Co bychom měli vědět při vytváření a archivaci mzdových listů
24 ledna, 2022
Na téma mzdových listů a údajů na nich povinně vykazovaných, a tím pádem archivovaných již vyšlo spoustu článků a doporučení. My Vás odkážeme především na Sdělení pro plátce daně ze závislé činnosti v souvislosti s GDPR na stránkách finanční správy, které ukončilo jednoznačně spekulativní výklady o tom, jaké údaje smí či nesmí organizace uchovávat:
Protože mzdový list je jednou ze základních složek osobní evidence zaměstnanců u zaměstnavatele, a jde o významnou agendu související se zaměstnáváním, poradíme Vám, kde přesně naleznete oporu v zákonech:
Povinné náležitosti mzdového listu jsou stanoveny Zákonem o daních z příjmů č. 586/1992 Sb. (§ 38j)
https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1992-586?text=z%C3%A1kon%20o%20%C3%BA%C4%8Detnictv%C3%AD#cast3
Důvod a účel vedení mzdového listu organizací je dále stanoven Zákonem o organizaci a provádění sociálního zabezpečení č. 582/1991 Sb (§35 odst. 4 písmeno d) a zde také naleznete archivační lhůtu – a to po dobu 30 let (pro pracující starobní důchodce jen 10 let).
Pokud zaměstnavatel zanikne (nestanoví právního nástupce), je povinen zajistit úschovu mzdových listů do uplynutí lhůt a oznámit OSSZ, kde jsou mzdové listy zaměstnavatele uloženy.
Mzdové listy lze uchovávat i elektronicky, avšak při uchovávání dat elektronicky je potřeba pamatovat na to, že je potřeba uchovat i data, která zaručí věrohodnost původu dokladů a neporušenost jejich obsahu.
- https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-582#cast3
- také v Zákoně o účetnictví č. 563/1991 Sb. (§ 31 odst.2 a 32 odst.2)
- https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-563#p11
Na mzdovém listu povinně uvádíme také údaj, zda je či není zaměstnanec rezident České republiky (kdo je daňový rezident či nerezident ČR je stanoveno v § 2 zákona o daních z příjmů).
Pro daňové nerezidenty ČR od roku 2015 musí mzdový list obsahovat datum narození, číslo a typ dokladu (dříve pas, nyní OP, řidičský průkaz apod.) prokazující jeho totožnost a kód státu, který tento doklad vydal, identifikaci pro daňové účely ve státu daňové rezidence (RČ, DIČ atd.), všeobecné informace o daňovém identifikačním čísle dle jednotlivých zemí, kód státu, jehož je daňovým rezidentem naleznete https://ec.europa.eu/taxation_customs/tin/#/tin-country
Stránky se základními údaji o dané zemi obsahují (jsou-li k dispozici) tyto informace o čísle DIČ:
- strukturu čísla DIČ
- konkrétní charakteristiku čísla (jak se uděluje, jak se mění atd.)
- příklady úředních dokladů uvádějících číslo DIČ
- seznam referenčních internetových stránek jednotlivých zemí
- údaje vnitrostátních kontaktních míst
Pro úplnost ještě doplníme, že stejné údaje musí poplatník – daňový nerezident uvést také na prohlášení poplatníka pro účely uplatnění slev na dani.
Více informací k problematice naleznete na stránkách finanční správy