SK Importy do Nuggetu

Do Nuggetu máte možnosť importovať rôzne súbory. Do karty zamestnanca ako v module Mzdy aj Personalistika, do časového fondu, ale aj nahrávať import školení aj zdravotných prehliadok.

V tomto článku vám zhrnieme všetky možnosti pre importy do Nuggetu. Importy máme nasledujúce:

1. Import do karty zamestnanca
2. Import do časového fondu
3. Import s budúcou platnosťou iba v PERSONALISTIKE
4. Import školení a lekárskych prehliadok
5. Import kalendárov (modifikácia Nuggetu)
6. Import pre založenie nového zamestnanca (modifikácia Nuggetu)
7. Import hromadných dokumentov do Archívu

Všeobecné pokyny pre vytvorenie a uloženie súboru

• súbory vytvoríte pomocou MS Excel a musia obsahovať stĺpce podľa typu importného súboru s presne definovanými názvami stĺpcov (okrem nahrávania kalendárov, kde žiadne názvy stĺpcov nesmú byť)
• všeobecne:
  • formát súboru: všeobecný
  • názov súboru: názov ľubovoľný (okrem kalendárov)
  • súbor bude uložený ako: .CSV oddelený bodkočiarkou

Ako súbor uložiť

• tabuľka bude vo formáte obyčajný (ak necháte oddeľovač tisíce, program nenahrá napr. 10 000 ale nahrá 100000 → program medzeru vidí ako nulu)

• tabuľku uložte ako CSV. oddelený bodkočiarkou

• v prípade, že nahrávate do kmeňovej karty údaje s textom a nahráva sa vám chybne diakritika, je potrebné uložený súbor v .csv otvoriť v txt súbore (napr. v poznámkovom bloku) a pozrieť sa na kódovanie a zmeniť ho na ANSI a uložiť ako .csv

Ako súbor nahrať

• přes danou konkrétní funkci pomocí tří teček se vám otevře průzkumník a v něm najdete uložený soubor a nahrajete ho tlačítkem OK

1. Import do karty zamestnanca

• do karty zamestnanca môžete nahrávať takmer akýkoľvek údaj z karty zamestnanca Lxxx
• nahrať externé súboru môžete pomocou funkcie:
  • MZDY 2-1-5 Dohranie z externého súboru
  • PERS 1-5 Dohranie z externého súboru (pozor na časové obdobie medzi modulmi Mzdy a Pers)
• súbor bude obsahovať napr. tieto stĺpce:

označenie stĺpca	L0001	L0004	MENO (L3001)	Lxxx	Lxxx
význam	osobné číslo (povinný údaj)	číslo pracovného pomeru (povinný údaj)	meno zam-ca (nepovinný údaj)	údaj z karty zam-ca, napr. L4013 základná mzda	údaj z karty zam-ca, napr. L4012 dátum priznania platu/mzdy
Príklad
	L0001	L0004	MENO	L4013	L4012
	101	0	Karásek	25600	010221
	102	0	Novák	26520	010221
	103	1	Nerad	28600	010221

• vysvetlenie pojmov z nahrávacej tabuľky:

L0001 – osobné číslo: osobné číslo zamestnanca, údaj povinný
L0004 – číslo pracovného pomeru: číslo pracovného pomeru zamestnanca (napr. 0, 1, 2,…), údaj povinný
JMENO – je možné namiesto názvu JMENO zadať názov L3001: údaj nie je povinný a celý stĺpec v importnom súbore nemusí byť
Lxxx – údaj z kmeňovej karty zamestnanca: označenie údaje, ktoré chcete nahrať, napr. pre základnú mzdu použijete označenie L4013, pre hodinovú mzdu označenie L4016; údaje Lxxx vždy dávajte samostatne do ďalšieho stĺpca – viď vzor vyššie; min. 1 údaj povinný

Vzorový importný súbor

2. Import do časového fondu

• do časového fondu pre daný aktuálny mesiac môžete nahrávať importným súborom
• tabuľku nahráte pomocou funkcie Mzdy 2-3-3 Prihranie nových položiek zo súboru

Vytvorenie nahrávacieho súboru:

• tabuľka pre nahranie do programu má jasne definované stĺpce (povinná hlavička) a formáty v nej
• súbor môže obsahovať tieto stĺpce:

POD	L0001	L0004	MENO	OBD	L4901	L4902	L4903	L4713	L4714	L4907
číslo knižnice	osobné číslo (povinný údaj)	druh prac. pom.	meno zam-ca, (nepovinný údaj)	obdobie v tvare MMRRRR	mzdová zložka	hod. / Kč	dni	dátum od DDMMRR	datum do DDMMRR	nahrávací příznak (nepovinný údaj)
Príklad:
POD	L0001	L0004	MENO	OBD	L4901	L4902	L4903	L4713	L4714
5	100	0	Novák	012023	3111	1000				A
5	100	0	Novák	012023	511	16	2	030123	040123	A
5	100	0	Novák	012023	551	4				A
5	100	0	Novák	012023	7621	140				A

POD – číslo knižnice: v prípade, že používate iba jednu knižnicu, údaj nie je povinný; kto má výber niekoľkých knižníc, údaj je povinný
L0001 – osobné číslo zamestnanca: osobné číslo zamestnanca, údaj povinný
L0004 – druh pracovného pomeru: stĺpec nie je povinný v prípade, keď nebudete potrebovať rozlíšiť k akému pracovnému pomeru zamestnanca sa má naimportovať. Pokiaľ v súbore tento stĺpec nebude, importuje sa k aktívnemu pracovnému pomeru. V prípade, že máte zamestnancov s viacerými aktívnymi pracovnými pomermi údaj bude povinný pre všetkých zamestnancov
MENO: je možné namiesto názvu MENO zadať názov L3001: údaj nie je povinný (ale mzdové účtovné si tento stĺpec ponechávajú pre lepšiu orientáciu, čo sa komu nahráva)
OBD – obdobie: v tvare MMRRRR (pozor, iný tvar dátumu sa používa v údajoch L4713 a L4714)
L4901 – mzdová zložka: na zadanie čísla mzdovej zložky
L4902 – hodnota mzdovej zložky: koruny či hodiny podľa typu mzdovej zložky
L4903 – dni: hodnota v dňoch danej mzdovej zložky
L4713 – dátum OD: dátum začiatku neprítomnosti v tvare DDMMRR
L4714 – dátum DO: dátum konca neprítomnosti v tvare DDMMRR
L4907 – nahrávací príznak (systémový rozlišovač dávok):

• nie je povinný údaj
• pre systémové rozlíšenie jednotlivých dávok zapisovaných do súboru
• pravidlo: 1 tabuľka = 1 individuálny rozlišovací znak
• je možné použiť malé aj veľké písmená vr. diakritiky, okrem znakov, ktoré sú použité systémovo
• !!!tieto znaky však nepoužívajte!!! sú to: D, Z, P, V, W, E, X, F, G
• ako nahrávací príznak funguje: program sa pozrie, či bol súbor s použitým rozlišovacím znakom už nahraný, a ak áno, zmaže ho a nahrá novo prihrávaným
• v prípade, že nahrávací príznak (teda L4907) nepoužijete v importnom súbore a došlo by k znovu nahraniu rovnakého súboru, hodnoty z importného súboru sa do časového fondu zduplikujú (v prípade potreby zrušenie celej mzdovej zložky potom môžete použiť hromadné zmeny a funkciu rušenia)

Vzorový importný súbor

3. Import s budúcou platnosťou v PERSONALISTICE

• importný súbor nahráte štandardným spôsobom, a to pomocou funkcie PERS 1-5 Dohranie z externého súboru
• súbor musí obsahovať nižšie uvedené stĺpce s presne definovanými názvami stĺpca (povinná hlavička), tu je už rozdiel v povinných údajoch L0005 a L0006:

OZNAČENIE STĹPCA	L0001	L0004	L0006	L0005	LXXX
význam	osobné číslo (povinný údaj)	číslo prac. pomeru (povinný údaj)	rok platnosti v budúcnosti (povinný údaj)	měsíc platnosti v budúcnosti (povinný údaj)	názov z karty zam-ca, nar. L4013 základná mzda
	L0001	L0004	L0006	L0005	L4013
	100	0	2023	3	30000
príklad tabulky	100	1	2023	3	350
	101	0	2023	3	35000

• vysvetlenie pojmov z nahrávacej tabuľky:

L0001 – osobné číslo: osobné číslo zamestnanca, údaj povinný
L0004 – druh pracovného pomeru: údaj povinný
L0006 – rok platnosti: údaj povinný pre import v PERS pre budúcu hodnotu
L0005 – mesiac platnosti: údaj povinný pre import v PERS pre budúcu hodnotu
Lxxx – údaj z kmeňovej karty zamestnanca: označenie údaje, ktoré chcete nahrať, napr. pre základnú mzdu použijete označenie L4013, pre hodinovú mzdu označenie L4016

Spôsob importu

Import s budúcou platnosťou je možný štandardnou funkciou PERS 1.5 Dohranie z externého súboru, je len nutné rozšíriť súbor o údaje časovej platnosti.

L0005 – Mesiac platnosti (formát MM, napr. 2)
L0006 – Rok platnosti (formát RRRR, napr. 2023)

Ich uvedením sa obmedzuje možnosť importu iba na údaje s možnosťou zadania s časovou platnosťou.

Všetky údaje jedného riadka sú vztiahnuté na zadanie platnosti. Hodnota sa naimportuje ku každému uvedenému údaju, a to aj v prípade prázdnych hodnôt. V jednom súbore je možné uviesť riadky s rôznymi obdobiami platnosti. Importovať je však možné maximálne do budúceho roka tzn. najvyššia dostupná platnosť je vždy december nasledujúceho kalendárneho roka. Maximálne teda 23 a minimálne 12 mesiacov.

Týmto spôsobom (s uvedením údajov L0005 a L0006) nie je možné importovať do aktuálneho obdobia, ani obdobia predchádzajúcich, to program vykáže ako chybu. Ak chcete nahrávať hodnoty aktuálne, je nutné použiť formát bez uvedenia údajov L0005 a L0006.

Pozor, import vždy upravuje alebo dopĺňa iba hodnotu uvedeného obdobia, nijako neoperuje so súvzťažnosťou už uložených hodnôt pre daný údaj. Pridanie novej hodnoty do postupnosti už uložených hodnôt teda žiadne iné hodnoty nezmení.

Importovať je možné nasledujúce údaje:

L3203 – Klasifikácia zamestnania
L3219 – Vzdialenosť od zamestnania
L4002 – Mzdové zaradenie
L4005 – Osobný príplatok
L4007 – Príplatok paušálny krátený
L4008 – Príplatok paušálny krátený
L4011 – Mesačný paušál nekrátený
L4013 – Základný mesačný plat
L4014 – Osobný príplatok
L4016 – Základná hodinová mzda
L4017 – Osobné ohodnotenie s hod. platom
L4018 – Osobné ohodnotenie s hod. platom
L4019 – Prém. skupina prémií z fondu nákladov
L4022 – Zákonný týždenný úväzok
L4023 – Iný týždenný úväzok
L4060 – Príplatok za zastupovanie
L4061 – Zvláštny príplatok podľa §9
L4072 – Mesačný paušál nekrátený
L4801 – Druh dôchodku pracujúceho dôchodcu
L4805 – Držiteľ preukazu ZTP-P
L6001 – Číslo zdravotnej poisťovne
L6014 – Číslo kalendára
POLE1 – POLE10

Vzorový importný súbor

4. Import školení a lekárskych/zdravotných prehliadok

• externý súbor budete nahrávať pomocou funkcie PERS 1-6 Import školenia
• vstupný súbor pre prihranie všetkých typov školení a zdravotných prehliadok zamestnancov musí byť uložený ako typ súboru CSV oddelený bodkočiarkou (*.csv)
• pri zaobstarávaní dát pre import je potrebné dodržať nasledujúce pravidlá:

1. prvý riadok zošita musí vždy obsahovať identifikáciu použitých údajov, v ďalších riadkoch sú potom samotné dáta
2. dátumy sa uvádzajú vždy v tvare DDMMRR bez lomítok, bodiek a pod. (napr. 290417 je dátum 29.4.2017)
3. povinné údaje sú vždy:

L0001 – osobné číslo
L8011 – identifikácia školenia (LP)
L8022 – stupeň školenia (LP)
Dátum začiatku platnosti preskúšania:
L7704 povinné iba pre periodické školenia (PER), periodické LP (ZPE) a vždy s údajom L7712, čo je dátum začiatku školenia!
Dátum začiatku školenia:
údaj L7712 povinné iba pre neperiodické skupiny profesijných školení (PRF), jazykových kurzov (JAZ), ostatných kurzov a stáží (STZ), neperiodických LP (ZPR)

• prehľad všetkých prípustných údajov v importnom súbore – formát:

9 – numerický
X – alfanumerický
dátumy – 9(6) vo formáte DDMMRR

Vzorový importný súbor

5. Import kalendárou

• pre nahrávanie kalendárov do programu je nutná platená programová úprava; v prípade, že by ste mali o toto nahrávanie záujem, prosím, kontaktujte naše obchodné oddelenie.
• pre nahrávanie kalendárov máme samostatný návod tu

Čo musí súbor obsahovať:

• bude obsahovať 3 alebo 4 stĺpce bez nadpisov (bude dohodnuté v rámci konzultácie):
  • osobné číslo, (poradie pracovného pomeru), dátum vo formáte DDMMRR, dĺžka smeny
  • podľa toho, či používate v nahrávacích súboroch s dochádzkou údaj L0004 Poradie pracovného pomeru – či používate údaj L0004 musíte oznámiť pri objednaní programovej úpravy a potom musíte takýto súbor používať
  • bude obsahovať iba naplánované smeny pre daný mesiac; pozor: v súbore NESMIE BYŤ zohľadňovaná neprítomnosť, tá sa nahrá pomocou dochádzky, preto v čase, keď zamestnanec nie je prítomný z dôvodu neprítomnosti (napr. dovolenka, choroba a pod.) musí byť v súbore s kalendármi uvedená ako smena v určitej dĺžke; iba dni voľna sa neuvádzajú do súboru
  • dni voľna sa v súbore neuvádza, program automaticky u dní, ktoré nie sú uvedené, zapíše V teda voľno

Ako bude súbor vyzerať a ako má byť uložený

• bude obsahovať 3 alebo 4 stĺpce (bez nadpisov) podľa dohody: osobné číslo, (druh pracovného pomeru) dátum v tvare DDMMRR, hodiny naplánovaných smien
• formát súboru: všeobecný
• názov súboru: KALMMRR.CSV (teda pre mesiac september sa súbor bude volať: KAL0921.CSV, pre mesiac október: KAL1021.CSV)
• bude uložený ako: .CSV oddelený bodkočiarkou
• vzor súboru:

103	0	130923	11
103	0	140923	8
103	0	160923	11
103	0	210923	8
105	0	150923	11
105	0	190923	11
105	0	200923	8
105	9	230923	8

Vzorové importné súbory

6. Import pre založenie nového zamestnanca

• importná tabuľka nezakladá druhý či iný pracovný pomer, slúži iba na založenie nového zamestnanca/zamestnancov do Nuggetu
• v prípade, že by ste mali o túto tabuľku záujem, prosím, kontaktujte naše obchodné oddelenie
• pre založenie nového zamestnanca máme vypracovaný návod tu

Ako postupovať:

1. Vyplňte importnú tabuľku podľa vzoru. Nového zamestnanca začnite vypisovať do riadku č. 6 (nemeňte a neprepisujte vzorový riadok č. 5) a potom pokračujte v ďalších riadkoch podľa potreby. Prvých päť riadkov tabuľky nemažte.
   • Je potrebné mať v Nuggete vytvorené strediská a číselníky, ktoré používate.
   • V tabuľke potom musíte použiť zhodné označenie strediska či údaje v číselníku, aby Nugget položku rozpoznal. Preto odporúčame si váš číselník dopísať aj do poznámky k bunke v tabuľke, napr. doplníte číselník pre Štátnu príslušnosť (obrázok nižšie). Ďalej položky, ktoré nie sú povinné pre založenie zamestnanca (napr. hodinová mzda, osobné ohodnotenie, adresa cudzinca, atď.) a nechcete použiť, ponechajte prázdne.

Povinné údaje pre založenie zamestnanca:

L0001 Osobné číslo
L0003 Stredisko
L3001 Priezvisko a meno (údaje o mene: L30011, L30012)
L3004 Rodné číslo
L3009 Adresa bydliska v SR (údaje o adrese: L3053, L3054, príp. L3055, príp. L3056, L3057, L3058)
L3201 Dátum vzniku pracovného pomeru
L3204 Kategória
L3206 Skupina pracujúcich
L3207 Druh pracovného pomeru

2. Vyplnenú importnú tabuľku podľa vzorového riadku si uložte na svoj PC/NTB. Uložiť môžete kamkoľvek, názov súboru je voliteľný, formát ponechajte v xlsx.
3. V Module PERS, vo funkcii 4-4 Užívateľský program zvoľte Import nových nástupov.
4. Po rozkliknutí funkcie sa objaví tabuľka Import nových nástupov, kde cez tri bodky nájdete uložený súbor a kliknite na tlačidlo OK.

5. Po stlačení tlačidla OK vám program dá informáciu o nahraní súboru, príp. o chybách, ktoré nájdete v Správach. Odporúčame sa VŽDY pozrieť do Správ a skontrolovať priebeh nahrania. Pokiaľ ponecháte v tabuľke zamestnanca, ktorého ste už do Nuggetu nahrali v minulosti, program vám v protokole povie, že táto osoba nemohla byť nahratá, pretože už existuje – program kontroluje osobné čísla a rodné čísla (odporúčame týchto zamestnancov z tabuľky mazať, nie „nabaľovať“)
6. Nových zamestnancov po nahraní tabuľky nájdete vo funkcii Prevzatie do miezd (v tom účtovnom období, v ktorom títo zamestnanci majú nastúpiť): buď cez tlačidlo Prevzatie do miezd na Paneli nástrojov alebo cez Ďalšie funkcie – Prevzatie nových nástupov do miezd alebo sa tabuľka pre prevzatie objaví pri prvom kliknutí na tlačidlo Mzdy

7. Týchto zamestnancov si do Mezd prevezmete štandardným postupom. Prejdete jednotlivé záložky až na kartu Danenie, skontrolujete údaje a uložíte do Mezd tlačidlom OK.

Pozor: Od zapojenia programu pre import nových nástupov je nutné pre všetky ostatné importné súbory do kmeňovej karty zamestnanca pridať do súboru stĺpec s označením TYPE, kde zadáte písmená C alebo A, kedy C = change, A = add

7. Import hromadných dokumentov do Archívu

Funkcia hromadné nahranie umožňuje nahrať jeden dokument k viacerým zamestnancom naraz. Dá sa využiť napríklad pri nahrávaní vnútropodnikovej smernice alebo pokynom k ​​eformulárom zverejnených na HR Portál.

Nahrávanie prebieha cez Pracovný zoznam – záložka Personalistika – Aktualizácia – Import do archívu dokumentov

V novo otvorenom okne sa vyberiete súbor na vašom počítači, ktorý sa má nahrať. Môže byť vo formáte .pdf, .jpg, atď. A v ďalšom okne nastavíte atribúty súboru, ako Typ dokumentu, Číslo dokumentov, Dostupnosť – tzn. či má byť vidieť v module Mzdy

Typ dokumentu:

• Vopred nastavený typ dokumentu určuje, ako sa nahrávaný dokument má správať. Či má byť na HR Portáli iba zobrazený alebo ho má zamestnanec aj schváliť.
• Typ dokumentu je číselník a nastavíte si ho vo funkcii Pers 3-1 Číselníky údajov, nájdete si TYPAD
• Vo zvolenom číselníku určíte, či dokument má byť viditeľný a odsúhlasený na HR Portále

• pre nový typ archívneho dokumentu zvoľte Nový záznam, pre aktualizáciu už uloženého údaje zvoľte upraviť