HR Portál: 9. Cestovní příkazy – Administrace

Nastavení jednotlivých položek

Dopravní prostředek

1. výběrem: rozbalovací okno s výběrem dopravního prostředku (SPZ zadává do systému Nugget do Vybavení)
2. volným: vypsáním dopravního prostředku do textového pole

Spolucestující

1. volný text: vypsání jména zaměstnance do textového pole
2. výběrem zaměstnance: výběr zaměstnance z rozbalovacího okna
3. kombinace: možnost vybrat zaměstnance v rozbalovacím okně a zároveň zapsáním jména zaměstnance do textového pole

Schéma systemizace

• ano/ne
• pro zobrazení vaší firemní systemizace (organizační struktury)
• při výběru ANO, se objeví další okno pro výběr schématu z modulu ŘZL

Vyplácení zálohy

• vyberte, jak budete vyplácet zálohy:
  • do mzdy
  • hotově
  • na účet

Vyplácení vyúčtování

• vyberte, jak budete vyplácet (lze vybrat pouze jednu možnost):
  • do mzdy
  • hotově
  • na účet

Číslo mzdové složky pro vyplácení

• zadejte číslo mzdové složky pro vyplácení vyúčtování v případě, kdy jde vyúčtování do mzdy
• v Nuggetu musíte tuto mzdovou složku mít aktivní – funkce Mzdy 2-4-1, pro číselník mzdových složek najdete návod zde

Zpracovatel zálohy (pouze pro tuzemské cestovní příkazy)

• pro bližší určení:
  • dle údaje na kartě zaměstnance, záložka Portál: dle údaje L0014, L0014B a L0014C – osobní číslo finančních účetní
  • osobní číslo (L0001): zadáte konkrétní jedno osobní číslo
  • funkce (L3210): údaj L3210 je Pracovní místo

Zpracovatel vyúčtování (pouze pro tuzemské cestovní příkazy)

• pro bližší určení:
  • dle údaje na kartě zaměstnance, záložka Portál: dle údaje L0014, L0014B a L0014C – osobní číslo finančních účetní
  • osobní číslo (L0001): zadáte konkrétní jedno osobní číslo
  • funkce (L3210): údaj L3210 je Pracovní místo

Povolit cestovní příkazy do zahraničí

• v případě neoznačení check boxu se nebude zobrazovat možnost zahraničních cestovních příkazů
• pokud označíte tento check box, objeví se vám check box pro Schvalování zahraničních cest v sekci Schvalování zadaného cestovního příkazu

Nastavení procesu pro zahraniční CP

• nastavte si, jakým způsobem budete vyplácet zálohy a vyúčtování a kdo bude zpracovatel záloh a vyúčtování

Vyplacení zálohy pro zahraniční CP

• vyberte:
  • do mzdy, hotově nebo na účet

Vyplacení vyúčtování pro zahraniční CP

• vyberte:
  • do mzdy, hotově nebo na účet

Zpracovatel zálohy pro zahraniční CP

• vyberte:
  • dle údaje na kartě zaměstnance, záložka Portál: dle údaje L0014, L0014B a L0014C – osobní číslo finančních účetní
  • osobní číslo (L0001): zadáte konkrétní jedno osobní číslo
  • funkce (L3210): údaj L3210 je Pracovní místo

Zpracovatel vyúčtování pro zahraniční CP

• vyberte:
  • dle údaje na kartě zaměstnance, záložka Portál: dle údaje L0014, L0014B a L0014C – osobní číslo finančních účetní
  • osobní číslo (L0001): zadáte konkrétní jedno osobní číslo
  • funkce (L3210): údaj L3210 je Pracovní místo

Finanční účetní

• pro tuzemské i zahraniční cestovní příkazy
• zapište všechny osobní čísla finančních účetní (se středníkem mezi jednotlivými osobními čísly)
• v případě, kdy nezapíšete osobní čísla finančních účetních, kteří jsou zapsaní na kartách zaměstnanců v údajích L0014, L0014B a L0014C, pak se každému zaměstnanci bez rozdílu zobrazí nabídka pro pokladnu – pokladna pro zálohy a pokladna pro vyúčtování – ale neznamená to, že se jim zobrazí konkrétní cestovní příkazy

Schvalování zadaného cestovního příkazu

• pro schvalovací proces si můžete vždy vybrat možnosti, jakým způsobem a co přesně budete chtít schvalovat, záleží na vašich interních nastavených procesech
• máte možnost např. přeskočit schvalování cestovních příkazů (= žádost o cestovní příkaz), které nemají zálohy nebo/a zároveň přeskočit schvalování např. u vrcholového managementu, ať se zálohou či bez zálohy a tyto cestovní příkazy budou automaticky schváleny
• pokud potřebujete, aby zálohy nad určitou částkou schvalovala jiná osoba než např. z účetního oddělení, můžete tuto osobu zadat
• v případě zvoleného konkrétního typu dopravního prostředku můžete předat informaci na konkrétní osobu – např. asistence, aby zařídila letenku, vedoucímu vozového parku, aby připravil vozidlo, apod.
• v případě zahraničních cest můžete mít proces nastaven tak, že tyto zahraniční cesty schvaluje konkrétní osoba

• určete, jak se budou schvalovat cestovní příkazy:
  1. Určení vedoucího (pouze pro tuzemský CP)
     • dle údaje L0011 Osobní číslo nadřízeného na záložce Portál
  2. Určení vedoucího pro zahraniční CP
     • dle údaje L0011 Osobní číslo nadřízeného nebo L0012 Osobní číslo alternativního nadřízeného
  3. Automatické schválení cestovních příkazů, které nemají zálohy
     • při odeslání žádosti o cestovní příkaz bez zálohy bude možné jej automaticky schválit (tuzemský i zahraniční CP)
  4. Povolit přeskočení schvalovacích procesů
     • je možnost přeskočit schvalovací procesy pro konkrétní osobní číslo L0001/a či pro funkci v L3210 (možnost zadat osobní číslo či funkci, se zobrazí, až po označení check boxu u tohoto bodu)
     • také si můžete zadat např. že pokud záloha bude vyšší než určitá částka, pak schválí cestovní příkaz osoba/osoby dle osobního čísla (zadejte konkrétní osobní číslo) nebo dle funkce v L3210
     • v případě, že zadáte přeskočení pro konkrétní osobní číslo a zároveň určíte dopravní prostředek, dopravní prostředek půjde k zadanému osobnímu číslu, avšak žádost o CP bude automaticky schválena
  5. Při zvoleném dopravním prostředku předávat na:
     • můžete předat informaci konkrétní osobě či opět osobám dle funkce v L3210
     • využití je již nastíněno výše, kdy jako příklad uvádíme: správce vozového parku potřebuje dostat informaci o použití služebního vozidla, aby toto vozidlo mohl připravit, atd.
     • význam zkratek:
       • O = osobní vlak
       • R = rychlík
       • A = autobus
       • L = letadlo
       • AUS = auto služební
       • AUV = auto vlastní
       • MOS = motocykl služební
       • P = pěšky
  6. Schvalování zahraničních cest
     • tento údaj se vám zobrazí pouze v případě, kdy jste označili check box Povolit cestovní příkazy do zahraničí v sekci Nastavení jednotlivých položek
     • vyberte, kdo bude schvalovat zahraničí cesty:
       • osobní číslo
       • pozice v údaji L7506 v modulu ŘLZ, funkce 1-1 (pokud si vyberete, že Schéma systemizace = ANO)
       • funkce v údaji L3210

Kontrola vyúčtování

• výběr, kdo bude provádět kontroly vyúčtování:
  1. Vše provádí pouze účtárna
     • pokud má kontrolu provádět pouze účtárna, je nutno doplnit údaj Účetní oddělení v sekci Nastavení jednotlivých položek
     • v případě NEoznačení tohoto check boxu se vám otevře možnost zadat, kdo kontrolu vyúčtování provádí: osobní číslo či funkce v L3210
     • pro tuzemské i zahraniční cestovní příkazy
  1. Povolit firemní karty
     • check boxem umožníte firemní karty
     • zaměstnanci budou mít v zadávání vyúčtování cestovního příkazu k dispozici check box pro firemní karty
  2. Vedoucí kontroluje i vyúčtování u tuzemského CP
     • řídí se dle údaje v sekci Schvalování zadaného cestovního příkazu – konkrétně údaj Určení vedoucího
     • v případě, že chcete kontrolu vyúčtování vedoucím zaměstnancem, označte tento údaj
     • zaměstnanec pošle ke kontrole cestovní příkaz, vedoucí zkontroluje a odešle dál ke schválení
  3. Vedoucí kontroluje i vyúčtování u zahraničního CP
     • řídí se dle údaje v sekci Schvalování zadaného cestovního příkazu – konkrétně údaj Určení vedoucího pro zahraniční CP
     • v případě, že chcete kontrolu vyúčtování vedoucím zaměstnancem, označte tento údaj
     • zaměstnanec pošle ke kontrole cestovní příkaz, vedoucí zkontroluje a odešle dál ke schválení

Admin oprávnění

• zadejte osobní číslo nebo pozici L7506 nebo funkci L3210 a tím určete, kdo bude mít kompletní přístup ke všem cestovním příkazům
• zároveň můžete povolit zadávat celoměsíční cestovní příkazy (doplňující modul, nutno kontaktovat obchodní oddělení)

Kapesné

(doplňující modul, nutno kontaktovat obchodní oddělení)

• určete, zda umožníte vyplácet kapesné jak pro cesty tuzemské, tak zahraniční
• můžete také určit pro dané období, na kolik je nastavená výše kapesného pro tuzemské či zahraniční cesty
• dále určete, kterou mzdovou složkou se vyplácí kapesné a která mzdová složka slouží pro dodanění nadlimitního kapesného
• chování mzdových složek:
  • mzdové složky pro vyplácení kapesného: složka, která se pouze přičte (podobně jako stravenkový paušál)
  • mzdové složky pro vyplácení dodanění kapesného: částka, která se pouze dodaňuje (podobně jako dodanění nadlimitního stravenkového paušálu)
  • zahraniční kapesné se daní dle zákona, tuzemské kapesné je dodaňováno celé