Dokumenty: Archív dokumentů

Archív dokumentů slouží k uložení naskenovaných (ale i jiných) dokumentů k zaměstnancům a uchazečům do databáze Nugget. S dokumenty je možno provádět pouze následující operace: přesun do databáze (Import), extrahování z databáze (Export), zrušení a změna atributů (Detail)

Tento modul je rozšiřujícím modulem systému Nugget a proto si obchodní podmínky domluvte s našim obchodním oddělením (kontaktní údaje najdete zde).

Program umožňuje archivovat dokumenty ve formátu:

.PDF, .JPG, .DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX, .TXT, .ZIP, .RAR, .ARJ, .7Z

Do Archívu lze přistupovat dvěma způsoby:

1. pomocí funkce Další funkce – Archív dokumentů
2. v kartě zaměstnance přes tlačítko Funkce (vlevo dole) a Archív dokumentů

Všechny exporty z archívu se provádějí do adresáře Dokumenty, který bude podadresářem standardního pracovního adresáře (do tohoto adresáře se dostanete pomocí tlačítka ), např. cesta může vypadat takto:

…: \Nuggetsw\mzdy001\Dokumenty

Po spuštění funkce Archív dokumentů se zobrazí další okno, kde si vybíráte, jestli chcete pracovat s modulem Mzdy, Personalistika či Lidské zdroje

Přístupy k archivnímu dokumentu

Přístupy k archivnímu dokumentu můžete nastavit v autorizace na uživatele v servisním programu (bližší informace k autorizacím na uživatele zde).

Velikost archivu

• systém hlídá velikost jednotlivých dokumentů, ale i celkovou velikost archivu
• standardní nastavení je limit 512 kB pro dokumenty a 25 MB pro archiv
• je možné dokoupit rozšíření archivu, kde limit pro dokumenty je 2 MB a limit pro archiv 10 GB (pro dokoupení rozšíření archivu kontaktujte naše obchodní oddělení zde)

Import dokumentů

• importovat dokumenty do databáze je možné:
  1. hromadně (pro více zaměstnanců)
  2. individuálně (pro jednoho zaměstnance)

Hromadný import

• pro hromadný import dokumentů do archivu máme vypracovaný návod zde

Individuálně

• lze použít normovaný název dokumentu
• výhodou je kontrola na osobní číslo (dokument nepřiřadíme omylem jinému zaměstnanci)
• lze použít jakýkoliv jiný název souboru, který nezačíná číslicí a obsahuje povinně příponu, např. Karlův životopis.jpg
• při individuálním importu se potvrzuje dohrání každého dokumentu a všechny aktualizovatelné atributy vč. typu dokumentu lze zadat až v tomto okamžiku

Rejstřík uložených dokumentů

• pomocí této funkce si můžete vygenerovat rejstřík uložených dokumentů, a to:
  1. buď pro všechny typy dokumentů
  2. nebo pro vybraný typ dokumentu, který vyberte z rozbalovacího menu

• můžete si vybrat osobní číslo a datum

Výsledný export v .csv může vypadat např. takto:

Výpis z protokolu změn

• můžete si vygenerovat soubor v .csv, ve kterém zjistíte změny v dokumentech, a to.
  1. pro všechny typy dokumentů
  2. pro vybrané typy dokumentu, který vyberte z rozbalovacího menu

Výsledný export v .csv může vypadat např. takto:

Export dokumentů

• v seznamu dokumentů se vyberou dokumenty k exportu, a to:
  1. buď všechny typy dokumentu
  2. nebo pouze vybraný typ dokumentu, který vyberte z rozbalovacího menu

• vyberte osobní číslo či osobní čísla ve škále od – do
• můžete si určit, zda název souboru bude obsahovat i jméno zaměstnance (uchazeče)

Změna typu dokumentu

• můžete změnit typ dokumentu hromadně, kdy vyberte původní typ i nový typ dokumentu
• typ dokumentu si nejprve musíte založit typ dokumentu ve funkci MZDY 2-7-9 Dokumenty nebo PERS 3-2 Dokumenty (bližší návod pro práci s dokumenty zde)

Vymazání dokumentu

• dokumenty můžete vymazat, a to
  1. buď všechny typy dokumentu
  2. nebo pouze vybraný typ dokumentu, který vyberte z rozbalovacího menu