Zaměstnanec: Aktualizace kmenového souboru zaměstnance

Potřebujete aktualizovat kmenovou kartu zaměstnance, čili základní větu zaměstnance?

Aktualizovat můžete několika způsoby, a to:

1. Po jednotlivých zaměstnancích
2. Pomocí pracovního seznamu
3. Pomocí jmenného seznamu
4. Nahráním souboru

1. Aktualizace po jednotlivých zaměstnancích

• jednotlivě aktualizovat můžete přes funkci Mzdy 2-1-1 a výběr konkrétního zaměstnance

• hledat zaměstnance můžeme podle:
  • osobního čísla
  • rodného čísla v kompletním tvaru
  • příjmení, příp. začátku příjmení s rozlišením diakritiky
  • hledáním v seznamu, kdy při vyvolání funkce 2-1-1 zmáčkneme enter a otevře se seznam zaměstnanců
• po výběru konkrétního zaměstnance najdeme údaj, který chceme zadat či změnit a opravu provedeme

2. Aktualizace zaměstnance pomocí pracovního seznamu

• pracovní seznam najdete v panelu nástrojů a bližší popis, jak pracovat s pracovním seznamem najdete zde

• řazení zaměstnanců: seznam se vám seřadí dle toho, na který název sloupce kliknete (1x kliknete: seřadí se sestupně, 2x kliknete: seřadí se vzestupně)
• hledat zaměstnance v pracovním seznamu můžete:
  • v seznamu rolováním
  • zapsáním začátku příjmení do žlutého pole ve filtru
• označit zaměstnance můžeme:
  • aktivováním zaškrtávacího políčka v levém dolním rohu
    • po rozbalení této možnosti najdete zaměstnance a označíte ho zaškrtnutím
    • zobrazit pouze zaškrtnuté řádky provedete přes filtr, kde zaškrtnete Pouze zaškrtnuté řádky a po uložení tlačítkem OK se vám v pracovním seznamu objeví pouze ti zaměstnanci, které jste zaškrtli
  • označit zaměstnance pomocí myši:
    • za pomocí myši a tlačítka na klávesnici CTRL můžete označit jednotlivé zaměstnance
    • za pomocí táhnutí myši můžete označit několik zaměstnanců pod sebou (např. seřadíte si zaměstnance podle střediska a budete si ho chtít označit – kliknete v prvním řádku myší a se zakliknutou myší táhnete dolů a postupně se budou označovat řádky, dokud myš nepustíte)

• po výběru zaměstnanců klikněte na tlačítko Aktualizace – Základní soubor – Zobrazit ve společném okně a pak se všichni zaměstnanci otevřou v jedno okně a překlikávat mezi nimi je možné za pomocí šipky v dolní části karty
• pozor na tlačítka OK a Použít: tlačítko OK použijte jen v případě, když máte vše zadané u všech zaměstnanců a chcete ukončit svou práci (tlačítko OK vše uloží a zavře); tlačítko Použít použijte pro uložení zadaných údajů, ale bez zavření všech zaměstnanců (je to takové mezi uložení)

3. Aktualizace pomocí jmenného seznamu zaměstnanců

• pro aktualizaci údaje pomocí jmenného seznamu použijte ve funkci Mzdy 2-1-4 Hromadné změny, v modulu Pers 1-4 Hromadné změny 

• vyberte v levé části obrazovky údaje, které potřebujete měnit (můžete měnit až 5 údajů) a za pomocí prostřední šípky (či dvojklikem na řádek) tento údaj vložte do pravé části obrazovky (tam můžete měnit pořadí za pomocí šípek nahoru a dolů) – po stisknutí tlačítka OK se vám otevře jmenný seznam zaměstnanců s vybranými údaji

• údaje v tabulce můžete třídit dle jakéhokoliv údaje (např. podle osobního čísla, podle střediska atd.)
• tlačítko Použít: uloží údaje, ale nezavře tabulku; tlačítko OK: uloží údaje a zavře tabulku

4. Aktualizace nahráním za pomocí externího souboru v CSV

• nahrát externí souboru můžete pomocí funkce MZDY 2-1-5 Dohrání z externího souboru či v modulu PERS 1-5 Dohrání z externího souboru
• soubor vytvoříte v MS Excel a musí obsahovat níže uvedené sloupce s přesně definovanými názvy sloupce:

označení sloupce	L0001	L0004	JMENO (L3001)	Lxxx	Lxxx
význam	osobní číslo	číslo pracovního poměru	jméno zam-ce	údaj z karty zam-ce, např. L4013 základní mzda	údaj z karty zam-ce, např. L4012 datum přiznání platu/mzdy
Příklad
	L0001	L0004	JMENO	L4013	L4012
	101	0	Karásek	25600	010221
	102	0	Novák	26520	010221
	103	1	Nerad	28600	010221

• vysvětlení pojmů z nahrávací tabulky:

L0001 – osobní číslo: osobní číslo zaměstnance, údaj povinný
L0004 – číslo pracovního poměru: pokud máte několik pracovních poměrů u jednoho osobního čísla, je údaj povinný a je povinné zadat tento druh PP do každého řádku
JMENO: je možné také zadat jako L3001, údaj není povinný
Lxxx – údaj z kmenové karty zaměstnance: označení údaje, které chcete nahrát, např. pro základní mzdu použijete označení L4013, pro hodinovou mzdu označení L4016; údaje Lxxx vždy dávejte samostatně do dalšího sloupce – viz vzor výše; min. 1 údaj povinný

Jak soubor uložit

• tabulka bude ve formátu obecný (pokud necháte oddělovač tisíce, program nenahraje např. 10 000 ale nahraje 100 000 → program mezeru vidí jako nulu)

• tabulku uložte jako CSV. oddělený středníkem

• v případě, že nahráváte do kmenové karty údaje s textem a nahrává se vám chybně diakritika, je třeba uložený soubor v .csv otevřít v txt souboru a podívat se na kódování a změnit ho na ANSI a uložit jako .csv

Jak soubor nahrát

• přes funkci 2-1-5 Dohrání z externího souboru
  • najděte uložený soubor pomocí tlačítka se třemi tečkami a nahrajte tlačítkem OK