Mzdové rozpočty

Cílem tohoto modulu je na základě známých skutečností nasimulovat výdaje potřebné k pokrytí mzdových nákladů následujícího fiskálního roku (například tvorba budgetů), kalendářního roku příp. pro nějaké neočekáváné období.

Dále je možné nastavit a sledovat tok zaměstnanců ve firmě. S předstihem se tak připravit na odchod zaměstnanců či nové nástupy, plošné zvedání platů či mezd apod.

A. Vytvoření plánovací knihovny

Abychom při plánování neponičili stávající data, z ostré knihovny pomocí funkce Mzdy 12-9 Plánování mzdových prostředků vytvoříme knihovnu plánovací. Ta má své vlastní číselné označení. Program vám nedovolí uložit knihovnu pod již existujícím číslem knihovny. Vždy se plánuje na 12 měsíců.

Knihovna se uloží do …\NUGGETSW\MZDYPRG\MZDYnnn

Při vytváření plánovací knihovny je třeba vybrat startovací období. Od tohoto období se pak vytvoří plán na následujících 12 měsíců.

Po spuštění funkce 12-9 vás program vyzve, abyste zadali číslo Cílové databáze a startovací období. Volbu uložíte tlačítkem OK.

Knihovna se po zadání těchto údajů vytvoří sama. Budete vyzvání k přegenerování knihoven:

Po vytvoření plánovací knihovny dojde k následujícím operacím:

1. Prodloužení doby určité a změna na dobu neurčitou
   • všechny pracovní poměry na dobu určitou jsou změněny na dobu neurčitou, pokud není zadán datum (údaj L3221) a důvod ukončení (údaj L3222) a jsou aktivní k prvnímu dni aktuálního měsíce
2. Prodloužení dohod a jejich změna na DPČ
   • všechny aktivní dohody jsou prodlouženy, pokud není zadán datum (údaj L3221) a důvod ukončení (L3222) a jsou změněny na DPČ
3. Prodloužení evidenčních stavů
   • kdo není první den daného měsíce v evidenčním stavu (např. MD/RD), ten mimo evidenční stav zůstane navždy (pokud to nezmění uživatel ručně)
4. Ukončení nepřítomností (bez vynětí z evidenčního stavu)
   • všechny nepřítomnosti zadané „oknem datumů“ v časovém fondu jsou ukončeny k poslednímu dni předchozího účetního období (s výjimkou mateřské a rodičovské dovolené) a do plánovací knihovny vstoupí jako pracující
5. Inicializace dovolené
   • všem zaměstnancům je odmazána vyčerpaná dovolená, mají tedy nárok na kompletní dovolenou daného roku; tzn. nastaví se jim celý roční nárok dovolené

B. Práce s plánovací knihovnou

Plánovací knihovna provede rozpočet na každý měsíc plánovacího období zvlášť. Plán vychází z konkrétních vypočtených měsíců uplynulého roku (data čerpá z historie, a to vždy z nejbližšího celého účetního období). Díky tomu se zohledňuje sezónnost nebo výkyvy v průběhu roku. Tzn. pokud plánujeme období např. 4/2024 – 03/2025 a aktuálně jsme v 04/2023, potom se plán sestavuje podle měsíců 04/2022 – 03/2023.

Po otevření nové plánovací knihovny

• jako aktuální období je nastaveno období startovací, které jste zadali při vytváření plánovací knihovny
• všechny funkce a všichni uživatelé jsou v plánovací knihovně stejné jako je v původní knihovně; jediná výjimka je vypnutá funkce 6 – výpočet do výplatní pásky a funkce 9 – zahájení a ukončení účetního období, protože tyto funkce v plánovací knihovně nemají žádný význam
• ve funkci Mzdy 12-9 Plánování mzdových prostředků je přístupný modul pro plánování, kdy po jeho spuštění se vám zobrazí tabulka pro bližší specifikace plánovací knihovny:

• v horní části okna je úvodní část s needitovatelnými základními informacemi o plánovací knihovně, jako je plánovací období, číslo aktuální plánovací knihovny (můžeme jich mít více), originální období a období, ve kterém se plánovací i originální knihovna

• ve druhé části je třeba provést aktualizaci před výpočtem – tedy nastavit budoucí parametry:

Vysvětlení jednotlivých funkcí Aktualizace před výpočtem

1. Budoucí změny základního parametrického souboru

• po spuštění této funkce budete vyzváni k určení období OD – DO pro budoucí změny parametrů

• a po uložení tlačítkem OK se vám automaticky otevře základní parametrický soubor, funkce Mzdy 2-7-1 s tím rozdílem, že veškeré zadané změny mají svojí časovou platnost do budoucnosti
• je tak možné od určitého období nastavit např. změnu nároku na dovolenou, výši příplatků, nastavit nově odbory apod.
• pokud víme, že v průběhu plánovaného období nastanou změny, je možno nastavit pro každé období zvlášť (tedy úpravou OD – DO)
  • pozor: toto nastavení není vidět, musíme si ho pamatovat

2. Noví zaměstnanci – klonování stávajících zaměstnanců

• pro vytvoření headcountu je k dispozici funkce vytvářející nové zaměstnance jako kopie zaměstnanců stávajících
• po otevření této funkce se vám zobrazí prázdná tabulka

• standardním způsobem vyberte zaměstnance pomocí jména či osobního čísla, případně využijte filtru na středisko (vyberte středisko a poté klikněte na Aktualizovat) a najděte takového zaměstnance, kterého chcete naklonovat (případně si můžete označit celé středisko)

• nové zaměstnance je možné umístit na jiné středisko, zadat jiné datum nástupu či výstupu, a změnit základní měsíční plat či hodinovou mzdu
• navíc lze volit počet vytvářených zaměstnanců se zvolenými parametry pomocí řádku počet klonů

• nově vytvořeným zaměstnancům jsou přiřazena nová osobní čísla ve vzrůstající řadě osobních čísel zaměstnanců (podobně jako při standardním vytváření nových zaměstnanců)
• před příjmení zaměstnance je vložena konstrukce „X“ + „osobní číslo vzorového zaměstnance“
• navíc je u nově vzniklého zaměstnance zkopírována i historie všech mzdových složek bez ohledu na nové datum nástupu, respektive výstupu!
• kopírovat lze pouze po jednom zaměstnanci, protože každého musíte individuálně nastavit; klonovat však můžete zaměstnanců kolik chcete
• ukázka: vložili jsme vzorově tři klony zaměstnance s os. č. 120 a v pracovním adresáři se objeví tímto způsobem:

Střediska v této funkci:

• pokud chcete otevírat nové středisko, vytvořte ho standardní cestou pomocí funkce Mzdy 2-6
• pokud chcete uzavírat středisko, nejprve zadejte zaměstnancům na tomto středisku ukončení pracovního poměru

3. Valorizace tarifních mezd

• v této funkci lze zadávat navýšení základní složky mzdového ohodnocení zaměstnance v %:
  • údaje L4013 a L4014 pro zaměstnance s měsíčním platem
  • údaje L4016 a L4018 pro zaměstnance s hodinovou mzdou

• vzor: pokud v červnu bude valorizace o 2 %, program vypočte v červnu 2024 následujícím způsobem: L4013 za září 2023 * 2 % = L4013 v září 2024 (a to samé provede s ostatními údaji)

4. Import mzdových složek s časovou platností

• obdobně jako u funkce Mzdy 2-3-3 umožňuje tato funkce dohrávat do časového fondu, a to do všech plánovaných období najednou
• soubor nahraje mzdové složky do jednoho či více období a najdete je po nahrání ve funkci Mzdy 2-3-10 mzdové složky s časovou platností a následně v každém zadaném měsíci v jejich časovém fondu

• přihrání nových položek ze souboru má jako všechny importy určitá pravidla:
  • je nutné vložit přihrávaný soubor ve formátu .csv (oddělený středníkem)
  • soubor musí obsahovat hlavičkovou větu a předepsané údaje
  • mzdové položky je možné nahrát do jednoho, ale i do více účetních období najednou

Importní tabulka bude vypadat následovně:

hlavička:	L0001	L0004	L4901	L4902	L7022	L7023	L7019
popis:	osobní číslo	číslo PP	číslo mzdové složky	hodnota mzdové složky (hod/Kč)	počáteční období ve tvaru RRRRMM	koncové datum ve tvaru RRRRMM	dvanáctimístný filtr, kdy A=generuje / N=negeneruje
Vzor:
	L0001	L0004	L4901	L4902	L7022	L7023	L7019
	110	0	2714	10	202401	202412	ANANNAANNNAA

• vysvětlení jednotlivých údajů:

L0001 – osobní číslo: osobní číslo
L0004 – číslo PP: znak vedlejšího pracovního poměru
L4901 – mzdová složka: číslo mzdové složky
L4902 – hodnota mzdové složky: hodnota mzdové složky v hodinách nebo Kč (bez oddělovače tisíců)
L7022 – období od: počáteční období ve tvaru RRRRMM, musí spada to plánovacího období
L7023 – období do: koncové období ve tvaru RRRRMM, musí spada to plánovacího období, musí být rovno nebo větší než L7022; údaj nepovinný, při jeho nevyplnění je pak L7023 = L7022 a dogeneruje se pouze do jednoho měsíce
L7019 – filtr: dvanáctimístný filtr, který určuje, v jakých měsících se bude či nebude generovat daná mzdová složka, kdy A = generuje se (zašrktnutí daného měsíce ve funkci 2-3-10) a N = negeneruje se (nezaškrtne se daný měsíc ve funkci 2-3-10)

Když nahrajete soubor a vyskytnou se při dohrávání chyby, vytvoří se v pracovním adresáři (pozor, to je odlišné od ostré knihovny, kde se protokol vytváří ve Zprávách) s názvem: CAS_PLAT_ERR.csv, ve které jsou jednotlivé nedostatky popsány.

Přihrané položky lze zkontrolovat ve funkci funkci Mzdy 2-3-10, kde jednotlivé výše uvedené sloupce najdete takto:

• funkce 2-3-10 vám ukáže seznam všech zaměstnanců, pro které jste uložili či nahráli mzdové složky s časovou platností:

• vzor: konkrétně nahraná mzdová složka 2714, která se měla podle údaje L7019 nahrát takto: ANANNAANNNAA, tak po nahrání vypadá v aktualizaci daného zaměstnance ve funkci 2-3-10 takto:

5. Algoritmy pro hromadné generování ČF

• při hromadném generování časového fondu určit, jakým způsobem se bude mzdová složka v daném roce generovat
• nejprve si v tabulce najděte konkrétní mzdovou složku:

• po potvrzení tlačítkem OK se vám zobrazí pravá část obrazovky, kde si můžete určit chování v sekci Druh generování:

Druhy generování:

Z historie

• znamená ve stejné výši jako v odpovídajícím zdrojovém období
• máte možnost omezit v části Platnost v měsíci, kde si označíte ty měsíce, ve kterých chcete mzdovou složku generovat a ve kterém ne

Měsíční pevná hodnota

• zadá se pevná částka do údaje Hodnota, která bude přihrávána ve zvolených měsících do časového fondu pouze u zaměstnanců v hlavním pracovním poměru (L3207 = 1,2)
• máte možnost omezit v části Platnost v měsíci, kde si označíte ty měsíce, ve kterých chcete mzdovou složku generovat a ve kterém ne

Měsíční různá částka

• lze zadat různé částky pro různé měsíce, ty se opět přihrají pouze zaměstnancům v hlavním pracovním poměru (L3207 = 1,2)
• máte možnost omezit v části Platnost v měsíci, kde si označíte ty měsíce, ve kterých chcete mzdovou složku generovat a ve kterém ne

Poznámka:

• výjimka je u mzdové složky 511 řádná dovolená, kdy se generuje do sloupce Dny (L4903), se ve všech ostatních případech generují hodnoty do sloupce L4902 (hodiny či koruny)
• pokud nechcete pro některé zaměstnance na hlavním pracovním poměru generovat mzdové složky podle „Měsíční pevná hodnota“ či „Měsíční různá částka“, změňte těmto zaměstnancům druh pracovního poměru L3207 na hodnotu 3 (doba neurčitá) nebo 4 (doba určitá)

6. Kontrola kalendářů

• před spuštěním ročního výpočtu je třeba zkontrolovat platnost stávajících kalendářů
• končící kalendáře je třeba prodloužit a pokud se tak nestane, použije se místo aktuálního kalendáře kalendář standardní (tedy nulový), což může vézt ke zkreslení plánu
• po spuštění této funkce se vám zobrazí tabulka kalendářů z funkce 2-5 Kalendáře
  • pracujte s kalendáři standardním způsobem (návod na kalendáře najdete zde)

7. Roční výpočet

• pro nastavení výše uvedených parametrů je možné spustit funkci Roční výpočet, který spustíte tlačítkem OK

• V rámci Ročního výpočtu provede program pro každé plánované účetní období následující posloupnost úkonů:
  • Zahájení období:
    • vymazání časového fondu (s výjimkou prvního plánovaného období)
    • zavedení čekajících zaměstnanců
    • promítnutí nadefinovaných změn (parametrický soubor, změny základního souboru s časovou platností včetně promítnutí valorizace základního platu, generování mzdových složek včetně mzdových složek s časovou platností)
  • Generování časového fondu: obdobně jako volba 4. ve funkci MZDY 2-3-4, tedy dogenerování odpracované doby u relevantních zaměstnanců.
  • Výpočet všech zaměstnanců: stejně jako Mzdy 6-1
  • Rekapitulace: stejně jako Mzdy 9-1; v posledním plánovaném období se navíc program vrátí zpět do startovacího období

Průběh výpočtu:

• tato funkce je velmi časově náročná, přičemž doba běhu programu se odvíjí od počtu zpracovávaných zaměstnanců, množství dohrávaných změn a výkonosti serveru
• hrubý odhad je 5 minut na každých 100 zaměstnanců (první období trvá déle než ostatní)

• Po provedení ročního výpočtu je možné dočasnou změnou období (Návrat období, ale v plánovací knihovně jdete dopředu, tedy do budoucna) si prohlédnout vypočtené údaje za každý měsíc zvlášť a vygenerovat sestavy stejně jako z běžné mzdové uzávěrky.

8. Převod do účetnictví

• je nadstavbová funkce pro účetní software, který umožňuje sledování a vyhodnocování ročního plánu
• vždy je nutná úprava dle požadavků zákazníka
• tato funkce se vám zaktivní, až provedete krok 7 – Roční výpočet

Otázky a odpovědi na modul Mzdové prostředky

Otázka: Provedli jsme roční výpočet a v průběhu kontrol jsme zjistili, že potřebujeme některé hodnoty nastavit jinak. Můžeme opravit ve stávajícím plánu?
Odpověď: Pokud spustíte bod 7 Roční výpočet a poté zjistíte, že potřebujete některé údaje pro výpočet změnit, doporučujeme vytvořit plán nový.

Otázka: S jakým průměrem u zaměstnanců bude plán počítat?
Odpověď: Plán počítá vždy s aktuálním průměrem za dané období v budoucnu. Program funkcí 7 – Roční výpočet spočítá se všemi proměnnými – např. s ročními či pololetními odměnami, nepřítomností, apod. a každé čtvrtletí přepočítá průměr správně.

Otázka: Mohu si vytvořit za konkrétního zaměstnance mzdový list a podívat se, jak budou vypadat jeho mzdy v plánovacím období?
Odpověď: Ano, můžete si vytvořit ve funkci Mzdy 10-2 Mzdový list za všechny zaměstnance, za jednoho či více vybraných zaměstnanců (např. přes pracovní seznam), ale také i za klony, které jste si vytvářeli. Pokud chcete mzdový list za celý rok, musíte jít v návratu období do posledního měsíce a tam vytvořit ML za celý rok.
Stejně jako s ostatními sestavami, které si vytváříte ve funkci 10 Zprávy za více období. Musíte přejít do posledního měsíce a tam vytvářet sestavy za celý rok.