od – do. Můžete si také určit, zda název souboru bude obsahovat i jméno zaměstnance (uchazeče).

Export dokumentů přes kartu zaměstnance – „Funkce“ (vlevo dole) – „Archív dokumentů“

  1. Otevřením funkce Archív dokumentů na kartě zaměstnance se zobrazí okno se všemi uloženými soubory u daného zaměstnance.
  2. Přes tlačítko Detail otevřete identifikaci souboru.
  3. Uložený soubor si prohlédnete pomocí tlačítka Export.
  4. Po stisknutí tlačítka Export budete vyzváni, jakým způsobem má program tento soubor pojmenovat.
  1. Na závěr si vyberete místo, kam si stahovaný soubor uložíte.

5. Změna typu dokumentu

Typ dokumentu můžete změnit hromadně, a to tak, že vyberete původní typ i nový typ dokumentu.

Typ dokumentu si nejprve musíte založit ve funkci Mzdy 2-7-9 „Dokumenty“ nebo Pers 3-2 „Dokumenty“. Bližší návod pro práci s dokumenty naleznete zde.

6. Vymazání dokumentu

Dokumenty můžete vymazat:

  1. Buď všechny typy dokumentů.
  2. Nebo pouze vybraný typ dokumentu, který vyberete z rozbalovacího menu.