Dokumenty: Archív dokumentů
Archív dokumentů slouží k uložení naskenovaných (ale i jiných) dokumentů k zaměstnancům a uchazečům do databáze Nugget. S dokumenty je možno provádět pouze následující operace: přesun do databáze (Import), extrahování z databáze (Export), zrušení a změna atributů (Detail)
Tento modul je rozšiřujícím modulem systému Nugget a proto si obchodní podmínky domluvte s našim obchodním oddělením (kontaktní údaje najdete zde).
Program umožňuje archivovat dokumenty ve formátu:
.PDF, .JPG, .DOC, .DOCX, .XLS, .XLSX, .TXT, .ZIP, .RAR, .ARJ, .7Z
Do Archívu lze přistupovat dvěma způsoby:
- pomocí funkce Další funkce – Archív dokumentů
- v kartě zaměstnance přes tlačítko Funkce (vlevo dole) a Archív dokumentů
Všechny exporty z archívu se provádějí do adresáře Dokumenty, který bude podadresářem standardního pracovního adresáře (do tohoto adresáře se dostanete pomocí tlačítka ), např. cesta může vypadat takto:
…: \Nuggetsw\mzdy001\Dokumenty
Po spuštění funkce Archív dokumentů se zobrazí další okno, kde si vybíráte, jestli chcete pracovat s modulem Mzdy, Personalistika či Lidské zdroje
Přístupy k archivnímu dokumentu
Přístupy k archivnímu dokumentu můžete nastavit v autorizace na uživatele v servisním programu (bližší informace k autorizacím na uživatele zde).
Velikost archivu
- systém hlídá velikost jednotlivých dokumentů, ale i celkovou velikost archivu
- standardní nastavení je limit 512 kB pro dokumenty a 25 MB pro archiv
- je možné dokoupit rozšíření archivu, kde limit pro dokumenty je 2 MB a limit pro archiv 10 GB (pro dokoupení rozšíření archivu kontaktujte naše obchodní oddělení zde)
Import dokumentů
- importovat dokumenty do databáze je možné:
- hromadně (pro více zaměstnanců)
- individuálně (pro jednoho zaměstnance)
Hromadný import
- pro hromadný import dokumentů do archivu máme vypracovaný návod zde
Individuálně
- lze použít normovaný název dokumentu
- výhodou je kontrola na osobní číslo (dokument nepřiřadíme omylem jinému zaměstnanci)
- lze použít jakýkoliv jiný název souboru, který nezačíná číslicí a obsahuje povinně příponu, např. Karlův životopis.jpg
- při individuálním importu se potvrzuje dohrání každého dokumentu a všechny aktualizovatelné atributy vč. typu dokumentu lze zadat až v tomto okamžiku
Rejstřík uložených dokumentů
- pomocí této funkce si můžete vygenerovat rejstřík uložených dokumentů, a to:
- buď pro všechny typy dokumentů
- nebo pro vybraný typ dokumentu, který vyberte z rozbalovacího menu
- můžete si vybrat osobní číslo a datum
Výsledný export v .csv může vypadat např. takto:
Výpis z protokolu změn
- můžete si vygenerovat soubor v .csv, ve kterém zjistíte změny v dokumentech, a to.
- pro všechny typy dokumentů
- pro vybrané typy dokumentu, který vyberte z rozbalovacího menu
Výsledný export v .csv může vypadat např. takto:
Export dokumentů
- v seznamu dokumentů se vyberou dokumenty k exportu, a to:
- buď všechny typy dokumentu
- nebo pouze vybraný typ dokumentu, který vyberte z rozbalovacího menu
- vyberte osobní číslo či osobní čísla ve škále od – do
- můžete si určit, zda název souboru bude obsahovat i jméno zaměstnance (uchazeče)
Změna typu dokumentu
- můžete změnit typ dokumentu hromadně, kdy vyberte původní typ i nový typ dokumentu
- typ dokumentu si nejprve musíte založit typ dokumentu ve funkci MZDY 2-7-9 Dokumenty nebo PERS 3-2 Dokumenty (bližší návod pro práci s dokumenty zde)
Vymazání dokumentu
- dokumenty můžete vymazat, a to
- buď všechny typy dokumentu
- nebo pouze vybraný typ dokumentu, který vyberte z rozbalovacího menu